Qu’est-ce que l’automatisation P2P ?

Dénommé dans la terminologie internationale « Purchase-to-Pay » ou P2P, le processus d’acquisition et de vente est un processus par lequel une société sélectionne, commande, facture puis paie les biens et les services fournis par ses partenaires et ses fournisseurs. Ainsi décrit, le concept semble simple. Cependant, en pratique, en fonction de la taille et de la complexité de votre société, le processus achats-ventes peut considérablement alourdir votre budget.

Le processus P2P comprend plusieurs étapes. De l’émission d’une commande d’acquisition à la réception des biens ou des services ; à l’analyse et au rapprochement des factures ; à l’envoi de paiements et à leur intégration dans le système comptable. Les dernières étapes portent également le nom du contrôle facture-fournisseur, mais nous y reviendrons au moment opportun.

En bref, le processus achats-ventes entraine beaucoup de tracas et de fabrication de papier ! Cependant, cela reste un processus vital pour l’organisation.

La bonne nouvelle : le processus peut être automatisé ! Les solutions d’automatisation Purchase-to-Pay vous permettent de vous libérer de tâches administratives et de tâches répétitives en connectant vos opérations d’achat et de facturation. Ainsi, comptable, acheteurs, service des achats, vérificateurs de factures, spécialistes en fiscalité et en trésorerie disposeront tous de plus de temps pour se concentrer sur des processus à valeur ajoutée.

Si votre organisation est un fournisseur plutôt qu’un acheteur, les mêmes systèmes peuvent être appliqués au service inversé (Order-to-Cash ou O2C). Il s’agit du circuit des documents financiers issus de la commande de l’acheteur pour recouvrer l’argent destiné à la livraison et équivaut à un P2P pour les fournisseurs.

Une fois son utilité établie, la question demeure : comment automatiser un tel système ?

Considérations générales

Quel que soit le fournisseur de services d’automatisation choisi, une solution d’automatisation Purchase-to-Pay doit accroître l’efficacité de vos processus métier, libérer vos employés du travail manuel, éviter les erreurs, économiser de l’argent et assurer une visibilité financière. L’objectif ultime de l’automatisation doit être l’optimisation des processus et la transition vers un traitement sans intervention humaine, étape au cours de laquelle les employés ne jouent qu’un rôle de supervision.

À première vue, de nombreux fournisseurs de services d’automatisation semblent répondre à ces critères. Mais sont-ils capables d’exécuter la mise en œuvre ? Pour vous guider, nous avons défini cinq indicateurs de performance ainsi qu’un nombre de questions qui vous aideront à decider.

1. Capacités Technologiques

Quels changements l’automatisation implique-t-elle ?

Une plate-forme d’automatisation Purchase-to-Pay doit améliorer votre infrastructure et non la modifier. Un produit compétitif doit avoir à la fois sa propre interface, ainsi que la possibilité de se connecter aux plates-formes logicielles existantes. C’est pourquoi la première question à poser est de savoir si la solution que vous voulez est compatible avec votre infrastructure actuelle. A-t-elle besoin d’applications complémentaires, d’intégrations ou de développement informatique ? Existe-t-il des coûts de mise en œuvre cachés ?

Cela signifie également qu’une plate-forme d’automatisation doit prendre en charge l’échange de documents dans les formats en ligne et hors ligne les plus courants, ainsi que dans les normes et protocoles les plus largement utilisés. Les formats spéciaux peuvent poser des problèmes, car aucun fournisseur ne pourra adapter son offre aux formats de tous ses acheteurs !

La plateforme choisie nécessite-t-elle des connaissances informatiques avancées ?

Dans l’environnement professionnel actuel, les plates-formes « low code » (avec une interférence minimale des développeurs) ou « no code » (aucune intervention du programmeur) sont standard. Pour cette raison, lorsque vous choisissez un fournisseur, vous devez vérifier si vous ou vos employés avez besoin de connaissances informatiques supplémentaires, soit lors de la configuration, soit ultérieurement lors du processus d’installation.

Vous devez également garder à l’esprit que certaines plates-formes d’automatisation Purchase-to-Pay peuvent nécessiter un spécialiste en informatique qui doit être recruté et formé. Les plates-formes basées sur le cloud, offrant un accès à des services préconfigurés, sont donc préférables. Leurs avantages sont leur facilité de mise en oeuvre, d’utilisation et d’accessibilité (à partir de multiples dispositifs et localisations).

Votre plateforme offre-t-elle une automatisation ou juste un transfert ?

Cela peut sembler redondant, mais en réalité la numérisation, le stockage et l’envoi de documents à vos partenaires ne constituent qu’une part du processus d’automatisation.

Les documents doivent être vérifiés pour des erreurs, enrichis avec des données supplémentaires, validés automatiquement et stockés. Les règles configurables rendant ces processus possibles doivent être disponibles dès le début. En d’autres termes, le processus de transfert et la chaîne de vérification et d’approbation ne devraient pas nécessiter d’intervention humaine !

Combien de temps dure la mise en œuvre ?

Le temps de mise en œuvre est très important pour le département informatique, car ce dernier sera responsable de l’adaptation du nouveau système et de la formation des employés. Toutefois, le temps de mise en œuvre est encore plus important pour votre bilan financier, car il est déterminatif de la rentabilité d’une solution d’automatisation !

Un autre facteur à considérer est le temps nécessaire pour mettre en œuvre les modifications des règles métier. Par exemple, Docprocess peut implémenter des solutions entre 1 et 3 mois, tandis qu’une modification des règles métier peut entrer en production entre 24 et 48 heures.

Votre plate-forme intègre-t-elle les dernières technologies ?

Cette question ne concerne pas nécessairement la technologie existante, mais l’état d’esprit de la société d’automatisation. Au fur et à mesure que des technologies telles que la blockchain, l’apprentissage en profondeur ou les micro-services sont intégrés au processus de transformation appelé « numérisation », de nombreuses entreprises sont tentées de faire marche-arrière et de se limiter à ce qu’elles savent déjà.
Un fournisseur de services de P2P tourné vers l’innovation devrait disposer de son propre centre de recherche et fournir des mises à jour qui vous permettront de faire face à la concurrence.

2. Facturation Électronique

La facturation est un élément fondamental du cycle achat-vente, principalement parce que le traitement manuel des facture est un processus très exigeant qui génère beaucoup de papier et d’heures de travail. L’automatisation de ce processus élimine les erreurs humaines, économise du temps et de l’argent, et permet le rapprochement des factures.

Votre service de facturation est-il conforme à la loi ?

C’est la première question sur la facturation que vous devez adresser aux sociétés d’automatisation financière. La directive européenne 2014/55 /EU rend la facturation électronique obligatoire dans le cas où vous collaborez avec une entité publique. Par conséquent, lorsque vous remplacez vos multiples formats de facture par un seul – un qui soit optimisé et disponible au niveau de l’entreprise – vous devez également respecter les lois.

La possibilité de sauvegarder des actions entreprises sur des documents dans des fichiers type journal est également importante. En effet, les traces d’audit résultantes sont souvent requises lors d’audits légaux ou de contrôles financiers.

Les factures sont-elles traitées en temps réel ?

L’automatisation de la facturation signifie que vous pouvez voir et agir en temps réel tout au long du processus de réception, d’envoi ou de vérification du statut de votre facture.
La gestion des exceptions et des erreurs doit également se produire instantanément, car l’automatisation élimine le besoin d’appels téléphoniques prolongés et de courriers électroniques sans fin. En prime, un service de facturation en temps réel vous permettra toujours de publier rapidement des factures, ce qui vous permettra de bénéficier des rabais offerts pour des paiements rapides.

Quelle flexibilité le contrôle des factures permet-il ?

Comme mentionné précédemment, l’automatisation implique plus que la numérisation et l’envoi de fichiers. En fait, de nombreux acheteurs se plaignent des problèmes causés par une facturation non standard (les documents sont envoyés sous un format incorrect), des taux d’erreur élevés (souvent dus à des erreurs dans les commandes d’achat) et des données manquantes.

Votre fournisseur de services d’automatisation doit autoriser les règles configurables et fournir des robots capables de vérifier l’exactitude du format et du contenu de la facturation sans intervention humaine.
Par exemple, notre plate-forme, DocProcess, propose des robots à plus de 200 règles uniques. Cela inclut n-way matching (la vérification croisée des informations sur plusieurs documents), l’enrichissement de contenu, les messages de statuts, la gestion automatique des exceptions et la gestion des erreurs, ainsi que des flux personnalisés pour l’automatisation des factures. Avec un tel système, les taux d’erreur peuvent être réduits de 35% à 0,1%, comme l’a découvert notre client, un grand détaillant européen.

Jusqu’où s’étendent les capacités d’automatisation ?

Bien que les factures constituent le cœur des commandes, les autres documents impliqués dans le processus devront également être automatisés et archivés. La plate-forme que vous choisissez doit vous permettre de recevoir électroniquement les bons de livraison des fournisseurs et d’envoyer à votre tour des bons de réception, ce qui facilitera le transfert.

Un catalogue de produits mis à jour (ou un outil d’harmonisation des données dans le jargon technique) est également nécessaire, du moment où tout processus d’approvisionnement doit commencer par des données correctes, à la fois dans la base de données du fournisseur que dans la base de données de l’acheteur. Un catalogue fonctionnel vous permettra de suivre différentes versions de vos documents et d’avoir une seule source. Par conséquent, l’harmonisation des données et la gestion des conflits potentiels devraient également faire partie de l’offre d’automatisation.

3. Gestion de contenu

Bien que l’automatisation soit votre priorité absolue, le cycle de vie d’un document ne s’arrête pas au bon de réception. Stocker des documents et créer des rapports sur leur base est tout aussi important.

Le contenu est-il accessible au niveau de toute l’entreprise ?

Bien que les systèmes installés en interne aient leur mérite, le stockage de données sécurisé dans le cloud devrait être une priorité. Un tel système mettra les données à la disposition de tout employé, équipe ou département, sans les limitations structurelles et géographiques des solutions locales. Le stockage en cloud facilite la prise de décision, améliore la productivité et augmente l’efficacité. De plus, les mises à jour sont plus faciles à implémenter dans le cloud.

De nombreuses plates-formes, y compris la nôtre, proposent des cycles de chargement automatique des documents qui, une fois configurés conformément aux règles métier, vous évitent d’avoir à décider où et comment stocker vos documents.

L’archivage électronique est-il disponible ?

À la différence du simple stockage, l’archivage inclut également la conformité juridique (des traces d’audit aux lois de conformité GDPR et de résidence des données), ainsi que des options plus avancées telles que la recherche de métadonnées et la traçabilité.

Une archive électronique doit avoir des règles de conservation configurables, ainsi que des autorisations spéciales pour les utilisateurs. Des signatures numériques et des indicateurs de temps doivent également être disponibles pour déterminer l’origine de chaque document. En d’autres termes, l’archivage électronique n’est pas simplement un moyen de stocker des fichiers, c’est un entrepôt électronique entièrement configurable pour vos documents valeureux.

La plateforme dispose-t-elle d’un module de reporting financier ?

La présence d’outils de reporting est essentielle pour contextualiser vos données financières. Les rapports et les analyses doivent être disponibles et configurables selon vos règles, couvrant tous les paramètres habituels de reporting (selon la commande d’achat, la date de la commande, son statut, etc.) ainsi que les exceptions.

Les rapports permettent également une visibilité complète de tous les processus et flux, allant de la commande d’achat (reçue, approuvée, en transit, livrée) à l’état de paiement.

Les outils d’analyse sont-ils adaptés à votre marché ?

Les départements comptables et financiers sont certainement ceux qui bénéficieront le plus de l’automatisation du processus Purchase-to-Pay. Cependant, ce sont les gestionnaires qui profiteront particulièrement des outils analytiques. Ils permettront à la direction de l’entreprise de mieux comprendre l’environnement économique de l’entreprise.

Les perspectives découlant de l’analyse de P2P ne se limitent pas aux données financières : un responsable bien informé peut également les utiliser pour établir des relations avec la clientèle ou affiner le catalogue de produits.

4. Croissance

Vos fournisseurs peuvent-ils avoir un accès rapide à la plateforme et envoyer des documents ?

L’automatisation du processus de Purchase-to-Pay n’est pas un processus à sens unique. Il faut donc que vos fournisseurs et partenaires puissent se connecter facilement à la plate-forme. Une intégration rapide des fournisseurs doit être disponible dès le début afin d’optimiser les processus de comptabilité client – chargement et vérification des factures, réception des bons de livraison, paiement.

La capacité d’une plate-forme à harmoniser et à automatiser les processus métier sans recourir à un code ou à des adaptations supplémentaires s’appelle l’interopérabilité. Par exemple, notre solution offre à la fois une intégration avec l’ERP de vos fournisseurs (avec plus de 200 systèmes compatibles) et une plate-forme facilement utilisable en cloud pour ceux qui ne sont pas techniquement capables d’envoyer des factures électroniques.

La plateforme choisie soutient-elle la croissance interne ?

Lorsque vous choisissez votre plate-forme, il est possible que deux utilisateurs puissent être suffisants pour superviser le processus achat-vente. Toutefois, à mesure que vous vous développez, vous aurez besoin de flux de travail configurables pour plusieurs utilisateurs qui auront accès autant au système d’automatisation qu’à la gestion de contenu. Votre fournisseur est-il capable de fournir une solution capable de vous aider à leur intégration ?

Par exemple, les plates-formes DocProcess reposent sur un système de gestion de flux de travail unique et intégré, avec la possibilité de déclencher différentes actions à partir de tout objet ou de toute combinaison d’objets (utilisateur, unité de travail, département, catégorie, prix, nombre de produits, etc.), en fonction des profils utilisateur ou des rôles dans le système.

La plateforme choisie soutient-elle la croissance externe ?

Avec le temps, l’expansion internationale pourrait devenir une priorité pour votre entreprise. Votre fournisseur sera-t-il capable de vous rejoindre ? Comme mentionné ci-dessus, le marché européen a déjà établi certaines règles en matière de facturation électronique, de sorte que votre fournisseur puisse être en mesure de respecter les réglementations et de garantir la compatibilité avec les formats de marché les plus utilisés (EDIFACT, par exemple).

Toutefois, les capacités technologiques ne suffisent pas : votre fournisseur de solutions d’automatisation doit avoir une vision globale, qui lui permettra d’ouvrir des établissements dans d’autres régions ou d’héberger ses serveurs dans le monde entier.

5. Considérations Finales

La plate-forme que vous choisissez a-t-elle les recommandations nécessaires ?

Avant de prendre une décision, vous devez déterminer si la plate-forme que vous préférez a eu à faire face aux besoins complexes d’une entreprise comme la vôtre. Quels sont les clients les plus reconnaissables de vos futurs partenaires et comment décrivent-ils leur collaboration ? De plus, il y aura des gestionnaires et des investisseurs inquiets, y compris à propos de la durabilité de la solution choisie. Il est bon de garder cela à l’esprit.

Les clients de DocProcess comprennent des chaînes de grande distribution telles que Carrefour, Cora et Altex, ainsi qu’un certain nombre d’autres sociétés reconnaissables telles que Leroy Merlin et Mondelez. Pour ces clients, nous avons pu obtenir des résultats tels que des taux d’intégration des fournisseurs de 95% ou encore la réduction du taux d’erreur de 35% à 0.1%. Nous avons numérisé plus de 100 millions de documents, économisant non seulement les budgets de nos clients, mais également plus de 1 800 tonnes de papier, 3 000 tonnes de dioxyde de carbone et pas moins de 9 000 arbres.

Quelle est la disponibilité du support technique ?

Bien que chaque fournisseur promettent un support optimal, il est important de regarder au-delà de la terminologie. Vous devez vérifier si le support technique est disponible non seulement par téléphone ou par courrier électronique, mais également via une base de données ou des programmes de formation.
De plus, il est important de savoir qui fait partie de votre équipe de projet. S’agit-il simplement d’un consultant technique qui doit répondre à de nombreux messages provenant de nombreuses sources, ou l’équipe inclut-elle également l’expertise d’un consultant métier et d’un responsable de compte ?

Qu’en est-il du prix ?

Évaluer un fournisseur à l’aide du prix catalogue n’est pas aussi utile qu’il y paraît. De nombreux fournisseurs cachent les prix de mise en œuvre et prix additionnels, ne budgétisant ainsi qu’un nombre limité d’opérations. Afin d’évaluer l’offre d’un fournisseur de services d’automatisation, il suffit d’appliquer un model d’évaluation simple : les économies à long terme seront-elles supérieures aux coûts ?

Pour calculer correctement ces coûts, vous devez garder à l’esprit que l’automatisation peut être considérée comme un coût d’exploitation (Opex) et non pas un coût en capital (Capex).

Bien que l’automatisation du processus Purchase-to-Pay puissent aider l’ensemble de la chaîne de production et l’inventaire, ses coûts sont relativement faibles. Ils consistent généralement en des frais minimum de mise en œuvre et / ou d’intégration, ainsi que de frais mensuels réduits ou basés sur le volume.

Par conséquent, l’automatisation du processus d’achat est un investissement à long terme dont les coûts peuvent être rapidement absorbés.

L’offre DocProcess

Avec des bureaux en France et en Roumanie, DocProcess a toujours été à la pointe de la numérisation financière en tant que puissant promoteur de la facturation électronique, pris en charge par Machine Learning, OCR et RPA. Nos solutions d’automatisation complètes sont utilisées dans la finance, la comptabilité, les achats, les assurances et la logistique de plus de 3 200 clients et de plus de 25 000 utilisateurs uniques.

Le principal avantage de l’utilisation de DocProcess est l’interopérabilité. Nos solutions en cloud peuvent traiter tous les formats (du papier aux format .pdf, .csv, .xml et. ldoc) en utilisant toutes les normes (EDI, UBL, OpenPEPPOL) et protocoles de communication (FTPS, SFTP, AS2, AS4, HTTP etc.) et peuvent s’intégrer par des connecteurs intelligents avec n’importe quel ERP.

De plus, notre plate-forme s’appuie sur plus de 200 robots qui vérifient le format et la précision du contenu, l’améliorent, découvrent des exceptions et appliquent des techniques de correspondance n-way. Nos systèmes de gestion de contenu peuvent garantir une conformité juridique parfaite, tout en permettant un accès différentiel aux documents stockés et en offrant des pistes d’audit.

Enfin, notre département d’assistance vous aidera dans le processus d’intégration et nos bases de données tutorielles seront toujours à votre disposition.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre offre, contactez-nous maintenant !