E-Boda Order-to-Cash Automatisierungsfallstudie2018-12-14T11:10:52+03:00

E-Boda – Näher an der Echtzeit-Buchhaltung

– Order-to-Cash-Automatisierungsfallstudie –

Verspätete Zahlungen und eine langwierige Auftragserfüllung sind Schlüsselfaktoren bei der Suche nach einer Automatisierungslösung, wie diese Fallstudie zur Automatisierung von Order-to-Cash zeigt

E-Boda ist ein Hersteller und Vertreiber von schwarzen und weißen Waren aus Rumänien. E-Boda deckt die meisten Elektronikkategorien ab, von Smartphones bis zu elektrischen Hoverboards. Mit einem Umsatz von mehr als 10 Millionen Euro im Jahr 2017 ist E-Boda ein wichtiger Akteur auf dem Elektronikmarkt, der an alle großen Einzelhändler verkauft, sowohl im Online- als auch im stationären Handel.

Mit einem kleinen Team von rund 30 Mitarbeitern stand die Suche nach einer Order-to-Cash-Automatisierungslösung ganz oben auf der Agenda. 2014 wurden sie vom DocProcess-Team mit einem Vorschlag zur Automatisierung ihres Order-to-Cash-Prozesses angesprochen und erkannten sofort die Vorteile: geringe Fehlerwahrscheinlichkeit, keine manuellen Aufgaben mehr und pünktliche Zahlungen.

Order-to-Cash – ein entscheidender Prozess für das Unternehmenswachstum

Order to Cash ist der Prozess, der den Verkauf, die Lieferung und die Bezahlung von verkauften Waren oder Dienstleistungen umfasst. Er umfasst mehrere Teilprozesse:

  • Kundenkreditmanagement
  • Auftragsverwaltung
  • Auftragsabwicklung
  • Warenverteilung
  • Rechnungsstellung & Abgleich

Die Steuerung der Geschwindigkeit und Genauigkeit dieser Prozesse, d. h. die Automatisierung dieser Prozesse, ist der Schlüssel zum Wachstum und zur Kostenreduzierung des Unternehmens. Capgemini Consulting schätzte, dass ein elektronischer O2C-Prozess mit E-Rechnungen die Kosten für das Senden und Verarbeiten von Dokumenten um 65 % senkte.

Die Aberdeen Group befragte über 140 Unternehmen aus den Bereichen Finanzen, IT, Business Development / Sales und Operations und bewertete deren Drücke, Verbesserungen im O2C-Prozess voranzutreiben:

E-Boda DE

Das Leben vor der Automatisierung

Vor der Automatisierung des O2C-Prozesses haben die Mitarbeiter von E-Boda Aufträge manuell erfasst und bearbeitet. Diese kamen in verschiedenen Formaten und Kanälen vor: Papier, PDF-Dateien, E-Mail, XLS mussten manuell in ihr ERP eingefügt werden. Für nur einen Einzelhändler hat E-Boda durchschnittlich 500 Bestellungen pro Monat mit jeweils mehreren Artikelnummern (SKUs). Was die Sache noch schlimmer machte, war, dass Käufer Bestellungen pro Filialabteilung (im Wesentlichen pro Produktkategorie) und pro Filialstandort anforderten. Dies führte zu riesigen Datenmengen, die von verschiedenen E-Boda-Mitarbeitern verarbeitet werden mussten.

Das Kopieren und Einfügen der Daten aus den Bestellungen in das ERP-System dauerte mehrere Minuten pro Bestellung und mehrere Telefonate zur Klärung von Produktcodes oder Mengen waren notwendig.

Auf der Rechnungsseite musste E-Boda vor dem Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung tagelang warten, um zu erfahren, ob eine Rechnung korrekt war und vom Käufer akzeptiert wurde. Dies führte zu verspäteten Zahlungen und schlechten Cashflow-Prognosen.

Leben nach der Automatisierung

DocProcess schlug dem Hersteller einen vollständigen E-Prozess für O2C vor. Bestellungen würden elektronisch direkt bei E-Boda ERP eingehen. Vertriebsleiter genehmigen dann die Bestellungen und bestätigen den Auftragseingang. Sobald die Ware versandbereit ist, wird die elektronische Versandanzeige an die Filialen des Käufers gesendet, damit diese sich im Voraus auf die Quittung vorbereiten können. E-Boda erhielt daraufhin die elektronische Empfangsbestätigung in ihrem ERP und stellte die E-Rechnung aus. Alle diese Dokumente und Statusmeldungen werden elektronisch zwischen dem ERP von E-Boda und dem ERP jedes Käufers zugestellt.

Die Verringerung der Fehlerquote war sofort sichtbar. „Wenn die Kundendienstmitarbeiter die Daten manuell eingeben, geben Sie die falschen Versandschlüssel ein. Sie geben falsche Produktcodenummern oder falsche Mengen ein“, sagt Marius Ungureanu, Key Account Manager bei E-Boda. „Es ist sehr leicht sich zu irren, und jetzt wurde dies eliminiert.“

Mit der P2P- und O2C-Automatisierungsplattform DocProcess genießt E-Boda jetzt Vorteile wie:

Geringere Kosten

Der Wegfall von Papier-, Druck- und Portokosten sowie manuelle Aufgaben, E-Mails zur Klarstellung und Telefonanrufe führten zu einem erheblichen Rückgang der Kosten für Forderungen. Schätzungen belaufen sich auf eine Kostensenkung von 70 %.

Schnellere Verkaufszyklen

Was ein paar Minuten pro Auftrag erforderte, dauert jetzt nur Sekunden. Unsere DocXchange-Plattform kann Dokumente in Millisekunden schneller verarbeiten und einpflegen, als dies bei Front-End-Robotern der Fall ist.

Schnellere Zahlungen und verbesserte Cashflow-Prognosen

Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden anhand der Geschäftsregeln jedes Käufers validiert, bevor sie die Managementsysteme des Käufers erreichen. So kann E-Boda Fehler in Dokumenten vermeiden, die zu abgelehnten Rechnungen und verspäteten Zahlungen führen.

Verbesserte Kundendienststufen

Die korrekte und zeitgerechte Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen stellt Käufer zufrieden – sowohl die Filialleiter als auch die Mitarbeiter, die sich mit Verbindlichkeiten beschäftigen. Insgesamt wurde die Beziehung zu den Käufern im Verarbeitungsbereich zunehmend eigendynamischer. Dies ermöglichte es dem E-Boda-KAM (Key Account Management), mehr Zeit für die Verkaufsentwicklung bereitzustellen, anstatt Fehler zu beheben.

Order-to-Cash-Projektschritte

DocProcess startet ein O2C-Projekt mit einer vollständigen Bewertung der Prozesse, Aufgaben und Dokumente, die zwischen Anbietern und Käufern ausgetauscht werden. Innerhalb einer Woche können unsere Berater die aktuelle Situation einordnen und Interviews mit Finanz-, Logistik- und Vertriebsabteilungen zu ihren Schmerzpunkten und der gewünschten Situation führen.

Der nächste Schritt ist die Optimierung des O2C-Prozesses und das Entfernen von Schritten ohne Wertschöpfung. Die Automatisierung falscher Aufgaben macht die Sache nur noch schneller noch schlimmer. In diesem Schritt legen die Berater auch die Geschäftsregeln fest, die alle ein- und ausgehenden Dokumente erfüllen müssen. Wenn Käufer beispielsweise nur Zugriff auf eine Teilmenge des Produktportfolios oder eine Mindestbestellmenge haben, kann DocProcess die DocXchange-Roboter so konfigurieren, dass diese überprüft werden.

Empfangene Dokumente (Bestellungen, Empfangsbestätigungen) werden nach Typ (Papier, PDF, XLS, XML usw.), Format und Eingangskanal geprüft und dann dem gewünschten ERP-Format des Lieferanten zugeordnet. Auf diese Weise muss keine der Parteien ihre Prozesse oder ihre Technologie ändern.

Schließlich wird ein E-Rechnungs-Modul hinzugefügt, um die endgültigen Ziele eines O2C-Automatisierungsprojekts zu erreichen: Reduzierung der DSO (Days Sales Outstanding „Forderungslaufzeit“) und Reduzierung der Bearbeitungskosten für Forderungen.

Empfehlungen

Die Automatisierung von Bestellungen verläuft schrittweise, wie diese Fallstudie zur Order-to-Cash-Automatisierung zeigt. Im Jahr 2014 war die Auftragsautomatisierung noch eine Neuheit in den betrieblichen Abläufen. Heutzutage gewinnt sie jedoch im Einzelhandel, in Banken, Versicherungen und im verarbeitenden Gewerbe an Bedeutung, wo viele Dokumente zwischen den Parteien ausgetauscht werden. Robotic Process Automation ist eine elegante Lösung für diesen Zweck, insbesondere für RPA, die im Backend arbeitet, wo Transaktionen blitzschnell sind und sowohl die Käufer- als auch die Verkäufervalidierungen berücksichtigt werden müssen.

Teilen

Wichtige Fakten

Kunde:

Industrie:

DocProcess-Services:

E-Boda

B&W-Fertigung

Auftragsautomatisierung, 

E-Rechnungen,

Versandbenachrichtigungen,

Empfangsbestätigungen

Fallstudie herunterladen

Möchten Sie mehr über unsere Order-to-Cash- und Purchase-to-Pay-Lösung erfahren?

KONTAKTIEREN SIE UNS