Cora-Fallstudie 2018-12-13T12:58:24+00:00

Romania Hypermarché – Näher an der Echtzeit-Buchhaltung

– Fallstudie zur Autmatisierung von Verbindlichkeiten –

Langsamer Prozess, verlorene Dokumente, keine Rückverfolgbarkeit – Schlüsselfaktoren für die Suche nach einer Automatisierungslösung für Verbindlichkeiten, wie in unserer Fallstudie zur Automatisierung von Verbindlichketen gezeigt

Cora – die Handelsmarke, unter der Romania Hypermarché tätig ist, verfügt über mehr als 11 Filialen in Rumänien sowie eine Online-Shopping-Präsenz. Romania Hypermarché ist die Tochtergesellschaft der Louis Delhaize-Gruppe.

Cora war bereits auf dem Weg zur Rechnungsbearbeitung durch Dematerialisierung gegangen, als DocProcess zum bevorzugten Lieferanten wurde. Cora hatte einen Prozess für die Buchung, das Scannen und die Verwendung von OCR für eingehende Rechnungen bei einem führenden Anbieter für die automatische Zahlungsabwicklung mit Standorten in ganz Europa eingerichtet. Trotzdem war der Prozess langwierig – noch immer war es erforderlich sämtliche Rechnungen vor Ort in Rumänien zu scannen und zur OCR-Verarbeitung ins Ausland zu senden. Häufig gingen Dokumente verloren, die Qualität der gescannten Bilder und die Rückverfolgbarkeit waren schlecht, was die Finanzgeschäfte und die Berichterstattung erschwerte.

Unsere Fallstudie zur Automatisierung der Verbindlichkeiten beweist, dass eine RPA-Automatisierungslösung mit E-Rechnungen eine weitaus geeignetere Lösung war als nur Papierdematerialisierung.

In der Regel erreichen OCR-Technologien aus einer Vielzahl von Gründen direkte Durchlaufraten von 20 bis 30 %: Dokumentqualität, schlechte Scan-Ergebnisse, unzureichende Kontrollpunkte usw. Durch die direkte Verarbeitung von Rechnungen werden Rechnungen ohne menschliches Eingreifen ausgestellt, geprüft, genehmigt und freigegeben. Dadurch wird sichergestellt, dass Prozesse beschleunigt werden und Daten nahezu in Echtzeit für alle Parteien verfügbar sind.

Eine gewinnbringende Lösung:

Marktexpertise, einfache Bereitstellung, schnelle Ergebnisse

DocProcess wurde aus mehreren Gründen als bevorzugter Lieferant für dieses Projekt ausgewählt:

  • Implementierungsgeschwindigkeit: Unsere Plattform DocXchange bietet RPA (Robotic Process Automation) in der Cloud, wobei für die Bereitstellung kein kostspieliger oder langwieriger IT-Einsatz erforderlich ist.
  • Einfache Implementierung: Dank einer umfassenden Bibliothek mit Formaten für Regeln und Finanzdokumente, können unsere Roboter in kürzester Zeit konfiguriert werden. Es sind keine Geschäftsanalysten oder RPA-Entwickler erforderlich, um die Skripts zu erstellen und den Prozess zu dokumentieren.
  • Netzwerkeffekte: Die größte Hürde bei E-Rechnugen ist der Onboarding-Prozess der Lieferanten. DocProcess arbeitete bereits mit mehr als 50 % der Lieferanten von Cora zusammen, was den Onboarding-Prozess erheblich beschleunigte.

Die Reise:

1. Papierrechnungen allmählich digitalisieren

Durchführen und Entwickeln eines Prozesses für die Papierrechnungsverarbeitung. DocProcess bietet Versandraumdienste an, um die Datenerfassung aus Papierdokumenten zu automatisieren und in das Informationssystem von Cora zu integrieren. Dieser Schritt war unerlässlich, um den Übergang zum E-Rechnungswesen ohne Unterbrechung der laufenden Geschäftsabläufe zu erleichtern.

2. Design des Automatisierungsprozesses der Verbindlichkeiten

Vorbereitung für die Einführung der EDI-Technologie. DocProcess arbeitete an der Entwicklung eines kompletten Workflow-Prozesses, der die Roboter so konfiguriert, dass Prüfungen und Validierungen gemäß den Geschäftsregeln des Käufers durchgeführt werden.

3. Lieferanten-Onboarding

Über 93 % der Lieferanten wurden innerhalb von 18 Monaten vom DocPress-Onboarding-Team integriert und lieferten schnelle Ergebnisse für das Rechnungsautomatisierungsprojekt.

4. Kontinuierliche Verbesserung

Die Rechnungsautomatisierung half die Mitarbeiteranzahl, die sich mit Verbindlichkeiten beschäftigen, zu reduzieren, so dass diese sich um andere Aufgaben kümmern können, die einen größeren Mehrwert schaffen. DocProcess arbeitet jetzt an der eOrder-Integration, die den Lieferanten dabei hilft, die Rechnungsausarbeitung zu eliminieren. Mit eOrder können sie diese direkt in eine Rechnung oder eine Versandquittung umwandeln.

Die Ergebnisse der Fallstudie zur Automatisierung von Verbindlichkeiten:

Näher an der Echtzeit-Abrechnung

Da es keinen automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess gab, entstanden ernsthafte Probleme für die Finanzabteilung und das Treasury-Management-Team. Der Finanzabschluss und die Berichterstattung verliefen sehr schleppend und zudem mit ungenauen Daten: Manchmal lieferten die Lieferanten die Ware ab, die dazugehörige Rechnungsstellung jedoch erst ein oder zwei Jahre später. Das Fehlen von Echtzeitinformationen erschwerte auch die rechtliche Berichterstattung, was zu Verzögerungen bei der Rückerstattung der Mehrwertsteuer und langwierigen Prüfverfahren führte. Fehlende Übereinstimmung zwischen Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen führte zu vielen ausstehenden Rechnungen und schwierigen Lieferantenbeziehungen.

Mit der DocXchange-Plattform wurden alle diese Probleme um 180 Grad gedreht:

  • Die Rechnungen gehen innerhalb weniger Minuten nach der Ausgabe ein und werden validiert und gebucht. Dies hilft, eine Echtzeitansicht der Cash-Situation zu erhalten und genauere Cashflow-Vorhersagen zu treffen.
  • Durch das Abgleichen der Lieferungen mit den Rechnungen wird das Problem von gelieferten, jedoch nicht in Rechnung gestellten Waren beseitigt.
  • Die rechtliche Berichterstattung wurde präziser und die Mehrwertsteuer wurde schneller erstattet
  • Die Cashflow-Prognosen wurden genauer

Warum sollten Sie sich für eine Cloud-basierte RPA-Lösung für Ihre Konto-Zahlungslösung entscheiden

Die Automatisierung der Verbindlichkeiten mit RPA bietet erhebliche Vorteile und ist schnell: Die Amortisationszeit variiert je nach Komplexität des Projekts und Anzahl der automatisierten Aufgaben zwischen 2 und 6 Monaten.

Unsere Finanzautomatisierungsplattform ist auf Unternehmensniveau und im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen ist sie viel einfacher zu implementieren. Sie ermöglicht es Geschäfts- und Finanzprofis das Projekt zu leiten, ohne IT-Unterstützung oder eine Infrastruktur.

Die Plattform integriert RPA mit OCR, E-Rechnungen, Lieferantenportalen und digitalen Zahlungserinnerungen, um alle Herausforderungen abzudecken, denen sich Unternehmen bei der Automatisierung von Prozessen über Tausende von Parteien hinweg stellen müssen. Wir erweitern auch die Möglichkeiten des maschinellen Lernens, um die Vorhersagefähigkeit unserer Plattform zu verbessern.

Letztendlich möchten wir CFOs und Finanzabteilungen dabei unterstützen, sich von der Zahlenverarbeitung hin zu Analysen und wahrer Geschäftsunterstützung zu bewegen.

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Wichtige Fakten

DocProcess-Kundenname:

Industrie:

Verkaufsstellen:

Rechnungen/ Jahr:

Anzahl der Lieferanten:

DocProcess-Dienste:

Romania Hypermarché

Lebensmitteleinzelhandel

11, e-commerce

+ 500.000

+1.400

E-Rechnung

Rechnungsautomatisierung

E-Bestellungen

Finanz-Archivverwaltung

Lieferanten-Onboarding

Schlüsselergebnisse

Kapitalrendite des Projekts:

Einsparungen:

Elektronische vs Papierrechnungen:

Rate korrekter Rechnungen (steuerlich und vertraglich):

innerhalb von 18 Monaten

150,000 euro

93% elektronische Rechnungen

100%

Fallstudie herunterladen

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