Automatisierung von Verbindlichkeiten

Das unsichere globale wirtschaftliche Umfeld und der verstärkte Fokus auf Gewinnmargenwachstums setzen die Finanzmanager immer stärker unter Druck, das Betriebskapital und die Ausgaben besser zu verwalten. Initiativen zur digitalen Transformation sowie Teilbereiche wie RPA (Robotic Process Automation) gelten als neue Lösung, um die Automatisierung der Verbindlichkeiten von einem netten Zusatz in ein Muss zu verwandeln. Papierprozesse zu eliminieren und durch automatisierte Prozesse zu ersetzen, bietet betriebliche Vorteile sowie Finanzierbarkeit, Compliance und HR-Vorteile.

Lassen Sie uns sehen, wie jeder der mit Verbindlichkeiten involvierten Prozesse mit einer Mischung aus RPA und verschiedenen anderen Technologien automatisiert werden kann:

Bestellung anlegen

Der Käufer erstellt eine Bestellung in seinem ERP und sendet diese Bestellung dann über unsere DocXchange- Plattform an den Lieferanten. Abhängig von der technischen Leistungsfähigkeit des Lieferanten wird die Bestellung entweder:

  • konvertiert und im Portal des Lieferanten angezeigt, wo sie bestätigt und in einen erweiterten Lieferschein oder eine Rechnung umgewandelt werden kann
  • direkt zum ERP des Lieferanten gesendet. Hier ordnen unsere Roboter das Bestellformat des Käufers in das vom ERP bevorzugte Dateiformat des Lieferanten um. Die Notwendigkeit kostspieliger Anpassungen wird dadurch vollständig beseitigt, sei es XML, CSV, IDOC usw.

In jedem Fall wird die Bestellung anhand des Produktkatalogs geprüft, um zu bestätigen, dass Produktcodes, Mengen, Gewichte oder ausgehandelte Preise korrekt angegeben sind. Dieser entscheidende Schritt, der von Robotern ausgeführt wird, stellt sicher, dass viel Aufwand für fehlerhafte Bestellungen vermieden, die Bestellung korrekt platziert und schnell ausgeführt wird.

Lieferscheine, Wareneingang und Abgleich

Sobald ein Lieferant die Versandvorabmittelung erstellt hat, wird diese in Echtzeit an das Käufersystem gesendet. Dies hilft beim Lagerbetrieb, so dass sich die Mitarbeiter auf die Ankunft der Waren vorbereiten können, was den Prozess beschleunigt (z. B. das Vorbereiten der Lieferstelle im Voraus, damit das Entladen so schnell wie möglich erfolgt).

Nach Eingang der Bestellung ermöglichen DocXchange-Roboter einem Benutzer, die Lieferung zu bestätigen und einen Wareneingang für die Sendung zu erstellen. Die Quittung wird mit der Bestellung und der Rechnung abgeglichen, wodurch ein sogenannter 3-Wege-Abgleich durchgeführt wird. Übereinstimmung ist oft die zeitaufwändigste Aktivität im gesamten Prozess, der sich mit Verbindlichkeiten und Forderungen beschäftigt. Roboter führen diese Aufgaben in Sekunden aus.

Rechnungserfassung und -erhaltung

Das größte Problem bei der Automatisierung der Vebrindlichkeiten ist die Erfassung von Rechnungsdaten. Dies bedeutet, dass Informationen aus der Rechnung extrahiert und dann in eine ERP- oder Buchhaltungssoftware eingefügt werden müssen. Die Schwierigkeit ergibt sich aus den nicht standardisierten Rechnungsformaten – Papier, PDF, E-Rechnungen, XLS usw., wodurch es für jeden Käufer nahezu unmöglich ist, über die erforderlichen Eingabekanäle zu verfügen, um eine solche Vielzahl von Formaten verwalten zu können. Das Erfassen und Empfangen von Rechnungen wird in der Regel manuell ausgeführt von Mitarbeitern, die sich mit Verbindlichkeiten und Forderungen beschäftigen oder an ein BPO ausgelagert, das diesen Arbeitsgang ebenfalls manuell abwickelt.

Unsere Software wurde speziell für die Erfassung dieser Vielfalt entwickelt. Wir bieten:

  • Scannen und OCR für die Bearbeitung von Papier. Das OCR-Tool extrahiert Daten und wird dann anhand der Informationen in Backend-Systemen (z. B. Bestellnummern) oder anhand verschiedener Geschäftsregeln (z. B. muss die Rechnung den richtigen Lieferantencode enthalten, um als gültig zu gelten) verifiziert. Diese Kontrollen fallen normalerweise in zwei Kategorien: Steuerprüfung (d. h. die Rechnung enthält die erforderlichen Daten und die Daten sind korrekt) und vertragliche Prüfungen (z. B. der Preis für die SKU richtet sich nach dem zwischen den Parteien vereinbarten Niveau). OCR verfügt über sehr gute Genauigkeitsraten (60 – 70 %). Dies bedeutet jedoch, dass eine Person immer noch das System überwachen muss, um die Prüfungen durchzuführen. Es ist selten, dass durch OCR verarbeitete Rechnungen direkt in das ERP-System eingepflegt werden.
  • Direkte Integration mit dem Back-End-Forderungssystem des Lieferanten – DocXchange kann E-Rechnungen in einem beliebigen Format sowie andere strukturierte Formate (XLS, CSV usw.) empfangen, diese in eine UBL-Rechnung (Universal Business Language) übersetzen und anhand des RPA alle erforderlichen Überprüfungen und Arbeitsabläufe durchführen und sie dann in das genehmigte Format des Käufers, das normalerweise von ihrem ERP festgelegt wird, übersetzen.
  • Online-Portal – für Lieferanten, die technologisch keine Rechnungen exportieren können. Das Portal befindet sich in der Cloud, und jeder, der über eine Internetverbindung verfügt, kann auf die Plattform zugreifen und durch Eingabe der Daten eine Rechnung erstellen. Nimmt der Lieferant auch elektronische Bestellungen entgegen, so findet er diese Dokumente und kann sie per Knopfdruck in eine Rechnung umwandeln.

Unabhängig vom Eingangskanal führt DocXchange die gleichen Überprüfungen des Rechnungsinhalts durch, bevor dieser an das Backend-System des Käufers weitergeleitet wird.

Übereinstimmung und Routing

Unsere RPA-Software kann Workflows und Genehmigungen je nach Dokumenttyp und Geschäftsregeln des Käufers anpassen. Bestellbasierte Rechnungen werden mit entsprechenden Bestellungen, Wareneingangsmitteilungen oder Versandbelegen abgeglichen. Ausnahmen oder Unstimmigkeiten werden entweder automatisch gelöst oder an die entsprechenden Genehmigenden weitergeleitet. Wenn Rechnungsdaten fehlen, wie im Feldabgleich angegeben, können unsere Roboter die Datenbanken von Drittanbietern abfragen, die entsprechenden Informationen extrahieren und hinzufügen.

Allgemeine Kostenrechnungen, die keine Bestellung haben, werden wiederum entsprechend den Benutzerrollen und Zugriffsrechten an die entsprechenden Genehmigenden weitergeleitet.

Benutzer können auch Rechnungen, die nicht zur Bestellung gehören, Kategorien innerhalb des Hauptbuchs zuweisen oder zulassen, dass bestimmte Rechnungspositionen mehreren Kostenstellen oder mehreren Bestellungen zugeordnet werden.

Diese automatisierten Arbeitsabläufe und Prüfungen ermöglichen es Rechnungen mit einer durchgehenden Verarbeitung mit bemerkenswerter Genauigkeit zu erreichen. Während ein nicht-automatisiertes Center für Verbindlichkeiten und Forderungen feststellt, dass etwa 35 % der Rechnungen mindestens einen Fehler enthalten, wird nach dem Einsatz von RPA eine Fehlerquote von 0 % erreicht.

Genehmigung

Über unser Dashboard können Genehmiger auf einfache Weise den Status aller erhaltenen (oder aus Sicht des Lieferanten ausgestellten Rechnungen) einsehen und den Dokumentenverlauf sowie die Protokolle überprüfen. Dies beschleunigt den Prüfprozess, da jedes Dokument perfekt nachverfolgt werden und auch bei bestimmten Finanzierungsoptionen hilfreich sein kann. Zum Beispiel meldet sich eine Bank jeden Tag in ihrem Client-Dashboard an und erfährt, welche Rechnungen innerhalb von 60 Tagen genehmigt und für die Zahlung geplant wurden, und gibt dem Kunden sofort Geld für diese Rechnungen frei.

Tägliche E-Mail-Benachrichtigungen entweder nach Ereignissen oder nach Batch sind sowohl für die Benutzer des Käufers als auch für seine Lieferanten verfügbar, so dass jede Partei in Echtzeit den Status ihrer Dokumente kennt. Dadurch sind keine Statusanfragen zwischen Käufern und Lieferanten erforderlich, was die Beziehungen verbessert und viel Zeit spart.

Zahlungseinleitung und -durchführung

Nachdem die Rechnungen in das ERP gebucht wurden, werden die Rechnungen zur Zahlung gesendet. Es wird eine Zahlungsdatei erstellt, die an die Bank weitergeleitet wird. Dort führt die Lösung Zahlungsüberprüfungen durch, wodurch Rechnungen gekennzeichnet werden, um Doppelzahlungen, Betrug, Partner, die auf eine schwarze Liste gesetzt wurden usw., zu vermeiden. Nachdem die Zahlung von der Bank verarbeitet wurde, wird die Abrechnungsdatei wieder in das ERP-System gebracht und jeder Rechnung eine Zahlung zugeordnet. Eine „bezahlte“ Nachricht kann an den Lieferanten zurückgesendet werden. Oder sogar der gesamte Auszug, sodass der Abgleich auch in deren Forderungssystem erfolgt.

Reporting & Analyse

Berichte und Analysen sind auch gemäß den Geschäftsregeln des Kunden verfügbar. Verarbeitete Dokumente, Dokumente mit Ausnahmen oder andere Arten von Berichten, die auf Plattformereignissen und Inhalten basieren, können ad hoc oder regelmäßig erstellt werden.

Lieferantenmanagement

Um die Automatisierung der Verbindlichkeiten zu vereinfachen, wurde unsere RPA-basierte Plattform so konzipiert, dass ein schnelles Onboarding der Lieferanten und verschiedene Funktionen für den Forderungsprozess gewährleistet sind. Das Lieferantenportal ermöglicht es Lieferanten, Rechnungen hochzuladen, elektronische Bestellungen zu erhalten, Bestellungen in vorgelieferte Lieferscheine oder direkt in die Rechnung umzuwandeln, den Rechnungsstatus zu überprüfen, Dokumentfehler zu korrigieren und Zahlungs- / Zahlungsauftragsnachrichten zu erhalten. Dieses Portal erleichtert die Kommunikation und Streitbeilegung und eliminiert Anrufe und E-Mails an die Mitarbeiter des Käufers, die mit Verbindlichkeiten arbeiten.

Lieferanten können Dokumente auch über direkte ERP-Integrationen und Konnektoren wie AS2, AS4, FTPS usw. versenden.

Katalogverwaltung

Um sicherzustellen, dass Bestellungen korrekt platziert und korrekt in Rechnung gestellt werden, verfügt unsere Plattform auch über Katalogfähigkeiten. Ein Lieferant kann mehrere Produktkataloge hochladen und diese gemäß den Geschäftsregeln jedes Käufers verwalten. Diese Funktion spart stundenlange Arbeit und vermeidet Telefonanrufe und E-Mails über nicht-übereinstimmende Produktcodes, Preisunterschiede und andere logistische Details, die den Beschaffungsprozess häufig erschweren.

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