Acheteurs | Réception des factures électroniques 2018-12-10T17:22:43+00:00

La première étape de l’automatisation de comptabilité fournisseurs: recevoir des factures

Réduisez les coûts de la comptabilité fournisseurs jusqu’à 60% en éliminant le travail manuel lié à la réception des factures fournisseurs, à leur vérification et à leur traitement. Remplacez les différents formats de factures d’entrée par un seul format préféré au niveau de l’entreprise, qui arrive automatiquement dans votre système comptable.

L’automatisation des factures électroniques accélère les processus d’acquisition, réduit les coûts et améliore les relations entre l’acheteur et le fournisseur. Notre plate-forme complète DocXchange, basée sur RPA, peut vous aider à obtenir tous ces bénéfices.

Défis rencontrés dans la réception des factures électroniques

Facturation non-standard

Les factures arrivent dans des formats divers: PDF joint à un e-mail, papier, xls ou même fax. Leur tri et leur approbation nécessite du temps.

Les discussions avec les fournisseurs pour changer les habitudes sont souvent difficiles. Notre plate-forme se charge aisément de tous ces formats et problèmes.

Erreurs et exceptions

Selon les mesures que nous avons effectuées avant l’implémentation de notre solution, 30 à 45% des factures contiennaient des erreurs. Leur correction implique des appels téléphoniques, des dizaines de mails et des discussions avec les fournisseurs.

Pourquoi ne pas passer à une plate-forme qui peut résoudre toutes ces différences et automatiser la correction des erreurs ?

Données manquantes

Les entreprises demandent que les documents reçus, y compris les factures, contiennent toute sorte d’informations obligatoires. Plusieurs fournisseurs ne veulent pas ou ne peuvent pas fournir ces informations. 

La recherche de données et leur saisie dans l’ERP est fatigante. Maintenant existe une solution plus simple : DocXchange

Valeur RPA dans le processus de la réception des factures électroniques

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Une solution unique pour toutes vos factures, y compris celles format papier !

Notre plate-forme DocXchange est compatible avec tous les formats (papier, pdf, csv, xml, txt …), tous les standards (EDIFACT, UBL, IDOC, VDA …) et tous les protocoles de communication (AS2, AS4, HTTP, OFTP, FTPS, SFTP …), garantissant la réception des factures électroniques exclusivement dans le format nécessaire à votre système ERP.

Pour les fournisseurs nous vous offrons plusieurs canaux d’entrée – y compris la dématérialisation des documents sur papier, le portail web ou la connexion ERP vers ERP, en trouvant des solutions appropriées à leurs capabilités technologiques.

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Activation rapide des fournisseurs

L’intégration de milliers de fournisseurs sur le système de facturation électronique est difficile. Notre équipe d’intégration s’occupe de toutes les activités connexes, y compris les tâches administratives et techniques, en vous permettant de vous concentrer sur le fonctionnement de votre affaire, comme d’habitude.

De plus, nous nous occupons de la structuration et de l’alignement du processus entre les fournisseurs et vos demandes d’activité.

EN SAVOIR PLUS

Données correctes et complètes conformément à vos règles métier, sans exception

Nos robots vérifient le format et la précision du contenu, sans aucune intervention humaine, en s’assurant que seules les données que vous approuvées entrent dans votre système.

Nous avons mis en place plus de 200 règles (nombre à la hausse), y compris reconciliation de voies (vérification croisée des informations sur plusieurs documents), enrichissement de contenu, messages de statuts, management automatique des exceptions et la gestion des erreurs, ainsi que des flux personnalisés pour l’automatisation des factures.

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Caractéristiques – support pour la « comptabilité en temps réel »

  • Exportation automatique dans le système ERP des métadonnées des factures, indépendamment du format des factures (pdf, xls, csv, etc.). Vous recevez des  factures électroniques directement sur le système préféré.

  • Règles de configuration : flux de traitement spécifique pour la réception des factures électroniques.

  • Saisie en temps réel des factures dans le système de comptabilité : notre robot agit en quelques secondes, ce qui vous permet de bénéficier de discounts pour les paiements anticipés.

  • Gestion des erreurs / exceptions en temps réel : les alertes notifient les fournisseurs lorsqu’ils doivent émettre des factures conformes, éliminant le besoin des conversations téléphoniques. De plus, des flux de traitement personnalisés sont disponibles.
  • Visibilité en temps réel : les alertes notifient les fournisseurs sur le statut de leurs factures, donc ils ne doivent plus appeler et demander sur leur état courant.

  • Enrichissement en temps réel : l’enrichissement automatique de la facture avec les données voulues, dans le cas où les fournisseurs ne peuvent pas les transmettre.

  • Conformité totale : toutes les actions sur les documents sont sauvegardées dans des fichiers journal (log), offrant une voie d’audit complète.

Carrefour a réduit le taux d’erreurs pour les factures de 35% à 0,1%. Imaginez-vous quelle différence signifierait cela pour votre entreprise.

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