Débarrassez-vous du papier et passez au vert
Le développement durable n'est pas un mot à la mode ! Il est devenu de plus en plus important pour les entreprises modernes et compétitives. Être vert et prendre soin de l'environnement et de nos ressources naturelles est un aspect clé de toute stratégie à long terme. L'un des principaux objectifs à l'ordre du jour est la dématérialisation, car non seulement cela amorce le voyage vers la transformation digitale, mais cela contribue également à protéger la nature.
Dans un monde où près de 80 % des transactions sont encore effectuées sur papier et saisies manuellement dans un ERP ou un autre système existant et où 50 % des entreprises impriment encore leurs documents à des fins d'archivage, l'automatisation change la donne.
Combien de papier consommons-nous d'habitude ?
On estime qu'un pin standard produit environ 10 000 feuilles de papier. En regardant les choses d'une autre manière, une rame de papier (soit 500 feuilles) utilisera 5% d'un arbre. Utiliser seulement 5 % d'un arbre pour une rame de papier peut sembler une petite quantité, mais si l'on considère le nombre de boîtes de papier que les bureaux utilisent régulièrement, cela s'additionne rapidement.
Comment pouvons-nous faire une différence ?
La première étape pour ne plus utiliser du papier est la dématérialisation (également connu sous le nom de numérisation). C'est-à-dire que toutes les informations disponibles sur papier seront transposées dans un format numérique, afin qu'elles puissent être stockées, traitées et transmises sur un ordinateur. Lorsque vous commencez à numériser, vous mettez en place un système EDI.
EDI, qui signifie l'échange de données informatisé, est la communication inter-entreprises de documents commerciaux dans un format standard. Ce format électronique standard remplace les documents papier tels que les bons de commande ou les factures. L'EDI permet aux partenaires commerciaux de communiquer entre eux rapidement et facilement.
Nous avons parlé de l'importance de l'EDI pour les entreprises dans un autre article.
Comment cela aide ?
- Un arbre = 10,000 feuilles A4 et beaucoup d'eau gaspillée.
- L'EDI aide à économiser de l'eau : une tonne de papier = 200,000 feuilles A4 = 24,400 litres d'eau à produire.
- L'EDI réduit les traces du papier.
Quoi de plus ?
Avouons-le : le papier est un handicap, à la fois au sens physique, mais aussi au sens juridique. Et puisque nous parlons de documents légaux, les factures doivent être imprimées, transportées et stockées conformément aux normes légales.
Stocker les factures papier et les documents associés dans les meilleures conditions signifie que votre espace de stockage sera considérablement réduit au fil du temps. Cela peut devenir un fardeau, en particulier dans les pays où le stockage est obligatoire.
Par exemple, en Roumanie, le stockage de ces documents juridiques doit être maintenu pendant au moins… 10 ans! En France également, les documents relatifs aux comptes annuels doivent être conservés pendant 10 ans, y compris les factures clients et fournisseurs et les bons de commande. Les déclarations en douane, quant à elles, doivent être conservées pendant 3 ans. Quel cauchemar !
La production, la gestion, l'impression ou l'envoi de documents génèrent des coûts de management des documents importants et interfèrent avec l'intégrité de vos documents. Les problèmes de conformité sont aussi présents que les risques de perte de documents à cause d'une erreur humaine, de catastrophes naturelles ou d'attaques malveillantes. Pourquoi passer par tous le tourment alors que vous pouvez facilement relever ces défis avec une archive éléctronique numérique?
Un choix durable
Il y a encore l'histoire du traitement manuel comme étant un « mangeur » de temps et d'argent. La vérité est que tout le travail manuel coûte cher, surtout si vous avez un volume élevé de documents qui entrent et sortent quotidiennement de votre entreprise. Dans ce cas, il faut une main-d'œuvre importante pour saisir manuellement les données à partir d'un papier ou d'un PDF, par exemple, dans votre ERP existant ou un autre système de back-office. Et si votre entreprise se développe, le traitement manuel n'est pas une solution évolutive, à moins qu'il ne fasse partie de la stratégie de votre entreprise visant à recruter davantage d'employés pour cette tâche.
Pendant plus de 16 ans, DocProcess a aidé les entreprises à rationaliser et automatiser leurs processus métier et à prendre le contrôle de ces processus à travers l'ensemble de leur écosystème de partenaires, en les connectant digitalement avec leurs clients, fournisseurs ou partenaires financiers et logistiques. Un de nos services est la dématérialisation. Nos équipes vous aideront à vous dématérialiser en un clin d'œil. Tout comme les BPO, nos opérateurs peuvent s'attaquer à chaque étape de la dématérialisation du papier, de bout en bout. Nous recevons, trions et indexons les documents, puis nous capturons leurs données, les validons et stockons les documents électroniques résultants en toute sécurité.
Outre tous les avantages commerciaux de la dématérialisation, chaque document électronique qui transite notre réseau (plus d'1 million chaque année) contribue directement à un environnement plus durable pour un impact positif à long terme. En effectuant le changement, vous réduisez immédiatement votre consommation de papier, éliminez les émissions produites par les services de livraison physiques (postaux) et bénéficiez de l'avantage de pouvoir gérer votre entreprise depuis n'importe quel endroit, bureau ou domicile.
Nous sommes fiers de dire qu'au cours des 8 dernières années, nous avons aidé les entreprises clientes à économiser pas moins de 8,300 arbres, soit 415 tonnes de papier.
La mise en œuvre d'un EDI augmentera l'efficacité de votre entreprise et vous aidera à respecter les engagements de durabilité que vous avez pris. De plus, la dématérialisation rendra votre entreprise plus verte et le monde un endroit plus sain à vivre.
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