Automatisation du processus de comptabilité fournisseurs avec RPA 2018-07-19T15:46:20+00:00

Automatisation du processus de comptabilité fournisseurs avec RPA

Un environnement économique global incertain et un accent accru sur la hausse de la marge sur le profit sont deux aspects qui exercent une pression accrue sur les directeurs financiers, en ce qui concerne la gestion du capital et des charges de business. Les initiatives de transformation digitale, ainsi que les sous-ensembles du domaine, tel que RPA (Robotic Process Automation), sont considérées comme la nouvelle solution pour transformer l’automatisation comptabilité fournisseurs d’un projet optionnel en un projet nécessaire. L’élimination des processus basés sur le papier et leur remplacement par des automatiques, offrent des bénéfices opérationnels, viabilité financière, conformité et bénéfices au niveau des ressources humaines.

Voici comment peuvent être automatisés les processus impliqués dans la comptabilité fournisseurs, en utilisant un mélange de RPA et d’autres technologies :

Génération de la commande

L’acheteur crée une commande sous ERP et transmet cette commande à son fournisseur par notre plate-forme DocXchange. En fonction des capacités techniques du fournisseur, la commande peut être réceptionnée ainsi :

  • Sur le portail DocXchange, où chaque fournisseur a un compte. Ici, la commande peut être confirmée et transformée en un avis d’expédition ou
  • directement sous facture électronique/directement sous le ERP du fournisseur – ici, nos robots cartographient et transforment le format de la commande d’acquisition de l’acheteur au format du fichier préféré de l’ERP du fournisseur, éliminant ainsi complètement les besoins de personnalisation coûteux, indépendamment du fait qu’il s’agit de xml, csv, idoc etc.

Dans n’importe laquelle des variantes, la commande est vérifiée en fonction du catalogue de produits pour confirmer l’exactitude des codes produits, des quantités, des poids ou des prix négociés. Cette étape essentielle effectuée par des robots assure l’évitement de beaucoup de problèmes de commandes erronées, celles-ci étant placées correctement et livrées rapidement.

Avis d’expédition, réception et vérification de la livraison

Une fois qu’un fournisseur crée un avis d’expédition, il est transmis vers le ERP de l’acheteur presqu’en temps réel. Cela contribue à l’optimisation des opérations de décharge-entreposage, permettant aux employés de se préparer à l’arrivée de la marchandise (par exemple, dégagement à l’avance des portes de livraison, de manière que le déchargement se fasse au plus vite).

Lorsque la commande a été reçue, les robots DocXchange permettent aux utilisateurs de confirmer la livraison et de créer le NIR (note d’entrée-réception). Le NIR est contre-vérifié avec la commande d’achat et/ou la facture, effectuant ce que l’on appelle la validation tri directionnelle (3-way matching). La validation est l’activité qui consomme le plus de temps dans l’ensemble du processus du contrôle de la comptabilité fournisseurs. Les robots remplissent juste ces taches en quelques secondes.

Traitement des factures

Le plus grand défi en ce qui concerne l’automatisation comptabilité fournisseurs est le traitement des données : les informations de la facture doivent être extraites et ensuite saisies dans un logiciel ERP ou comptable. La difficulté vient du fait des formats de facturation non-standardisés – papier, pdf, factures électroniques, xls etc., ce qui rend presque impossible qu’un acheteur détienne tous les canaux d’entrée nécessaires pour la gestion d’une telle variété de formats. Donc, normalement, le traitement des factures est effectué manuellement par les employés du département comptabilité ou externalisé à un BPO, qui également, gère ce flux manuel, dans la plupart des cas.

Notre plate-forme est développé spécialement pour traiter tous ces formats par :

  • Numérisation et OCR pour traiter les factures en format papier. Le logiciel OCR (Optical Character Recognition) extrait les données, qui sont ensuite vérifiées sur la base des informations détenues dans les systèmes back-end de l’acheteur (par exemple, les numéros des commandes d’achat) ou en fonction des différentes règles de marché (par exemple, la facture doit contenir le code correct du fournisseur pour être considérée valide). Ces contrôles font partie d’habitude des deux catégories : vérification fiscale (ce qui veux dire que la facture contient des données nécessaires et qu’elles sont correctes) et vérifications contractuelles (par exemple, le prix pour SKU est celui négocié entre les parties). OCR a de bons taux de précision (60-70%), mais un opérateur doit toujours surveiller le système et valider les vérifications réalisées par le logiciel. Très rarement il arrive que les factures traitées par OCR soient enregistrées directement dans le système ERP, sans intervention humaine.
  • Intégration directe avec le système back-end pour la comptabilité fournisseurs – DocXchange peut accepter tout type de format de facture électronique, ainsi que d’autres formats structurés (xls, csv etc.); traduits dans un format UBL (Universal Business Language), peut faire toutes les vérifications nécessaires et processus métier par RPA, et puis peut les transformer dans le format approuvé par les acheteurs, qui est déterminé habituellement par leur ERP.
  • Portail en ligne – pour ces fournisseurs qui n’arrivent pas, du point de vue technologique, à générer aucun type de facture dans un format structuré : le Portail est en cloud et ainsi, toute personne qui a une connexion internet peut accéder à la plate-forme et peut créer des factures par la saisie des données. Dans le cas où le fournisseur reçoit également des commandes électroniques, il peut trouver également ces documents et peut – en appuyant un seul bouton – les transformer en factures.

Indépendamment du canal d’entrée, DocXchange effectue les mêmes ensembles de validations sur le contenu des factures avant de les transmettre vers le système de back-end de l’acheteur.

Reconciliation et routage

Notre plate-forme RPA est apte à personnaliser le processus métier et les approbations en fonction du type de document et des règles de transaction de l’acheteur. Les factures basées sur des commandes d’achat sont vérifiées avec des commandes d’acquisition, des NIR ou des avis d’expédition appropriés. Les exceptions ou les écarts sont résolus automatiquement ou sont dirigés vers ceux qui ont l’autorité d’approbation. Dans le cas où des données manquent sur la facture, nos robots sont aptes à vérifier les bases de données des tiers et d’extraire et puis ajouter les informations respectives.

Les factures de charges générales, qui n’ont pas une commande d’acquisition, sont transférées à nouveau vers les personnes responsables, pour leur approbation, en fonction des rôles et droits d’accès alloués.

Les utilisateurs peuvent également, sur la base des factures, générer des écritures comptables automatiquement ou permettre l’allocation des lignes de la facture sur plusieurs centres de coût ou sur plusieurs commandes.

Ces flux de travail et ces vérifications automatiques permettent un traitement direct avec une précision remarquable. Un processus de comptabilité fournisseurs non-automatisé enregistre des factures contenant en pourcentage d’au minimum 35% d’erreur – avec RPA, le taux d’erreur baisse à 0%.

Approbation

Notre tableau de bord permet aux utilisateurs de voir l’état de toutes les factures reçues (ou émises – du point de vue du fournisseur), vérifiant l’historique des documents et journaux. Ce fait accélère le processus d’audit, parce que chaque document a une traçabilité parfaite. Le tableau de bord peut également aider à avoir certaines options de financement. Par exemple, une banque est connectée au tableau de bord du client chaque jour, observe quelles sont les factures approuvées et programmées au paiement dans un délai de 60 jours et libère instantanément des fonds à ses clients pour ces factures.

Les notifications journalières par e-mail, que ce soit par événement, ou par lot, sont également disponibles tant pour les utilisateurs de l’acheteur, que pour les fournisseurs, de manière que chaque partie soit au courant en temps réel avec l’état des documents. Ce fait élimine le besoin d’appels de relance entre les acheteurs et fournisseurs, aidant à l’amélioration des relations et à des économies de temps.

Initiation et exécution des paiements

Une fois les factures inscrites en ERP, les factures sont envoyées au paiement. Puis, un fichier de paiement est créé et transmis à la banque. Notre solution effectue les contrôles de paiement – signalise les paiements en double, les tentatives de fraude, des partenaires sur liste noire, etc. Une fois que le paiement a été traité par la banque, le relevé bancaire et renvoyé en ERP, et les paiements sont repartis à chaque facture. Un message « payé » ou même le relevé entier peut être retransmis au fournisseur, de manière que le rapprochement soit fait dans le système de comptabilité clients.

Rapprochement et analyse

Le rapprochement et l’analyse sont également disponibles, conformément aux règles de business des clients. Les documents traités, les documents avec exceptions ou tout autre type de rapport basé sur des événements et contenu de plate-forme peuvent être crées ad-hoc ou de manière régulière.

Gestion des fournisseurs

Afin de faciliter l’automatisation comptabilité fournisseurs, notre plateforme RPA a été conçue pour assurer l’intégration rapide des fournisseurs. Le portail des fournisseurs leur permet de charger des factures, de recevoir des commandes électroniques, de transformer des commandes en avis d’expédition ou les transformer directement en factures, de vérifier l’état des factures, de corriger les erreurs qui apparaissent dans les documents et à recevoir des messages de statuts ou de confirmation de paiement. Ce portail facilite la communication et la résolution des litiges, en éliminant les relances par téléphone et e-mail aux employés de l’acheteur.

Les fournisseurs peuvent envoyer également des documents à l’aide des intégrations ERP directes et par des connecteurs comme AS2, AS4, FTPS, etc.

Gestion des catalogues

Afin de s’assurer que les ordres d’achat sont en place et facturés correctement, notre plate-forme a aussi des abilités d’harmonisation des données de référence. Un fournisseur peut charger plusieurs catalogues de produits et peut les administrer conformément aux règles métier de chaque acheteur. Cette caractéristique économise des nombreuses heures de travail, en évitant les appels téléphoniques et les e-mails sur les codes des produits qui ne correspondent pas, les différences de prix et d’autres détails logistiques qui compliquent souvent le processus d’acquisition.

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