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Die Herausforderungen der Automatisierung von Verbindlichkeiten

2018-12-12T15:35:44+03:00By |Categories: Insights|Tags: , , |0 Comments

Während die Arbeit mit Verbindlichkeiten ein ausgereifter standardisierter Prozess ist, ist die Automatisierung nicht so einfach, wie sie sich anhört. Bei der Automatisierung der Verbindlichkeiten gibt es viele Herausforderungen.

Das Papier herumschieben, Daten eingeben, Daten in mehreren Anwendungen abgleichen (Drehstuhlaufgaben, wie sie üblicherweise genannt werden), führt zu erheblichen Problemen, deren Kosten schwer zu quantifizieren sind. Sie werden erst nachträglich sichtbar, wenn Sie die Automatisierung durchführen.

Manuelle Arbeit führt zu hohen Papiervolumina, langen Genehmigungszyklen, verspäteten Zahlungen, schwachen Lieferanten- und Käuferbeziehungen, nicht-erfassten Rabatten und einer eingeschränkten Sichtbarkeit und damit zur Kontrolle der Ausgaben. Dies sind nur die unmittelbaren Probleme. In den Organisationen, mit denen wir zusammengearbeitet haben, erlebten wir auch eine Überbesetzung an Mitarbeitern, eine geringe Moral und Mitarbeiter, die vorübergehend von anderen Abteilungen der Arbeit mit Verbindlichkeiten zugewiesen wurden, um das große Rechnungsvolumen zu bearbeiten. Dies verhindert, dass CFOs, CPOs und CEOs sich tatsächlich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren – Innovation und Wachstum. Stattdessen betreiben sie Schadensbegrenzung.

Im PayStream Advisors 2017-Rechnungs-Workflow-Automatisierungsbericht werden die Herausforderungen aufgelistet, die Fachleute, die mit Verbindlichkeiten arbeiten, in verschiedenen Umsatzsegmenten melden.

Challenges of AP automation

Die Herausforderungen der Automatisierung von Verbindlichkeiten

Durch das Gruppieren und Identifizieren der Ursachen wurden diese acht Arten von Herausforderungen auf nur drei reduziert. Wir betrachten manuelle Aufgaben als Folge der drei Ursachen. Wenn alle Daten standardisiert, präzise und strukturiert wären, würden manuelle Vorgänge bald der Vergangenheit angehören.

  • Nicht-standardisierte Dokumente – Rechnungen werden in einer Vielzahl von Formen und Größen versandt: PDF-Dateien als Anhang an E-Mails, Papier, XLS oder sogar Fax. Das Sortieren und Durchlaufen eines Genehmigungsprozesses ist zeitaufwändig. Es ist sinnlos, mit den Lieferanten zu sprechen, um ihre Prozesse zu ändern. Selbst wenn sie dazu bereit sind, verfügen Sie möglicherweise nicht über die finanziellen Mittel oder die technischen Möglichkeiten, um ihre Software-Tools zu aktualisieren.
  • Fehler, Ausnahmen, Genehmigungen und Workflows – Mindestens 30 – 45 % aller Rechnungen enthalten Fehler. Die Korrektur umfasst Telefonanrufe, Dutzende von E-Mails und Diskussionen mit Lieferanten. Viele haben keine zugehörige Bestellung – wie etwa allgemeine Lieferantenrechnungen. Allgemeine Lieferantenrechnungen müssen auch einen Genehmigungsprozess durchlaufen, der häufig manuell erfolgt, indem Mitarbeiter die Papierrechnung mit einem Notizzettel versehen und zum Tisch ihres Vorgesetzten bringen.
  • Unstrukturierte Daten – Unternehmen benötigen für ihre Geschäftsanforderungen alle Arten von Daten auf ihren Eingangsrechnungen, damit diese in ihr ERP gebucht werden können. Viele Lieferanten sind nicht bereit oder nicht in der Lage, diese Informationen zu übermitteln (z. B. Bestellnummer oder Empfangsbestätigungsnummer). Das Verfolgen von Daten und das manuelle Hinzufügen zum ERP ist ein langwieriger Prozess.

In der Vergangenheit gab es Bestrebungen, einige Aufgaben der Arbeit mit Verbindlichkeiten und dem dazugehörigen Prozess zu automatisieren. Die Ergebnisse waren jedoch nicht aussagekräftig, da keine einzige Lösung alle die oben genannten Herausforderungen in Angriff nahm.

OCR

Zum Beispiel die OCR-Technologie, der nachgesagt wurde, dass sie alle Datenerfassungsprobleme aus Papierdokumenten löst. In Praxisbeispielen erzielen OCR-verarbeitete Rechnungen eine geringe Durchlaufrate (rund 30 %) vom Scannen bis zur ERP-Buchung ohne menschliches Eingreifen. Gründe hierfür sind fehlende Informationen auf Rechnungen, Scanfehler, Fehler bei der Abgleichung von Bestellungen, Papierdruckqualität usw. Darüber hinaus kann OCR, wie anspruchsvoll es auch sein mag, viele Validierungsregeln nicht unterstützen, die Unternehmen benötigen. Für einen unserer Privatkunden haben wir beispielsweise über 130 Regeln und Validierungen auf einer einzigen Rechnung implementiert. Daher ist OCR an sich keine Lösung.

RPA

RPA wird als die neue Technologie der Automatisierung bezeichnet und ist eigentlich nur ein Werkzeug im Automatisierungs-Toolkit. An sich hat es Nachteile wie:

  • die Schwierigkeit ohne wesentliche Ressourcen auf Unternehmensebene zu skalieren (Server, Systemarchitekten, Programmierer, Geschäftsanalysten usw.).
  • „Standard“-Prozesse erweisen sich häufig als nicht so standardmäßig und Anpassungen, die das Unternehmen mit einem zusätzlichen Maß an IT- und Informationssteuerung belasten, werden erforderlich
  • Aufgrund dieser Hürden brauchen Wirkungsgrade oft viel länger als erwartet

Tatsächlich heißt es in einem Artikel von McKinsey, dass „mehrere Roboterprogramme auf Eis gelegt wurden oder CIOs sich geweigert haben, neue Bots zu installieren, selbst die, an denen Anbieter seit Monaten arbeiten, bis Lösungen definiert wurden, um das Programm effektiv zu skalieren.“

E-Rechnungen

E-Rechnungen sind ein weiterer Versuch, ein gewisses Maß an Automatisierung zu ermöglichen. In der Praxis bedeuten E-Rechnungen jedoch nur EDI – Electronic Data Interchange (Elektronischer Datenaustausch), eine einfache Übertragung von Dokumenten von Lieferanten an Käufer. So sparen Sie Papier und Versandkosten und möglicherweise auch die Notwendigkeit der Dateneingabe in Ihr ERP-System. Validierung, Kontrolle und Abgleich werden jedoch immer noch von Hand ausgeführt. Ein weiterer Nachteil von E-Rechnungs-Lösungen ist, dass es schwierig ist, Ihre Lieferanten davon zu überzeugen, sich in einem Netzwerk zu registrieren und Rechnungen auszustellen, da viele von ihnen den Status quo bevorzugen. Billentis zufolge liegt die typische Rate der Einführung von E-Rechnungen in 5 Jahren bei etwa 30 % der Lieferanten, was zu niedrig ist, um signifikante Vorteile zu erzielen.

ERP & BPM

ERPs und BPM-Tools erwiesen sich für die echte Automatisierung als begrenzt. Es gibt so viele Versionen, Konfigurationen und Varianten dieser Softwarelösungen, dass sie ohne erhebliche Investitionen in Anpassungen einfach nicht gut kommunizieren. Fügen Sie dann noch länderspezifische Berichterstattung für Finanzen hinzu, und die Dinge gehen den Bach runter.

Es ist klar, dass keine der Lösungen auf dem Markt eine durchgängige Verarbeitung für ERP bietet und gleichzeitig sekundäre Prozesse wie Kontrollen, Workflows, Zahlungsabgleich und Compliance unterstützt.

Wo kommt also die Automatisierung der Verbindlichkeiten ins Spiel?

Eine echte RPA-Lösung für die Automatisierung von Verbindlichkeiten muss alle oben genannten Herausforderungen bewältigen und den gesamten Prozess der Automatisierung der Verbindlichkeiten abdecken, nicht nur Kleinigkeiten.

Bewältigung von Aufgaben bei der Automatisierung von Verbindlichkeiten

Eine Lösung, die alle Formate und Kanäle abdeckt

Ob Sie es mögen oder nicht, Lieferungen variieren nunmal. Insbesondere wenn Sie kein starker Käufer sind, der seinen Lieferanten die Bedingungen vorgeben kann, benötigen Sie eine Lösung, die kompatibel mit dem Fomat ist, das die Lieferanten senden können. Dies ist der Grund, warum die meisten „Buy-to-Pay“-Lösungen nicht funktionieren. Sie können nicht alle Formate und Kanäle unterbringen, so dass der Käufer mit jedem Lieferanten ein Standarddokumentformat, normalerweise ein E-Rechnungs-Format, aushandeln muss. In der Praxis ist dies nicht haltbar: Billentis zeigt, dass nach zehnjähriger Beauftragung einer E-Rechnungslösung weniger als 50 % der Lieferanten die Lösung befürworteten.

Für unsere RPA-basierte Plattform macht es keinen Unterschied, wie Lieferanten die Dokumente versenden. DocXchange kann mit unserem intelligenten OCR-Tool Hunderte von Formaten und Eingabekanälen verarbeiten, darunter E-Rechnungen und sogar Papier- und PDF-Dateien. Roboter erfassen die Metadaten, wandeln das Dokument in ein beliebiges Format um, das der Käufer erhalten kann, und geben es dann an sein ERP weiter.

Die kostengünstigste Option für alle Beteiligten besteht natürlich darin, dass Zulieferer E-Rechnungen senden, was auch die Grundlage für die Automatisierung der Forderungen bietet. Wir haben ein erfahrenes Onboarding-Team, das die Lieferanten bei der Umstellung auf eine E-Rechnungslösung unterstützen soll. Aus diesem Grund liegt unsere durchschnittliche Onboarding-Rate in 2-3 Jahren über bei 90 % und damit weit über dem Durchschnitt.

Fehler, Ausnahmen, Genehmigungen und Workflows: Eine leistungsstarke Regel-Maschine, die den Abgleich und die Inhaltsvalidierung gewährleistet

Fehler sind ein Teil des Lebens. Etwa 35 % der Rechnungen enthalten mindestens einen Fehler. Die Aberdeen Group schätzt, dass 82 % der Rechnungen eine Ausnahme haben. Um diese Fehler zu beheben, hilft die Suche nach den Ursachen, die in Abteilungen, die mit Verbindlichkeiten arbeiten, in einen der folgenden Bereiche fallen:

  • Menschliche Fehler – diese Fehler werden von Robotern leicht erkannt und entweder von einem Menschen oder durch einen automatisierten Workflow korrigiert, der ebenfalls von einem Roboter verwaltet wird, z. B.: falsch geschriebene Informationen, Felder, die nicht die richtigen Daten oder das richtige Datenformat enthalten (z. B. die Bestellnummer) usw.
  • Datenfehler – Stammdaten weisen häufig Unstimmigkeiten auf, wie falsche Produktcodes, Mengen usw. Diese führen oft zu fehlerhaften Lieferungen, Unterschieden zwischen Bestellung und Wareneingang usw. Das Ersetzen eines Menschen durch einen Roboter und das Ausführen von Prozessen mit fehlerhaften Daten macht die Sache nur noch schneller noch schlimmer. Für diese Arten von Fehlern benötigen Roboter ein Stammdatenspeicher, womit ein Abgleich durchgeführt werden kann.

In einem ordnungsgemäß automatisierten Prozess der Verbindlichkeiten, können Roboter, unabhängig von der Einführung der Daten, Format- und Inhaltsfehler erkennen und Abgleichungen anhand zahlreicher Geschäftsregeln durchführen. Für einen unserer Einzelhandelskunden haben wir den Robotern beispielsweise beigebracht, bei einer einfachen Lieferantenrechnung über 140 Prüfungen durchzuführen. Von der Mehrwertsteuer bis zur Rabattprüfung behandeln unsere Roboter alle denkbaren Geschäftsregeln für eingehende Dokumente. Diese Automatisierung geht weit über das hinaus, was mit einfachen OCR-Tools möglich ist.

Roboter führen auch den Abgleich zwischen verschiedenen Dokumenten (Bestellungen, Rechnungen usw.) und sogar gegen die Stammdatendatei durch, sodass alles perfekt übereinstimmt und nachverfolgt werden kann, was Stunden an Prüfaufwand spart.

Bei der Erkennung von Fehlern können Roboter das Ausnahmemanagement zudem selbst verwalten, die beteiligten Parteien benachrichtigen und Korrekturen auf der Grundlage früherer Daten vorschlagen. Natürlich bevorzugen einige es immer noch, das Ausnahmemanagement manuell zu handhaben, aber ein täglicher Bericht mit allen verarbeiteten Dokumenten und den festgestellten Fehlern ermöglicht dennoch eine große Zeitersparnis.

Gemeinsam reduzieren diese Validierungsregeln und das Tool zur Stammdatenharmonisierung (DxCatalog) die Fehlerquote von 35 % auf nahezu 0 %.

Unstrukturierte Daten: Datenanreicherung, Stammdatenharmonisierung

Letzten Endes reicht es nicht aus, Roboter einfach Daten extrahieren und in ein ERP eingeben zu lassen. Während die Daten möglicherweise zu 100 % präzise und nachvollziehbar sind und dies Menschen von erheblichen Mengen an manueller Arbeit befreit, benötigen Unternehmen für die Berichterstellung zusätzliche Daten, um ihre Dokumente zu begleiten. Unsere Roboter lernen, welche Daten fehlen, nach den fehlenden Daten zu suchen und diese an der richtigen Stelle einzufügen.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass keine Technologie ein Allheilmittel für die Automatisierung von Verbindlichkeiten ist. Sie müssen den Prozess Ihrer Arbeit mit Verbindlichkeiten Schritt für Schritt durchdenken und prüfen, ob einer der Schritte vollständig eliminiert werden kann. Erst dann sollten Sie nach einer Lösung suchen, die alle Ihre Anforderungen erfüllt. Idealerweise eine Lösung, die RPA mit OCR kombiniert, mit E-Rechnungen und einfachen ERP-Integrationen, alles in der Cloud, um eine bereits beschäftigte IT-Abteilung nicht noch mehr zu belasten.