Défis de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

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Défis de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

2018-08-24T16:00:20+00:00 By |Categories: Ressources|Tags: , , |0 Comments

Autant le processus de la comptabilité fournisseurs est mature, standardisé, son automatisation n’est pas aussi simple qu’il le parait. En réalité, les défis de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs sont nombreux.

L’échange de documents, la saisie des données et leur vérification sur plusieurs applications mènent à des complications dont les coûts sont difficilement estimables. Ceux-ci sont découverts uniquement en rétrospective, après la mise en œuvre de l’automatisation.

Le travail manuel génère de grands volumes de papier, de longs cycles d’approbation, des paiements en retard, des relations instables avec les fournisseurs et les acheteurs, des remises non-valorisées et une visibilité limitée des dépenses. Ce ne sont là que les conséquences directes. De plus, dans les entreprises avec lesquelles nous avons travaillé, nous avons observé un personnel surdimensionné, le moral en baisse des employés, des personnes qui ont été transférée temporairement dans d’autres départements vers la comptabilité fournisseurs uniquement pour faire face au grand volume de factures. Cela empêche les directeurs financiers, les directeurs exécutifs et les directeurs achat de se concentrer sur leur réel travail – innovation et croissance économique. En échange, ils s’occupent du contrôle des dégâts.

Paystream Advisors énumère dans le rapport 2017 Invoice Workflow Automation les défis identifiés par les professionnels dans le processus de la comptabilité fournisseurs, sur plusieurs paliers de revenu :Défis de l’automatisation de la comptabilité fournisseur

Défis liés à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

En groupant et identifiant les causes, nous avons réussi à réduire le nombre de ces défis de huit à seulement trois. Nous considérons les tâches manuelles comme une conséquence de ces trois causes. Si toutes les données étaient standardisées, correctes et structurées, les opérations manuelles pourraient être éliminées très tôt.

  • Documents non-standardisés – les factures arrivent sous une multitude de formats et de tailles : .pdf joint à un e-mail, sur papier, .xls ou même par fax. Le tri et leur approbation nécessitent beaucoup de temps. Les discutions avec les fournisseurs pour modifier leurs processus, n’ont pas de résultats, et s’ils sont disposés à effectuer des modifications, il est très possible qu’ils n’aient pas les ressources ou les habilités techniques nécessaires pour actualiser le logiciel utilisé et les processus associés.
  • Erreurs, exceptions, approbations et flux de travail – au moins 30 à 45% des factures contiennent des erreurs. Leur correction implique des appels téléphoniques, des dizaines de mails et des discutions aves les fournisseurs. De nombreux fournisseurs n’ont pas une commande d’acquisition associée – tel que les factures générales de charges. Les factures de charges générales doivent également passer par un processus d’approbation de durée, qui est habituellement manuel.
  • Données non-structurées – pour leurs besoins d’affaires, les entreprises demandent toutes sortes de données sur les factures d’entrée pour qu’elles soient postées sur leur ERP. De nombreux fournisseurs ne veulent pas ou ne peuvent pas fournir ces informations (tel que le numéro de la commande d’achat ou le numéro de la note de réception). Le traçage des données et leur ajout manuel en ERP est fatigant.

Dans le passé ont été faits des efforts pour l’automatisation de certaines tâches du processus de comptabilité fournisseurs, mais les résultats ont été non-concluants, parce qu’aucune des solutions n’a pas abordé tous les défis identifiés ci-dessus.

OCR

Par exemple, la technologie OCR (Optical Character Recognition) est louée pour le fait qu’elle résout tous les problèmes de captation des données des documents format papier. En réalité, les factures reprises par OCR touchent un faible taux de traitement direct (environ 30%) de la numérisation jusqu’au postage en ERP, sans intervention humaine. Les raisons sont multiples – des informations manquantes concernant les factures, des erreurs de numérisation, des erreurs de validation des commandes d’achat, la qualité de l’impression sur papier, etc. Toutefois, l’OCR, aussi sophistiqué qu’il soit, ne peut pas soutenir plusieurs règles de validation nécessaires pour les entreprises. Par exemple, pour l’un de nos clients de retail, nous avons mis en place plus de 130 règles et validation pour une seule facture. Ainsi, l’OCR lui seul n’est pas une solution viable.

RPA

Considérée comme la nouvelle technologie usuelle pour l’automatisation, la RPA (Robotic Process Automation) est juste un instrument d’un ensemble d’outils pour l’automatisation. Prise séparément, elle a des désavantages comme :

  • Des difficultés pour le classement au niveau d’entreprise, en l’absence de ressources significatives (servers, architectes de système, programmateurs, analystes de business, etc.)
  • Les processus « standard » se sont avérés souvent comme insatisfaisants, ayant besoin d’améliorations et d’ajustements qui alourdissent l’entreprise avec un niveau supplémentaire de gouvernance au niveau de IT
  • Dû à ces obstacles, le niveau d’efficience désiré est atteint avec retard

Facturation électronique

La facturation électronique pure représente un autre effort pour apporter un certain niveau d’automatisation. Toutefois, dans la pratique, la facturation électronique comprend uniquement EDI – l’échange électronique de données, un simple transfert de documents de fournisseurs aux acheteurs. Ainsi, vous éliminez le papier et réduisez les coûts de transport et éventuellement les coûts pour la saisie des données dans l’ERP. Mais la validation, le contrôle et la vérification sont toujours faits manuellement. Un autre désavantage des solutions de facturation électronique est le fait qu’il est difficile de convaincre les fournisseurs de s’intégrer dans un réseau et d’émettre des factures électroniques, nombreux préférant le statu quo. Conformément à une étude de Billentis, le taux d’adoption des facturations électroniques en 5 ans est d’environ 30% pour les fournisseurs, un taux beaucoup trop bas pour enregistrer des bénéfices significatifs.

ERP & BPM

Les ERPs et les instruments BPM se sont avérés limités pour l’automatisation réelle – il y a tant de versions, configurations et variantes de ces logiciels, qu’ils ne communiquent pas bien sans des investissements significatifs en personnalisations. Si nous tenons compte des règles d’information financière spécifiques à chaque pays, la situation se complique de plus en plus.

Aucune des solutions qui sont sur le marché n’offre de traitement direct vers ERP, tel que des processus secondaires, comme les contrôles, les flux de travail, la réconciliation des paies et la conformité.

Dans ce cas, qu’est-ce qu’il se passe avec l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

Une vraie solution RPA pour l’automatisation comptabilité fournisseurs doit traiter tous les défis énumérés ci-dessus et doit parcourir la totalité du processus d’automatisation de la comptabilité fournisseurs, non uniquement certaines parties.

Approche des défis dans l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Une solution qui s’occupe de tous les formats et tous les canaux

Si vous n’êtes pas un acheteur capable de dicter des délais à vos fournisseurs, vous avez besoin d’une solution pouvant accepter tout type de format envoyé par les fournisseurs. C’est la raison pour laquelle la plupart des solutions d’automatisation de Purchase-to-Pay (achats-ventes) n’ont pas de succès – ne peuvent pas accepter tous les formats et canaux, laissant l’acheteur négocier avec chaque fournisseur un format de document standard, qui est d’habitude un format de facture électronique. Dans la pratique, il est impossible : Billentis montre que, après 10 ans de recommandation d’une solution de facturation électronique, moins de 50% des fournisseurs ont mis en place la solution.

Pour notre plateforme base sur RPA, le mode dont les fournisseurs transmettent les documents est sans importance. DocXchange peut gérer des centaines de formats et canaux d’entrée, y compris des factures électroniques et même des documents papier et fichiers .pdf à l’aide de notre instrument OCR intelligent. Les robots captent les métadonnées, transforment le document en un format que l’acheteur peut recevoir et le transmet dans le ERP.

Bien sûr, l’option la plus rentable pour toutes les parties est celle où les fournisseurs transmettent des factures électroniques – établissant ainsi la base pour l’automatisation de la comptabilité clients. Nous avons une équipe qualifiée pour l’intégration des fournisseurs, qui a la tâche de soutenir les fournisseurs dans le processus de migration vers la facturation électronique – pour cela le taux d’intégration est de plus de 90% en 2-3 ans, beaucoup plus importante que la moyenne.

Erreurs, exceptions, approbations et flux de travail : un moteur de règles puissant qui assure la validation et la vérification du contenu

Les erreurs sont rencontrées partout – environ 35% des factures contiennent au moins une erreur. Le groupe Aberdeen estime que 82% des factures ont une exception. La façon d’approcher ces erreurs consiste à trouver les causes, qui, dans les départements de comptabilité fournisseurs, font partie des catégories suivantes :

  • Des erreurs humaines – ces erreurs sont identifiées rapidement par des robots et corrigées. La correction peut être réalisée par un employé ou par un autre robot, par un flux automatisé. Par exemple – des informations erronées, des champs qui ne contiennent pas les données adéquates ou les données dans le format demandé (tel que le numéro de commande), etc.
  • Des erreurs de données – les données de référence présentent assez souvent des écarts – des codes erronés de produits, des quantités, etc., qui provoquent souvent des livraisons erronées, des différences entre commandes d’achat et les documents de réception. Le remplacement d’un homme par un robot qui exécute des processus avec des données inappropriées ne fait qu’empirer la situation. Pour ce type d’erreurs, les robots ont besoin d’un dépôt de données de référence, à l’aide duquel ils réalisent des processus de vérification et de validation.

Dans un processus de comptabilité fournisseurs correctement automatisé, indépendamment de la façon dont les données ont été saisies, les robots sont capables d’identifier les erreurs de format et les erreurs de contenu et à effectuer des vérifications en fonction de nombreuses règles des affaires. Par exemple, pour l’un des clients de retail, nous avons appris les robots à effectuer plus de 140 vérifications pour une facture simple de fournisseur. Du calcul de la TVA jusqu’à celui des tolérances, nos robots comprennent toute règle d’affaires de laquelle vous avez besoin pour les documents d’entrée. Ce classement d’automatisation dépasse de beaucoup les habilités de certains instruments simples OCR.

De plus, les robots réalisent la vérification entre les différents documents (commandes d’achat, factures, etc.) et même avec le fichier de données de référence, de manière que l’ensemble du processus bénéficie d’une conformité et d’une traçabilité parfaites. Cela diminue beaucoup le temps nécessaire pour l’audit.

Toutefois, lorsque nous identifions des erreurs, les robots s’occupent seuls de la gestion des exceptions – notifiant les parties impliquées et suggérant des corrections sur la base des données antérieures. Certainement, peut-être vous préférez à gérer manuellement les exceptions, mais un rapport journalier de tous les documents traités et les erreurs spécifiques identifiées réduira considérablement le temps de travail.

Ensemble, ces règles de validation et l’instrument d’harmonisation des données de référence (DxCatalog) peuvent réduire le taux d’erreur de 35% à 0%.

Données non-structurées : enrichissement des données, harmonisation des données de référence

Le simple extrait de données exécuté par des robots dans un ERP n’est pas suffisant. Bien que les données soient 100% correctes et traçables, et que les employés ne perdent plus beaucoup de temps avec les activités manuelles, les entreprises ont besoin de données supplémentaires pour accompagner les documents (dans des buts de rapprochement). Nos robots sont instruits à savoir quelles sont les données manquantes, les rechercher et les introduire au bon endroit.

En conclusion, il n’y a pas une seule solution technologique qui peut résoudre tous les problèmes d’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Il faut planifier le processus de comptabilité fournisseurs pas à pas, du début jusqu’à la fin, savoir si l’un des pas peut être éliminé entièrement et seulement là, rechercher une solution s’occupant de tous vos besoins. Idéalement, une solution qui combine RPA avec OCR, avec facturation électronique et intégration facile avec ERP, tous dans le cloud – pour éviter de mettre encore plus de pression sur le département IT.