La première étape pour l’automatisation de la comptabilité fournisseurs :

Recevoir des factures électroniques

Réduisez les coûts de la comptabilité fournisseurs jusqu’à 60% en éliminant le travail manuel lié à la réception des factures fournisseurs, à leur vérification et à leur traitement. Remplacez les différents formats de factures entrantes par un seul format standardisé au niveau de l’entreprise, qui arrive automatiquement dans votre ERP ou système comptable.

L’automatisation des factures électroniques accélère les processus d’acquisition, réduit les coûts et améliore les relations entre l’acheteur et le fournisseur. Notre plateforme complète DocXchange peut vous aider à obtenir tous ces bénéfices.

Difficultés à surmonter lors de la réception des factures électroniques

Facturation non-standard

Les factures arrivent sous divers formats : PDF joint à un e-mail, papier, xls ou même fax. Les trier et les faire passer par un processus d’approbation prend beaucoup de temps. Il est inutile de parler aux fournisseurs pour qu’ils modifient leurs processus ; même s’ils sont disposés à le faire, ils se peut qu’ils ne disposent pas des ressources financières ou des compétences techniques nécessaires pour mettre à niveau leurs outils logiciels. Notre plateforme se charge aisément de tous ces formats.

Erreurs et exceptions

Au moins 30 à 45% des factures contiennent des erreurs ou n’ont pas de bon de commande associé. Les corriger nécessite des appels téléphoniques, des dizaines d’emails et des discussions avec les fournisseurs. Pourquoi ne pas passer à une plateforme qui peut résoudre toutes ces divergences et automatiser la correction des erreurs ?

Données manquantes

Les entreprises demandent que les documents reçus, y compris les factures, contiennent toute sorte d’informations obligatoires. De nombreux fournisseurs refusent ou sont incapables de fournir ces informations. La recherche de ces données et leur saisie dans l’ERP est fatigante. Maintenant existe une solution plus simple : DocXchange

Valeur de l’automatisation de la réception des factures électroniques

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Une solution unique pour toutes vos factures, y compris factures papier !

Notre plateforme DocXchange est compatible avec tous les formats (papier, pdf, csv, xml, txt …), tous les standards (EDIFACT, UBL, IDOC, VDA …) et tous les protocoles de communication (AS2, AS4, HTTP, OFTP, FTPS, SFTP …), garantissant la réception des factures électroniques exclusivement dans le format nécessaire à votre système ERP.

Pour les fournisseurs nous offrons plusieurs canaux d’entrée – y compris la dématérialisation des documents papier, le portail web ou la connexion ERP vers ERP, en trouvant des solutions adaptées à leurs capacités technologiques.

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Activation rapide des fournisseurs

L’intégration de milliers de fournisseurs sur le système de facturation électronique est difficile. Notre équipe d’intégration s’occupe de toutes les activités connexes, y compris les tâches administratives et techniques, vous ainsi permettant de continuer à vous concentrer sur le fonctionnement de votre entreprise.

De plus, nous aidons à structurer et à aligner le processus entre les fournisseurs et vos les demandes de votre entreprise.

EN SAVOIR PLUS

Données correctes et complètes conformément à vos règles métier, sans exception

Nos robots vérifient le format et l’exactitude du contenu, sans aucune intervention humaine, s’assurant ainsi que seules les données que vous approuvez entrent dans votre système. Nous avons mis en place plus de 200 règles (un nombre toujours à la hausse), y compris reconciliation à n voies (vérification croisée des informations sur plusieurs documents), enrichissement de contenu, messages de statuts, gestion automatique des exceptions et des erreurs, ainsi que des flux personnalisés d’automatisation des factures.

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Caractéristiques – support pour la « comptabilité en temps réel »

  • Exportation automatique dans le système ERP des métadonnées des factures, indépendamment du format des factures (pdf, xls, csv, etc.). Vous recevez les  factures électroniques directement dans le système choisi.

  • Règles de configuration : flux de traitement spécifique pour la réception des factures électroniques.

  • Enregistrement en temps réel des factures dans le système de comptabilité : nos robots agissent en quelques secondes, ce qui vous permet de bénéficier de remises pour les paiements anticipés.

  • Gestion des erreurs / exceptions en temps réel : les alertes notifient les fournisseurs lorsqu’ils doivent émettre des factures conformes, éliminant le besoin des conversations téléphoniques. Des flux de traitement personnalisés sont aussi disponibles.

  • Visibilité en temps réel : les alertes notifient les fournisseurs sur le statut de leurs factures, ils n’ont donc plus besoin d’appeler pour connaître leur statut.

  • Enrichissement en temps réel : l’enrichissement automatique de la facture avec les données voulues, lorsque les fournisseurs ne peuvent pas les transmettre.

  • Conformité parfaite : toutes les actions sur les documents sont sauvegardées dans des fichiers journal, fournissant une piste d’audit complète.

Carrefour a réduit le taux d’erreurs des factures de 35% à 0,1%. Imaginez-vous l’impact que cela pourrait avoir pour votre entreprise.

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