S’il existe de nombreux scénarios auxquels les entreprises d’aujourd’hui se préparent — des difficultés financières, aux litiges, à la concurrence agressive — certains scénarios demeurent toutefois impossibles à prévoir et assurer la continuité de l’activité devient alors un défi considérable.

Catastrophes naturelles, crises sanitaires, crises économiques : ce sont des scénarios qui n’affectent pas juste votre entreprise. Ils affectent l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise et, bien souvent, l’économie toute entière. De plus, ces événements et leur impact ne peuvent être évités, seulement atténués.

Selon une étude récente conduite par Deloitte, 96% des CEO s’attendaient à faire face à des difficultés et perturbations majeures de leurs perspectives de croissance. De même, une étude de Virtualization Review et Datrium montre que 89,6% des responsables informatiques préconisaient le renforcement des capacité de réponse aux sinistres.

Compte tenu de l’aggravation de l’épidémie de Covid-19 et de l’intensification des mesures prises afin d’y répondre, nous vous proposons quelques recommandations qui vous aideront à protéger votre entreprise et à assurer la continuité de l’activité, tout en maintenant votre trésorerie à flot.

1. Assurez-vous de l’existence d’une stratégie de gestion des risques

La crise actuelle a révélé de nombreuses lacunes en matière de stratégie de gestion des risques des entreprises. La mise en place d’une telle stratégie – même si vous vous trouvez déjà en plein milieu de crise – est prioritaire. Dans le cas des petites et moyennes entreprises, réunir les principales parties prenantes pour faire le point sur ce sujet peut suffire. Les grandes entreprises quant à elles devraient suivre un modèle de gouvernance des risques tel que le système « Three Lines of Defence » ou bien un système d’évaluation des risques plus général.

Dans tous les cas, le plan doit comprendre une analyse des risques, des vulnérabilité et des coûts, ainsi que de l’impact sur les capacités de travail. Enfin, une stratégie de gestion des risques adéquate doit également communiquer des attentes réalistes aux parties prenantes tant internes qu’externes.

2. Assurez le capital humain

En période de crise, les question de gestion du capital humain deviennent particulièrement difficiles. La sécurité de l’emploi devient une préoccupation majeure des salariés. Il est donc essentiel de pouvoir les rassurer, mais aussi de maintenir une vue réaliste quant à leurs rôles et de pendre les mesures possibles afin d’assurer la continuité du travail.

La présence physique de ces salariés est-elle vitale pour le bon fonctionnement de votre entreprise sur cette durée ? Peuvent-ils travailler à distance ? Les rôles sont-ils bien adaptés aux besoins actuels ou conviendrait-il de réaffecter temporairement certains employés à des processus auxiliaires ?

Ces questions sont importantes non seulement d’un point de vue humain et commercial, mais aussi en vue des fortes fluctuations du marché du travail suite aux crises majeures. Une chose reste claire : vos collaborateurs sont votre plus grand atout !

3. Protégez vos données

Les données de l’entreprise et de ses clients sont une autre ressource clé. Ces données sont-elles disponibles uniquement sous forme physique ou disposez-vous également des sauvegardes numériques ? Vos documents sont-ils stockés de manière sûre et conforme, ou sont-ils simplement placés dans des classeurs, dossiers ou éparpillés sur plusieurs ordinateurs ?

La numérisation de vos documents papiers (de préférence en amont de crise) ainsi que le recours à l’archivage électronique sont absolument essentiels durant ces périodes critiques. L’utilisation de plateformes en cloud ou SaaS compte de très nombreux avantages, mais il est également important de s’assurer de leur sécurité.

Il est impératif que votre fournisseur respecte quelques règles de base en matière de sécurité et de confidentialité. Idéalement, il devrait également être capable d’assurer des mesures plus avancées, telles que le chiffrage et les sauvegardes et récupérations en cas de sinistre.

Si vous échangez régulièrement des informations sensibles, des mesures de sécurité internes supplémentaires devraient également être mises en place. Notre guide sur la sécurité des factures vous offre davantage d’informations sur risques liés à l’échange ouvert de documents juridiques.

4. Débarrassez-vous du papier et du traitement manuel des documents

Étroitement liée à la protection de vos données, l’élimination du papier est non seulement une bonne stratégie de prévention en cas de crise, mais c’est aussi une étape inévitable de la transformation digitale. L’élimination du papier peut être réalisée aisément grâce aux technologies OCR et EDI.

Les documents papier (des contrats internes aux factures fournisseurs) présentent des inconvénients majeurs qui sont sources de risques pour votre entreprise et vos collaborateurs. Maniements, échanges physiques, transport, stockage ; toutes ces opérations requièrent de multiples contacts humains et déplacements en dehors du domicile, qui peuvent facilement être évités à l’ère du digital.

Le traitement sans intervention humaine des documents doit donc être un objectif prioritaire pour les managers de risques et autres responsables : assurer le télétravail des employés est impossible si leur travail dépend de documents physiques !

5. Automatisez les processus clés

Afin de protéger au mieux vos salariés et votre entreprise, vous devez vous assurer que tous les processus clés qui ne nécessitent pas absolument d’intervention humaine sont automatisés. L’automatisation des tâches à elle-même ne suffit pas ; c’est l’automatisation des processus métier qui peut vraiment faire la différence.

Par exemple, le recours au papier et aux processus manuels peuvent être réduits significativement grâce à la facturation électronique ou solution d’automatisation P2P. Toutes les renégociations de contrats susceptibles d’avoir lieu lors d’événements imprévus peuvent elles aussi être effectuées sans problème à l’aide d’une solution de gestion des contrats.

Les départements achats et financier-comptables ne sont pas seuls à pouvoir bénéficier de ces solutions. En effet, les compagnies de logistique et Supply Chain peuvent réduire leur nombre d’employés sur le terrain.

Étant donné que nous sommes une entreprise dédiée à l’automatisation de l’écosystème de l’entreprise, nous n’insisterons pas davantage sur point. Cependant, nous pouvons vous fournir quelques conseils pour vous aider dans cette réflexion.

6. Rassurez vos clients et vos partenaires

Une bonne communication est la clé de toute stratégie de gestion des risques réussie. Par conséquent, si vous pouvez assurer le fonctionnement complet ou partiel de vos services, n’oubliez pas d’informer vos clients à temps. Vous pouvez même offrir certaines remises ou avantages à ceux qui en ont le plus besoin — les événements inattendus peuvent développer une fidélité qui elle aussi excède les attentes.

Quant à vos partenaires commerciaux, rassurez-les qu’une fois la crise passée vos relations reprendrons leur cours normal. Il est fort probable que ces entreprises doivent elles aussi faire face à des défis considérables.

Et enfin, ne négligez pas la préparation du retour à la normale. Si de nombreuses crises internationales entraînent de courtes périodes de récession économique, elles créent également des opportunités nouvelles et inattendues. Demandez à votre équipe de préparer une stratégie de retour en anticipation du redressement de l’économie.

En attendant, prenez les précautions nécessaires pour protéger votre entreprise et restez optimistes !