La facturation électronique en France : de la contrainte à l'opportunité

Le sujet de la facturation électronique est sur le devant de la scène mondiale depuis quelque temps et le plus récent rapport Billentis fait un état des lieux pertinent, en catégorisant les pays en fonction de l'état de leur adoption de la facturation électronique en: Leaders (les champions de l'adoption), Average (adoption moyenne), Developing (en train d'implémentation), Laggards (les pays qui traînent dans l'implémentation).

Aperçu et prévisions du marché mondial de la facturation électronique 2021

Pourquoi est-ce un sujet important ? Parce que les avantages parlent d'eux-mêmes. La facturation électronique réduit considérablement le coût de traitement d'une facture, diminue la probabilité de litiges de facturation, élimine les erreurs de saisie manuelle, augmente la visibilité sur les délais de paiement, augmente globalement la conformité fiscale et réduit la dépendance au traitement du papier et, par conséquent, crée un lieu de travail plus vert et plus durable.

Au niveau européen, en 2014 l'UE a publié la directive 2014/55/UE sur la facturation électronique et les marchés publics. Certains pays tels que la France, l'Allemagne et l'Italie ont bien avancé dans la mise en œuvre de la directive.

En France, toutes les entreprises doivent être capables de recevoir des factures électroniques à partir de 2024

En France, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Puis, la Loi de Finances de 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. L’ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions.

Les obligations de facturation électronique seront imposées :

  • à compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis;
  • à compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises;
  • à compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire;
  • à compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Après avoir eu une expérience positive avec ce système, le gouvernement français a élaboré un cadre équilibré pour les transactions B2B (Business-to-Business) ainsi que B2C (Business-to-Customer) à l'avenir. À ce stade, les spécifications exactes sur ce à quoi ressemblera la mise en œuvre technique n'ont pas encore été publiées. Mais l'ordonnance officielle no. 2021-1190 du 15 septembre 2021, a fixé les grandes lignes de cette réforme :

  • L'ordonnance prévoit une solution à deux volets endant obligatoire la facturation électronique (e-invoicing) et la transmission électronique des données de transaction (e-reporting).
  • La réception des factures électroniques sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er juillet 2024. Le déploiement de l'émission obligatoire des factures électroniques dépend de la taille de l'entreprise : 1er juillet 2024 pour les entreprises, 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille moyenne et 1er janvier 2026 pour les moyennes et petites entreprises et les micro-entreprises.
  • La déclaration électronique obligatoire sera déployée selon le même calendrier prolongé.

Le gouvernement français a choisi le modèle en « Y »: les entreprises peuvent choisir entre une plateforme de dématérialisation privée certifiée par l'État ou le portail public, Chorus Pro, qui gère déjà la facturation électronique pour le secteur public (B2G). Ce choix dépendra de la maturité numérique de chaque entreprise : celles déjà équipées d'un système de facturation électronique pourront rentabiliser leur investissement. Les autres devront investir dans une solution privée ou choisir de travailler avec Chorus Pro. À présent, le portail Chorus compte à peu près 54 millions de factures et on estime qu'à partir de 2026 - quand toutes les entreprises seront passées à l’utilisation de la facture électronique, cette plateforme nationale devra supporter environ 4 milliards de factures !

Le modèle Y permet de choisir entre une plateforme de dématérialisation privée certifiée par l'État ou le portail public.

Cette réforme concernera 4 millions d’entreprises françaises et étrangères immatriculées à la TVA en France. Comme mentionné, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises doivent être capables de recevoir des factures électroniques. Cela veut dire qu'elles doivent désormais se pencher sur ce sujet stratégique pour être prêtes et mener à bien leur projet résolument.

Comment se préparer pour passer à ce nouveau système de facturation ?

D'abord, les entreprises devraient faire un état des lieux et s'assurer qu'au niveau fiscal, elles respectent les mentions de facturation déjà existantes, que tout est fait correctement par rapport au traitement du TVA appliqué aux opérations, d'avoir une vue d'ensemble sur les flux des factures qui entrent et qui sortent, si les factures sont en format papier, ou pdf., ou des images etc. Cela les aide à comprendre leur environnement pour mieux appréhender cette réforme et de voir comment faire évoluer au mieux leurs processus de gestion P2P.

Il existe aujourd'hui 26 mentions légales sur les factures, que vous devez intégrer dans votre système et une opportunité énorme d'utiliser les plateformes d'automatisation à votre avantage. La digitalisation permet de faire un rapprochement parfait entre les infos mentionnées sur vos factures fournisseurs et les infos requises par l’État, puis entre les factures que vous recevez de vos fournisseurs et les infos obligatoires demandées par votre système interne (ERP).

En plus , un dossier de spécifications externes été publié en octobre l'année dernière, dans le but de définir le contexte et objectifs de la facturation électronique, son cadre réglementaire, la description fonctionnelle de la solution et des formats portant sur les flux d’échange. Ces spécifications décrivent 3 possibilités de transmission de la facture électronique à l’administration fiscale:

1. Directement dans le portail public de facturation. Celui-ci permet aux entreprises de déposer les factures, créées par leurs soins dans un format structuré ou mixte, sous forme de flux :

  • Par chargement du fichier sur le portail ;
  • Par transfert de fichier, en utilisant l’un des protocoles disponibles (SFTP, AS2, AS4) ;
  • Par transfert de fichier, en utilisant l’API mise à disposition.

A réception, le portail public de facturation procède à un contrôle des données.

2. À travers un opérateur de dématérialisation (OD) qui peut offrir un service à valeur ajoutée aux entreprises pour la gestion des factures émises et reçues. Il pourra se substituer à ses clients pour toutes les actions automatisées (mode EDI ou API) réalisées sur les factures auprès des plateformes choisies par ces derniers. En revanche, il ne sera pas habilité à transmettre des factures aux plateformes des destinataires, ni extraire les données pour l’administration.

3. À travers une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) 3.offrant des services enrichis par rapport au portail public de facturation avec la possibilité d’utiliser des formats ne faisant pas partie du socle minimum (selon l’offre de service de la plateforme). La plateforme de dématérialisation partenaire choisie par le fournisseur (plateforme d’émission) aura la possibilité de transmettre directement la facture à la plateforme de l’acheteur. Si cette dernière est également une PDP, alors la plateforme d’émission devra transmettre l'extraction des données vers l’administration (au portail public de facturation). La plateforme de dématérialisation partenaire choisie par l’acheteur (plateforme de réception) aura la possibilité de mettre à jour l’annuaire en son nom, pour la gestion des données d’adressage le concernant.

Le dispositif de facturation en Y choisi dans le cadre de la réforme nécessite la mise en place d’un annuaire permettant aux différentes plateformes de dématérialisation partenaires d’adresser les factures aux destinataires et de sécuriser les échanges B2B. Ainsi l’annuaire est une ressource clef du portail public de facturation mise à disposition des entreprises pour adresser les factures, statuts et données de facturation au bon destinataire, que ce soit en mode portail, EDI ou service. Ce service est proposé par le portail public de facturation aux plateformes de dématérialisation partenaires pour assurer le routage des factures. C’est une base de données fiable qui peut alimenter les annuaires des PDP afin de garantir la fiabilité des échanges.

Tout cela pour commencer à se préparer.

Transformer la contrainte en opportunité

Comme toute évolution, il est important de se poser les bonnes questions et de ne pas attendre le dernier moment pour lancer son projet car celui-ci touchera aussi bien les départements métier, fiscalité, qu’informatique. Pourquoi ne pas profiter de cette opportunité pour réévaluer et digitaliser l'ensemble vos processus ?

Le passage à la facturation électronique représente une formidable opportunité pour se distinguer, automatiser de nombreuses tâches chronophages et nourrir des relations de confiance avec ses partenaires commerciaux. Le fait de choisir une plateforme d'automatisation capable non seulement de vous soulager de la peine de la dématérialisation et traitement de vos factures, mais surtout de vous mettre à l'abri de la conformité légale par rapport aux informations qui doivent être contenues sur une facture, peut vous offrir beaucoup d'autres services à valeur ajoutée.

Nous avons développé une solution de facturation électronique vous permettant à gagner une visibilité complète sur les processus comptables et assurer votre conformité globale, en vous aidant à optimiser votre traitement des factures. Elle est aussi disponible pour les transactions B2B.

Vos bénéfices ?

  • Envoi et réception des factures: vous pouvez échanger toutes les factures de manière électronique et sécurisée, quelles que soient les capacités de facturation de vos partenaires ou les formats souhaités (papier, PDF, EDI, XML, etc.).
  • Conformité et traçabilité: vous réduisez le risque de sanctions liées au non-respect de la réglementation. Vous pouvez assurer votre conformité fiscale grâce aux contrôles et calculs fiscaux avancés.
  • Compatibilité: vous pouvez émettre ou recevoir les factures en quelques secondes. Notre solution est compatible avec les protocoles Peppol et avec plus de 200 systèmes ERP et format de fichier requis.
  • Aucune erreur ou facture manquante: vous assurez l'intégrité des factures même les plus complexes grâce à notre système avancé de rapprochement qui vérifie la cohérence des données entre autant de documents et de types de documents que nécessaire.
  • Sécurité et conformité des données: protégez les documents de l'envoi à la réception, grâce à nos protocoles de transfert sécurisés et des mesures de sécurité étendues, ainsi qu'à un processus de sauvegarde à plusieurs niveaux.

Nous vous aidons à vous connecter à votre écosystème de partenaires pour envoyer des bons de commande, recevoir des factures par voie électronique et gérer leurs données, vous permettant d'éliminer les processus manuels, de réduire les coûts de traitement et d'assurer la conformité globale avec des protocoles tels que Peppol, IDOC, cXML, UBL, EDIFACT, OIOUBL etc.

Et puisque les opérations et les processus de votre entreprise n'existent pas dans un vide et la communication entre vous et vos partenaires passe par des systèmes complexes, vous avez besoin de solutions intelligentes pour vous aider à prendre le contrôle de vos processus internes, ainsi que de ceux qui vous connectent à votre écosystème d'affaires. Choisir la plateforme d'automatisation qui répond le mieux à vos besoins n'est pas toujours facile, mais avant de vous décider, n'oubliez pas de considérer l'avantage majeur que vous en retirerez, qui est celui de pouvoir transformer votre écosystème d'affaires dans un moteur de croissance.

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