Qu’est-ce que l’automatisation P2P ?

Le processus Purchase-to-Pay (P2P) désigne l’ensemble des étapes nécessaires pour l’acquisition de biens et de services auprès de partenaires et de fournisseurs. En fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise, ce processus peut rapidement devenir à la fois chronophage et onéreux.

Le processus d’achat comprend la passation de la commande, la réception des biens ou des services, la vérification et le rapprochement des factures, leur règlement, ainsi que la saisie des données dans le logiciel comptable. Ces dernières étapes constituent la comptabilité fournisseurs – sujet sur lequelle nous reviendrons ultérieurement.

Le processus Purchase-to-Pay est vital à toute entreprise, mais il est également souvent une grande source de tracas et de paperasse.

La bonne nouvelle est que ce processus peut être automatisé. Les solutions d’automatisation P2P vous libèrent des tâches manuelles et répétitives en liant vos opérations d’achat et de facturation. Les gains de temps obtenus permettent aux nombreux acteurs impliqués dans ce processus de se concentrer sur du travail à réelle valeur ajoutée.

Les mêmes avantages sont disponibles pour les fournisseurs. Ces mêmes systèmes peuvent automatiser leurs flux O2C ( Order-to-Cash) – l’équivalent du P2P du côté fournisseurs.

Quels critères de selection ?

Considérations générales

Quelle que soit la plateforme utilisée, une solution d’automatisation doit améliorer l’efficacité de vos processus ; réduire les interventions manuelles, les erreurs et les coûts ; et assurer une bonne visibilité financière.

Le but de l’automatisation est de rationaliser vos flux et d’assurer un traitement sans intervention humaine nécessaire.

Beaucoup de solutions d’automatisation P2P assurent pouvoir satisfaire tous les critères énumérés ci-dessus, mais peuvent-ils vraiment tenir cette promesse ? Pour vous aider, nous avons défini cinq critères de performance ainsi que quelques questions qui vous aiderons à prendre une décision.

1. Capacités technologiques

Quels changements pour votre entreprise ?

Une plateforme d’automatisation devrait renforcer votre infrastructure et non la modifier. Une telle plateforme devrait à la fois avoir sa propre interface et pouvoir être intégrée au logiciel que votre entreprise utilise actuellement. La première question à poser concerne donc la compatibilité de la solution avec votre configuration actuelle. Aurez-vous besoin d’applications supplémentaires, d’intégrations et d’infrastructure informatique ? Existent-ils des coûts cachés d’implémentation ?

Cela veut aussi dire que la plateforme doit fournir des capacités d’échange documentaire compatible avec tous formats, standards et protocoles. Le problème de l’utilisation de formats propriétaires est que les fournisseurs ne peuvent pas adopter les formats de tous leurs acheteurs.

La plateforme requière-t-elle des connaissances techniques poussées ?

Les plateformes « low code » (intervention minimale du programmeur) ou « no code » (aucune intervention du programmeur) sont maintenant standard. Lorsque vous choisissez votre prestataire d’automatisation P2P, vous devez bien vérifier quelles sont les besoins en matière de connaissances techniques, autant lors de la configuration de la solution que lors de son implémentation.

Certaines solutions supposent la présence en interne d’un spécialise technique spécialement formé. L’avantage des plateformes en Cloud avec services gérés est que vous n’avez pas besoin de tels spécialistes. Les plateformes Cloud sont rapidement implémentées ; elles sont faciles à utiliser et faciles à accéder où que vous soyez.

Est-ce réellement un plateforme d’automatisation ou juste de transfert ?

La numérisation, le stockage et l’envoi de documents vers les partenaires ne sont pas suffisants pour automatiser vos processus d’achats.

L’automatisation P2P suppose également la vérification des documents par rapport à des règles configurables afin de détecter toute erreur, l’enrichissement des documents de données manquantes, ainsi que la validation et l’archivage automatiques. En somme, le processus de transfert et le flux d’approbation devraient tous deux avoir lieux sans intervention manuelle.

Combien de temps pour la mise en œuvre ?

Le temps de mise en œuvre est très important pour le département informatique, car ce dernier sera responsable de l’adaptation du nouveau système et de la formation des employés. Toutefois, le temps de mise en œuvre est encore plus important pour votre bilan financier, car il détermine la rentabilité d’une solution d’automatisation !

Un autre facteur à considérer est le temps nécessaire pour configurer les règles métier. Par exemple, la durée d’implémentation d’une solution DocProcess est de 1 à 3 mois, et la configuration des règles métier prend entre 24 et 48 heures.

La plateforme intègre-t-elle les dernières technologies ?

Il n’est pas nécessairement question de technologie, mais plutôt de mentalité. Beaucoup d’entreprises sont réticentes face à l’arrivée de technologies digitales telles que la blockchain, deep learning our les micro-services. Un fournisseur qui adopte un esprit d’innovation devrait disposer de son propre centre R&D et vous proposer des mises à jour régulières vous permettant de faire face à votre concurrence.

2. Facturation électronique

La facturation est un élément fondamental des systèmes P2P. Le traitement manuel des facture est un processus exigeant qui génère beaucoup de papier et d’heures de travail. Automatiser le traitement des facture permet d’éliminer le risque d’erreurs humaines, ainsi que de réaliser des économies et des gains de temps importants.

Votre service de facturation est-il conforme ?

C’est la première question à se poser lorsque vous évaluez un solution P2P. La directive européenne 2014 / 55 / EU a imposé la facture électronique pour tous les fournisseurs du secteur public. Lorsque vous choisissez un format de facture, il faut s’assurer de sa conformité par rapport aux standards imposés.

La capacité d’enregistrer les actions sur documents est également importante car les pistes d’audit qui en résultent servent au moment d’audits et de contrôles fiscaux.

Les factures sont-elles traitées en temps réel ?

En automatisant le processus de facturation vous pouvez agir en temps réel lorsque vous recevez, envoyez ou vérifiez le statut d’une facture. La gestion des exceptions et des erreurs est effectuée instantanément, sans besoin d’échanges téléphoniques ou de mails. Avec la facturation en temps réel, vous pouvez donc aisément saisir les opportunités de remises sur paiements anticipés.

Quelle flexibilité pour le contrôle des factures ?

Comme cela a déjà été clarifié, l’automatisation c’est bien plus que seulement la numérisation et le transfert de documents. En fait, la plupart des clients se plaignent des problèmes liés aux formats de factures non-standards (documents envoyés sous mauvais format), des taux d’erreur élevés (souvent dus aux erreurs de bon de commande) et des données manquantes.

Une solution d’automatisation P2P devrait inclure des règles configurables ainsi que le contrôle du format et de l’exactitude du contenu, sans intervention humaine. Par exemple, notre plateforme DocXchange effectue des vérifications par rapport à 200 règles différentes (un nombre qui continue à croître), effectuant des rapprochements à n voies, enrichissements de contenu, suivi et notification du statut de la facture, et gestion automatique des exceptions et des erreurs. Avec un tel système, les taux d’erreur peuvent être réduits de 35% à 0,1%, comme l’a découvert notre client, une entreprise européenne de grande distribution.

Jusqu’où s’étendent les capacités d’automatisation ?

La facture n’est pas le seul type de document impliqué dans le processus d’achat qui peut être automatisé et archivé. Une solution P2P doit aussi pouvoir prendre en charge l’échange électronique de bons de livraison. Elle doit également inclure un catalogue produits à jour (ou outils d’harmonisation des référentiels produits), car tout processus d’achat-vente doit se baser sur des données correctes à la fois dans la base de données du fournisseur que dans la base de données de l’acheteur. Un catalogue fonctionnel vous permettra de suivre différentes versions de vos documents et d’avoir une source unique d’informations produit.

3. Gestion de contenu

L’automatisation est une priorité, mais le cycle de vie d’un document ne s’arrête pas au bon de réception. Stocker les documents et créer des rapports sur leur base est tout aussi important.

Le contenu est-il accessible au niveau de toute l’entreprise ?

Bien que les systèmes installés en interne aient leur mérite, le stockage de données sécurisé dans le cloud devrait être une priorité. Un tel système mettra les données à la disposition de tout employé, équipe ou département, sans les limitations structurelles et géographiques des solutions locales. Le stockage en Cloud facilite la prise de décision, améliore la productivité et augmente l’efficacité. De plus, les mises à jour sont plus faciles à implémenter dans le Cloud.

De nombreuses plateformes, y compris la nôtre, proposent des cycles de chargement automatique des documents qui, une fois configurés conformément aux règles métier, vous évitent d’avoir à décider où et comment stocker vos documents.

Qu’en est-il de l’archivage électronique ?

Les questions à se poser concernant les solutions d’archivage de vos documents incluent la question de la conformité (pistes d’audit, conformité GDPR et législation concernant la localisation des données), ainsi que la disponibilité de fonctionnalités plus avancées telles que la recherche de métadonnées et la traçabilité.

Une archive électronique devrait comprendre des règles de conservation configurables, ainsi que le contrôle des droits d’accès. La signatures électronique et l’horodatage sont également des fonctionnalités indispensables afin de déterminer l’origine de chaque document. L’archivage électronique n’est donc pas simplement un moyen de stocker des fichiers, c’est un entrepôt électronique entièrement configurable pour vos documents valeureux.

La plateforme dispose-t-elle d’un module de reporting financier ?

La présence d’outils de reporting est essentielle pour contextualiser vos données financières. Les rapports et les analyses doivent être disponibles et configurables selon vos règles, couvrant tous les paramètres habituels de reporting (numéro de commande, date de la commande, son statut, etc.) ainsi que les exceptions.

Les rapports permettent également une visibilité complète sur tous les processus et flux, allant de la passation de la commande (reçue, approuvée, en transit, livrée) au statut du paiement des biens ou des services.

Les outils d’analyse sont-ils adaptés à votre marché ?

Les départements comptables et financiers sont certainement ceux qui bénéficieront le plus de l’automatisation du processus Purchase-to-Pay. Cependant, ce sont les gestionnaires qui profiteront particulièrement des outils analytiques. Ils permettront à la direction de l’entreprise de mieux comprendre l’environnement économique de l’entreprise.

Les perspectives découlant de l’analyse de P2P ne se limitent pas aux données financières : un responsable bien informé peut également les utiliser pour établir des relations avec la clientèle ou affiner le catalogue de produits.

4. Croissance

Vos fournisseurs peuvent-ils avoir un accès rapide à la plateforme et envoyer des documents ?

L’automatisation du processus de Purchase-to-Pay n’est pas un processus à sens unique. Il faut donc que vos fournisseurs et partenaires puissent se connecter facilement à la plateforme. Une intégration rapide des fournisseurs doit être disponible dès le début afin d’optimiser les processus de comptabilité clients – capture et vérification des factures, réception des bons de livraison, paiement.

La capacité d’une plateforme à harmoniser et à automatiser les processus métier sans besoin de programmation ou d’adaptations supplémentaires s’appelle l’interopérabilité. Par exemple, notre solution offre à la fois une intégration avec l’ERP de vos fournisseurs (avec plus de 200 systèmes compatibles) et une plateforme en Cloud facilement utilisable pour ceux qui ne disposent pas des capacités techniques nécessaires pour envoyer des factures électroniques.

La plateforme choisie soutient-elle la croissance interne ?

Lorsque vous choisissez votre plateforme, il est possible que deux utilisateurs puissent être suffisants pour superviser le processus achat-vente. Toutefois, à mesure que vous vous développez, vous aurez besoin de flux de travail configurables pour plusieurs utilisateurs qui auront accès autant au système d’automatisation qu’à la gestion de contenu. Votre fournisseur est-il capable de fournir une solution capable de vous aider à leur intégration ?

Par exemple, les plateformes DocProcess reposent sur un système de gestion de flux de travail unique et intégré, avec la possibilité de déclencher différentes actions à partir de tout objet ou de toute combinaison d’objets (utilisateur, unité de travail, département, catégorie, prix, nombre de produits, etc.), en fonction des profils utilisateur ou des rôles dans le système.

La plateforme choisie soutient-elle la croissance externe ?

Dans le temps, l’expansion internationale pourrait devenir une priorité pour votre entreprise. Votre fournisseur sera-t-il capable de vous accompagner ? Le marché européen a déjà établi certaines règles en matière de facturation électronique. Votre fournisseur de solution P2P doit être en mesure de respecter la réglementation et de garantir la compatibilité avec les formats les plus utilisés (EDIFACT, par exemple).

Toutefois, les capacités technologiques ne suffisent pas : votre fournisseur de solutions d’automatisation doit avoir une vision globale, qui lui permettra d’ouvrir d’intervenir dans diverses régions et d’héberger ses serveurs dans le monde entier.

5. Considérations finales

La plateforme a-t-elle les références nécessaires ?

Avant de prendre une décision, vous devez déterminer si la plateforme est adaptée aux besoins complexes d’une entreprise comme la vôtre. Quels sont les références les plus reconnaissables de vos futurs partenaires et comment décrivent-ils leur collaboration ? Gardez également en tête que vous devrez savoir répondre aux questions et rassurer vos équipes et vos investisseurs.

Les clients de DocProcess incluent des chaînes de grande distribution telles que Carrefour, Cora et Altex, ainsi que d’autres entreprises telles que Leroy Merlin et Mondelez. Les avantages que nous avons pu leur apporter incluent un taux d’intégration des fournisseurs de 95% ou encore la réduction du taux d’erreur de 35% à 0.1%. Nous avons numérisé plus de 100 millions de documents, contribuant non seulement à une réduction importante des coûts pour nos clients, mais également à l’économie de plus de 1 800 tonnes de papier, 3 000 tonnes de dioxyde de carbone et 9 000 arbres.

Quelle est la disponibilité du support technique ?

Évaluez la disponibilité et la qualité du support technique qui vous sera proposé : assurez-vous que vous pourrez obtenir de l’aide non seulement par email et par téléphone mais également grâce à des formations adaptées et à la disponibilité d’une base de connaissances.
De plus, il est important de savoir qui fait partie de votre équipe de projet. S’agit-il simplement d’un consultant technique répondant aux besoins de nombreux clients, ou l’équipe inclut-elle également l’expertise d’un consultant spécialisé et d’un responsable de compte ?

Qu’en est-il du prix ?

Évaluer un fournisseur à l’aide du prix catalogue n’est pas la meilleure méthode d’évaluation de vos différentes options. De nombreux fournisseurs cachent les prix de mise en œuvre et autres prix supplémentaires, ne vous présentant ainsi initialement qu’un nombre limité d’opérations.

Afin d’évaluer l’offre d’un fournisseur de services d’automatisation, il suffit d’appliquer un model d’évaluation simple : les économies à long terme seront-elles supérieures aux coûts ?

Pour calculer ces coûts correctement, vous devez garder à l’esprit que l’automatisation peut être considérée comme un coût d’exploitation (Opex) et non pas un coût en capital (Capex).

Bien que l’automatisation du processus Purchase-to-Pay puisse aider l’ensemble de la chaîne de production et l’inventaire, ses coûts sont relativement faibles. Il s’agit généralement de frais minimum de mise en œuvre et / ou d’intégration, ainsi que de frais mensuels réduits ou basés sur le volume.

Par conséquent, l’automatisation du processus d’achat est un investissement à long terme dont les coûts peuvent être rapidement absorbés.

L’offre DocProcess

Fondée en 2005, DocProcess est une société d’interopérabilité et d’automatisation des processus métier dans le Cloud, qui permet à plus de 3 200 entreprises mondiales de réduire leur coûts de traitement de plus de 60% dans les départements Achats, Logistique et Comptabilité/Finance.

Nos solutions éliminent les processus manuels répétitifs et donnent aux managers et aux employés un contrôle total sur leur temps et leurs finances. Notre objectif est la démocratisation de la transformation digitale financière pour tous les types d’entreprises, quels que soient leurs tailles et leurs revenus. C’est pourquoi nos solutions sont évolutives — adaptables à différentes échelles, ainsi qu’à tous niveaux de la chaîne de production et de distribution et, par conséquent, s’adressent autant aux entreprises multinationales qu’aux PME.

L’interopérabilité constitue l’un des principaux avantages des solutions DocProcess : elle permet d’harmoniser et d’automatiser les processus inter-entreprises sans nécessiter des modifications supplémentaires du code ou de l’infrastructure. Nos solutions en Cloud peuvent prendre en charge tous les formats (du papier aux format .pdf, .csv, .xml et. ldoc), normes (EDI, UBL, OpenPEPPOL) et protocoles de communication (FTPS, SFTP, AS2, AS4, HTTP etc.), être intégrées à n’importe quel ERP ou logiciel de comptabilité.

De plus, notre plateforme permet la vérification précise de format et de contenu, l’enrichissement des données et le rapprochement automatisé. Nos systèmes de gestion de contenu vous garantissent un accès aisé et rapide à vos données tout assurant conformité, traçabilité et sécurité.

Enfin, notre service de support vous accompagnera tout au long du processus d’implémentation et vous pouvez à tout moment consulter notre base de connaissances.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre offre, contactez-nous maintenant !