E-Boda – Plus proche de la comptabilité en temps réel

– Étude de cas d’automatisation du processus de la commande à l’encaissement –

Comme le montre cette étude de cas d’automatisation du processus de la commande à l’encaissement, les facteurs déclencheurs pour trouver une solution pour l’automatisation sont les paiements en retard et le très long temps nécessaire pour honorer les commandes.

E-Boda est un producteur et distributeur de produits électroniques de Roumanie. E-Boda couvre la majorité des catégories de produits électroniques, des smartphones à des hoverboards électriques. Avec un revenu supérieur à 10 millions d’euro en 2017, E-Boda est un acteur important sur le marché des produits électroniques, avec une distribution par la majorité des retailers, aussi bien en ligne, que dans les magasins.

Avec une petite équipe d’environ 30 employés, la recherche d’une solution d’automatisation du processus de la commande à l’encaissement a été une priorité sur leur agenda. En 2014, E-Boda a été approchée par l’équipe de DocProcess avec une proposition d’automatisation de leur processus de la commande à l’encaissement. Les bénéfices ont été instantanément visibles : la réduction des taux d’erreurs, l’élimination des tâches manuelles et des paiements reçus à temps.

Le processus de la commande à l’encaissement – un processus vital pour la croissance de l’entreprise

Le processus de la commande à l’encaissement est un processus qui comprend les ventes, les livraisons et les paiements pour des biens ou des services vendus. Il implique plusieurs sous-processus :

  • Gérer le crédit des clients
  • Gérer les commandes
  • Honorer les commandes
  • Distribution des biens
  • Facturation et réconciliation

La gestion de la vitesse et de la précision de ces processus – autrement dit, leur automatisation – est essentielle pour le développement de l’entreprise et la réduction des coûts. Capgemini Consulting a estimé qu’un processus électronique de la commande à l’encaissement, avec facturation électronique, a réduit le coût lié à l’envoi et au traitement des documents de 65%.

The Aberdeen Group a interrogé plus de 140 entreprises des domaines Finances, IT, Développement Business / Ventes et Opérations et a évalué leurs difficultés dans l’amélioration du processus de la commande à l’encaissement :

Pressions axées sur l'amélioration du processus de la commande à l'encaissement

Le Business avant l’automatisation

Avant l’automatisation du processus de la commande à l’encaissement, les employés E-Boda introduisaient et traitaient des commandes manuellement. Elles arrivaient dans une variété de formats et canaux : papier, fichiers pdf, e-mail, xls et devaient être introduites manuellement dans le ERP. Pour un seul commerçant, E-Boda a une moyenne de 500 commandes par mois, chacune avec plusieurs codes de produit (SKU). Une complication supplémentaire est le fait que la majorité des retailers réalisent des commandes par département, et non centralisées par magasin. Cela génère de grandes quantités de données qui doivent être gérées par divers employés de E-Boda.

La copie des données des commandes dans l’ERP durait quelques minutes pour chaque commande et incluait également quelques appels téléphoniques pour clarifier les codes des produits ou les quantités.

Sur la partie de facturation, avant de passer à la facturation électronique, E-Boda devrait attendre quelques jours avant de savoir si une facture a été émise correctement et acceptée par l’acheteur. Cela conduisait à des retards dans la réalisation des paiements et à de mauvaises prévisions concernant le flux de numéraire.

Le Business après l’automatisation

DocProcess a suggéré au producteur un processus complet de traitement électronique de ce flux. Ainsi, les commandes arrivent directement dans l’ERP de E-Boda. Les responsables de ventes approuvent ensuite les commandes et confirment la réception de la commande. Une fois la marchandise préparée pour l’expédition, l’avis d’expédition électronique est envoyé vers les magasins, pour réaliser la préparation pour la réception. E-Boda reçoit ensuite l’avis de réception électronique dans l’ERP et émet la facture électronique. Tous ces documents et messages de statuts sont émis électroniquement entre l’ERP de E-Boda et l’ERP de chaque acheteur.

La baisse du taux d’erreur a été observée immédiatement. « Lorsque le représentant du service de clients saisit les commandes manuellement, la probabilité qu’il introduise des données erronées est grande. Il peut saisir des codes erronés de produit ou des quantités. », dit Marius Ungureanu, Key Account Manager E-Boda. « Il est très facile de faire des erreurs, mais ceci a été éliminé ».

Avec la plateforme d’automatisation DocProcess pour le processus achat-vente et le processus de la commande à l’encaissement, E-Boda bénéficie maintenant de :

Coûts plus faibles

L’élimination des coûts de gestion du papier (impression, expédition, duplication), ainsi que les tâches manuelles associées, les e-mails de clarification et les appels téléphoniques, ont mené à une baisse significative des coûts avec la gestion des clients. Nous estimons une baisse d’environ 70% des coûts.

Cycles de ventes plus rapides

Si auparavant le traitement durait quelques bonnes minutes pour chaque commande, maintenant ce processus est finalisé en quelques secondes. La plateforme DocXchange peut traiter et améliorer des documents en millisecondes, plus vite que tout robot front-end.

Paiements rapides et prévisions améliorées du flux de numéraire

Les commandes, les avis d’expédition et les factures sont validées en fonction des règles spécifiques de chaque business de chaque acheteur, avant d’arriver dans les systèmes de management de l’acheteur. Ainsi, E-Boda peut éviter les erreurs des documents, erreurs qui mèneraient à des factures rejetées et des paiements en retard.

Niveaux améliorés de services pour les clients

La préparation des commandes et des factures correctement et à temps rend les acheteurs satisfaits – ainsi que les managers des magasins, le personnel du département de comptabilité fournisseurs. Dans l’ensemble, l’interaction avec les acheteurs a baissé sur la partie de traitement. Cela a permis à E-Boda d’allouer plus de temps pour le développement des ventes.

Les étapes pour un projet du processus de la commande à l’encaissement

DocProcess initie un projet du processus de la commande à l’encaissement avec une évaluation complète des processus, tâches et documents échangés entre les vendeurs et acheteurs. Au cours d’une semaine, les conseillers peuvent analyser la situation actuelle et peuvent organiser des interviews avec les départements de finances, logistique et ventes visant les points difficiles et la situation voulue.

L’étape suivant est la simplification du processus de la commande à l’encaissement, éliminant les pas sans valeur ajoutée. L’automatisation des tâches erronées ne fait qu’empirer les choses plus rapidement. Dans cette étape, les conseillers configurent les règles d’affaires que tous les documents d’entrée et de sortie doivent respecter. Par exemple, s’il y a des acheteurs qui ont accès seulement à un sous-ensemble du portefeuille de produits ou ont une exigence minimale de quantité de commande, DocProcess peut configurer les robots DocXchange pour les vérifier.

Les documents reçus (commandes, avis de réception) sont vérifiés du point de vue du type (papier, pdf, xls, xml etc.), du format et du canal d’entrée – puis transformés dans le format voulu pour l’ERP du vendeur. Ainsi, aucune des parties ne doit pas modifier les processus ou la technologie.

Enfin, est ajouté un module de facturation électronique pour atteindre les objectifs finaux d’un projet d’automatisation du processus de la commande à l’encaissement : baisse des factures non-encaissées et baisse du coût de traitement des créances.

Recommandations

Le processus d’automatisation des commandes est graduel, tel que montré dans l’étude de cas d’automatisation du processus de la commande à l’encaissement. En 2014, l’automatisation des commandes était encore une nouveauté dans les opérations entre les entreprises. Cependant, à présent, elle gagne du terrain dans les opérations de retail, bancaires, d’assurances et de production, où des milliers de documents sont transférés électroniquement entre les parties. Robotic Process Automation est une solution élégante à cette fin, particulièrement les robots qui travaillent dans le back-end, où les transactions ont une rapidité extraordinaire et doivent tenir compte des validations voulues par les parties.

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Faits marquants

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Produits électroniques

Automatisation des commandes

Facturation électronique

Avis d’expédition

Avis de réception

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