EDI est là pour perdurer

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Pourquoi devriez-vous renoncer dès aujourd'hui à vos interactions obsolètes et à vos processus analogiques ?

Le monde avance, votre entreprise aussi. La crise sanitaire actuelle nous a montré que nous devons faire face à la nouvelle normalité et trouver des moyens de continuer à exister et encore, de prospérer. Il en va de même pour les entreprises, car la technologie a (re)façonné tous les domaines et industries connus, stimulant le développement économique.

"Dans la prochaine décennie, nous connaîtrons plus de progrès qu'au cours des 100 dernières années."

Peter Diamandis, Cofondateur de Singularity University cité par McKinsey

La même recherche McKinsey montre que 50% des activités professionnelles d'aujourd'hui pourraient être automatisées d'ici 2050, alors que la tendance à l'automatisation et à la visualisation des processus continuera à croître. La question est donc : où vous positionnez-vous dans la photo de la prochaine décennie ?

L'automatisation crée de la dépendance et ses avantages sont innombrables : des économies de coûts tangibles à la transparence des données et à la disponibilité en temps réel, tout en rationalisant les processus pour stimuler la croissance de l'entreprise. Elle permet une amélioration continuelle des processus métier et stimule les autres qui sont entraînés dans sa rotation. Dans l'industrie B2B, il existe depuis longtemps une norme pour faire des affaires avec d'autres organisations. Un standard qui perdure aujourd'hui et pour les années à venir, fondamental pour l'automatisation et la transformation numérique.

Ce standard s'appelle EDI.

Que signifie EDI et pourquoi est-il important pour votre entreprise ?

Donc, si vous souhaitez partir du bon pied votre voyage vers l'automatisation, vous devrez envisager de vous débarrasser du « papier ». Pourquoi? Parce que le papier détruit même les processus les plus soigneusement planifiés et représente un handicap. Les documents papier coûtent des centaines d'heures à remplir et des centaines d'Euros à transporter et à stocker. Pire encore, les erreurs de documents papier ou image peuvent facilement perturber vos processus métier et ceux de vos partenaires. C'est là qu'intervient l'« EDI ».

EDI, qui signifie l'échange de données informatisé, est la communication inter-entreprises de documents commerciaux dans un format standard. Ce format électronique standard remplace les documents papier tels que les bons de commande ou les factures.

Avant l'EDI, les affaires se faisaient en déplaçant des documents papier, ce qui consommait énormément de temps et de ressources et ne pouvait pas offrir la flexibilité qu'un échange électronique aurait pu. C'est le cycle de facturation « classique » c'est-à-dire le transfert d'informations de votre système informatique back-end vers le système back-end de votre fournisseur : d'un ERP à un autre ERP, ou d'une solution comptable à une autre solution comptable.

Cycle de facturation avant l'EDI

Par nature, l'EDI remplace le courrier postal, le fax et le courrier électronique, qui ne font que charger encore plus le travail manuel d'une entreprise et génèrent des pertes de revenus et d'erreurs. L'EDI envoie et reçoit électroniquement des documents dans un format structuré selon un ensemble de normes standards établies entre vous et vos partenaires commerciaux et crée un moyen sécurisé et sans papier de se connecter directement à eux. Tout document de transaction EDI doit contenir une quantité spécifique de données vitales.

La première étape consiste à numériser vos données – c'est-à-dire que toutes les informations disponibles sur papier seront transposées dans un format numérique, afin qu'elles puissent être stockées, traitées et transmises sur un ordinateur. Ce processus est également appelé «dématérialisation ». La dématérialisation s'effectue à travers une série d'actions telles que : réception du document, tri et indexation, numérisation, OCR - Optical Character Recognition (une technologie par laquelle le texte numérisé est transformé en une image, qui à son tour est analysée automatiquement pour la reconnaissance des caractères), les validations fiscales et personnalisées, et enfin l'export vers des applications métiers ou une archive électronique.

Les entreprises du monde entier s'appuient sur l'EDI pour leurs importants échanges de données B2B, car il s'agit d'un moyen standardisé et efficace de communiquer avec tous les membres de leur écosystème commercial, c'est-à-dire tous les partenaires commerciaux tels que les clients, les fournisseurs, les vendeurs et autres entités. En automatisant les transactions sur papier, les organisations peuvent gagner du temps et éliminer les erreurs coûteuses causées par le traitement manuel.

Selon ce rapport d'Aberdeen, investir dans l'automatisation réduit considérablement les délais d'exécution, tout en améliorant l'exactitude du traitement des factures. 46% des entreprises leaders de l'automatisation suivent la stratégie d'investir dans l'automatisation des processus de réception des factures et des flux de travail dans le but d'augmenter le temps de traitement, de réduire le taux d'erreur de traitement des factures et d'augmenter le taux de paiement à temps.

EDI évolue

La dématérialisation est la première étape de l'automatisation. Vous gagnerez en précision, temps et économiserez sur les coûts associés au traitement manuel

Les perturbations affectent les chaînes d'approvisionnement de différentes manières. Pour cela, vous auriez besoin des solutions EDI modernes, capables de vous aider à vous adapter rapidement au paysage en constante évolution et au rythme dont les partenaires commerciaux échangent des documents transactionnels. L'extension de l'EDI avec des capacités ou des connecteurs d'interface de programmation d'application (API) permet une approche d'intégration B2B plus flexible avec vos partenaires. Les API et les connecteurs facilitent un lien direct avec un système transactionnel, comme par exemple un ERP. À même temps, les EDI modernes sont déjà programmés pour s'intégrer à plusieurs ERP, ce qui simplifie le transfert des données puisque le serveur opérant le transfert de fichiers intermédiaires et les processus associés sont supprimés.

Les solutions EDI modernes s'enrichissent avec des APIs et des connecteurs pour assurer une connexion plus facile avec les systèmes transactionnels de vos partenaires

Les bénéfices des solutions modernes EDI

« Alors, qu'est-ce que j'y gagne ? », me demanderez-vous… Implémenter un EDI moderne basé sur le cloud ou migrer vers un cloud vous permettra de :

  • Gagner du temps et de l'argent : réduisez les tâches manuelles à faible valeur ajoutée et économisez sur le traitement des factures, le contrôle des données, la gestion des exceptions et l'élimination physique des documents.
  • Améliorer la précision des données : finit la saisie manuelle des données ! En règle générale, la saisie manuelle des données entraînera des erreurs. Même si 1% des commandes sont saisies de manière incorrecte, ces valeurs mal placées créeront des maux de tête pour l'ensemble de l'organisation.
  • Accélérer les cycles de vente et d'achat : réduire le temps de traitement. Lorsque vous pouvez échanger automatiquement des documents transactionnels avec vos partenaires commerciaux en quelques minutes au lieu de plusieurs jours, votre organisation peut terminer les cycles commerciaux plus rapidement.
  • Gagner en visibilité et en conformité : bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur vos processus, à travers l'ensemble de votre écosystème. Vous et vos partenaires saurez à tout moment si un document a été créé, envoyé ou approuvé.
  • Améliorer les relations avec vos partenaires d'affaires : travaillez dans un langage commun et résolvez les litiges plus rapidement (moins d'exceptions, d'erreurs ou de plaintes).

Alors et maintenant...

Tout au long de l'histoire, l'EDI a facilité le commerce « sans friction », a aidé à éliminer les processus papier manuels et a rationalisé l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement grâce à l'automatisation. Il restera largement utilisé dans les zones établies pour les années à venir et est définitivement là pour rester.

DocProcess a développé une plateforme EDI moderne, intelligente et personnalisable pour vous aider à numériser chaque interaction, document et traitement et à relier les points au sein de votre écosystème d'affaires. BEA est une plateforme cloud SaaS, flexible et facile à intégrer car elle est capable de prendre en charge plus de 200 ERP et logiciels de comptabilité. Nos solutions modulaires sont totalement indépendantes de la plateforme et peuvent être utilisées par les entreprises quels que soient leur taille, leur type ou leurs capacités techniques. Nous vous aidons à prendre le contrôle des processus à l'intérieur de votre entreprise et à exploiter les opportunités qui se trouvent au sein de votre écosystème.

Manager une affaire aujourd'hui, c'est comme monter sur un manège : pour rester enthousiaste et au top, il faut continuer à rouler et à s'adapter à la nouvelle normalité de la vie.

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