Notre monde repose sur des connexions invisibles. Les hommes vivent connectés à de multiples écosystèmes de relations très complexes. Il en va de même pour les systèmes informatiques. Nous ne pouvons pas considérer qu'un logiciel, une application ou même une plate-forme ont une vie propre, car ils dépendent les uns des autres pour faire fonctionner le système et tout ce qu'il contient.
Comment les entreprises communiquent-elles ?
Nous le voyons dans notre vie de tous les jours. Le café que nous buvons le matin est dans la tasse car un bon de commande a été envoyé, reçu, traité, la marchandise livrée et le paiement enregistré. Cela ne devrait jamais être une relation unilatérale car le client qui génère un bon de commande via son système ERP, qui l'envoie ensuite à l'ERP de son fournisseur, voudra certainement savoir si ce dernier l'a reçu, l'a accepté et livrera la marchandise en conséquence. La communication entre les deux est facilitée par un langage commercial commun, qui est l'EDI, dont la fonction principale est de faire tourner le mécanisme. Nous avons parlé de ce qu'est l'EDI et de son évolution au fil du temps dans cet article de blog.
Il est également important de définir ce que représente l'ERP, car nous allons aborder plus loin la relation entre l'EDI et l'ERP. Un système ERP est utilisé par une entreprise pour gérer et intégrer les parties importantes de son activité, telles que : la planification, l'inventaire des achats, les ventes, le marketing, les finances, les ressources humaines, etc.
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est généralement considéré comme une catégorie de logiciels de gestion d'entreprise - généralement une suite d'applications intégrées - qu'une organisation peut utiliser pour collecter, stocker, gérer et interpréter les données de nombreuses activités commerciales.
D'habitude, l'intégration entre l'EDI et l'ERP se fait via des des interfaces de programmation d'application (API) ou des connecteurs. L'extension de l'EDI avec de telles capacités permet une intégration B2B plus flexible avec les systèmes transactionnels de vos partenaires.
Il existe plusieurs façons d'utiliser l'EDI dans votre relation B2B. Nous expliquerons plus en détail la différence entre un wen-EDI et un EDI entièrement automatisé capable de s'intégrer à votre ERP. Et les bénéfices qui s'en sortent.
Qu'est-ce un web-EDI ?
Pour de nombreuses entreprises, la première interaction avec l'EDI survient lorsqu'un grand retailer demande une capacité EDI à ses partenaires commerciaux. Afin de permettre à leurs fournisseurs de commercer efficacement avec eux, ces grands clients donneront généralement accès à un un portail EDI en ligne.
Le web-EDI est une solution qui facilite l'utilisation de l'EDI grâce à une interface web sécurisée vous permettant de gérer facilement l'échange de vos documents commerciaux, logistiques et administratifs avec vos partenaires. Vous pouvez envoyer et recevoir des messages EDI, sans avoir besoin de les intégrer dans votre logiciel de gestion interne (ERP).
Cela apporte de bénéfices si :
- Le volume de documents échangés ne nécessite pas une intégration automatique dans votre ERP.
- Vous n'avez pas un ERP.
- Vous n'avez pas les moyens d'implémentation d'un ERP.
Cela peut devenir un casse-tête si :
- Vous devez gérer l'échange de documents B2B via plusieurs portails web-EDI, c'est-à-dire introduire manuellement les données dans le format EDI spécifique demandé par le client. Cela peut devenir de plus en plus compliqué à gérer et nécessiter énormément de ressources, compromettant la croissance, l'efficacité et les bénéfices.
- Il n'y a pas d'intégration entre votre ERP et la plate-forme web-EDI : c'est-à-dire que vous ne bénéficierez pas de ce que l'EDI a été réellement développé pour résoudre - saisie manuelle des données fastidieuse et sujette aux erreurs, car toutes les informations doivent être transférées manuellement de votre système vers la plateforme EDI.
Quelle est la différence entre un web-EDI et un EDI entièrement automatisé ?
La principale différence entre un web-EDI et l'EDI entièrement automatisé réside dans le fait que ce dernier permet aux systèmes ERP de vos partenaires commerciaux de communiquer directement avec le vôtre, sans nécessiter une intervention humaine. Les documents sont automatiquement disponibles dans votre système ERP et peuvent être recherchés et modifiés dans votre interface utilisateur existante. Automatiser l'intégration entre les solutions EDI et ERP supprime le besoin de ressaisie manuelle des messages, des commandes ou des factures et élimine la possibilité que l'utilisateur fasse des erreurs de saisie. Elle assure le bon déroulement des processus métier et génère des opportunités de croissance de votre affaire.
Pourquoi devriez-vous connecter un EDI à votre solution ERP ?
Pour les entreprises, les systèmes EDI et les solutions ERP sont essentiels pour faire des affaires. Sur le front-end, l'EDI permet la communication avec les partenaires commerciaux et sur le back-end, l'ERP est utilisé comme système d'enregistrement. L'intégration d'un EDI à votre solution ERP est cruciale si vous souhaitez vous débarrasser des tâches manuelles répétitives sujettes aux erreurs pour gagner du temps et de l'argent et renforcer la confiance au sein de votre écosystème d'affaires. C'est ce que signifie l'automatisation des processus P2P et O2C et ce n'est jamais un jeu pour une seule entreprise. Cela implique également vos fournisseurs, partenaires logistiques ou financiers dont le succès commercial dépend du vôtre et vice versa.
Comme mentionné plus haut, l'intégration se fait via des API ou des connecteurs, qui facilitent la liaison directe entre plusieurs systèmes transactionnels. Les EDI modernes sont déjà programmés pour s'intégrer à plusieurs ERP, ce qui simplifie le chemin de transfert de données puisque le serveur de transfert de fichiers intermédiaire et les processus associés sont éliminés.
Par exemple, pour sécuriser le transfert de l'émission à la réception, DocProcess utilise des protocoles de transfert sécurisés tels que :
- SFTP
- AS2 – est le protocole de transfert de documents le plus couramment utilisé, hautement sécurisé et certifié Drummond
- AS4 – (PEPPOL AS4) est devenu une norme en 2013 et a été adopté dans le réseau de partenaires agréés PEPPOL (dont DocProcess fait partie) en 2016. Par rapport à AS2, AS4 augmente la norme XML et la compatibilité des certificats, et donc la protection des données.
- Et d'autres (AS3, Azure Blob, OFTP, S3) en fonction des besoins du client.
Comment pouvez-vous bénéficier d'un EDI entièrement automatisé ?
- Vous gagnez du temps et de l'argent: réduisez les tâches manuelles à faible valeur ajoutée et économisez sur le traitement des factures, le contrôle des données, la gestion des exceptions et la gestion des documents papier.
- Vous obtenez des données précises: finit la saisie manuelle des données grâce à l'intégration automatisée de l'EDI avec votre ERP ! En règle générale, la saisie manuelle des données entraînera des erreurs. Même si seulement 1% des commandes sont saisies de manière incorrecte, ces valeurs mal placées créeront des maux de tête pour l'ensemble de l'organisation.
- Vous accélérez les cycles de vente et d'achat: vous réduisez le temps de traitement. Lorsque vous pouvez échanger automatiquement des documents transactionnels avec vos partenaires commerciaux en quelques minutes au lieu de plusieurs jours, votre organisation peut achever les cycles commerciaux plus rapidement.
- Vous améliorez les relations avec vos partenaires commerciauxune intégration EDI et ERP automatisée vous permet de passer plus de temps à vous concentrer sur comment augmenter votre affaire. Plus besoin de courir après des commandes manquées ou de rechercher frénétiquement des transmissions EDI échouées, car les données échangées entre l'EDI et l'ERP sont précises, automatisées et facilement accessibles dans votre ERP.
Les systèmes EDI modernes sont développés nativement pour s'intégrer à votre ERP
La technologie EDI moderne s'intègre aux systèmes ERP et peut gérer parfaitement les transactions entrantes et sortantes. Les plate-formes les plus performantes sont capables de gérer la conversion de n'importe quel document et d'offrir une compatibilité prête à l'emploi avec plusieurs solutions ERP.
Par exemple, notre plate-forme BEA est équipée de règles de contrôle illimitées et de flux personnalisables pour vous aider à éliminer le besoin de travail manuel pour la validation des documents et accélérer le processus d'approbation entre vous et vos partenaires commerciaux. Elle possède une compatibilité immédiate qui garantit l'intégration avec plus de 200 solutions ERP et comptables.
Non dépourvue d'importance dans un processus d'automatisation est l'intégration de vos partenaires commerciaux. Pour rendre ce processus plus rapide et facile, DocProcess utilise des options d'intégration sur mesure, adaptées à votre maturité technologique. Notre équipe de professionels s'assure que tous vos partenaires peuvent envoyer et recevoir des documents électroniques en un rien de temps et elle est capable de générer un retour sur l'investissement dans les 2-3 premiers mois.
Et puisque les opérations et les processus de votre entreprise n'existent pas dans un vide, et la communication entre vous et vos partenaires passe par des systèmes complexes, vous avez besoin de solutions intelligentes pour vous aider à prendre le contrôle de vos processus commerciaux internes, ainsi que de ceux qui vous connectent à votre écosystème d'affaires. Choisir la meilleure solution EDI pour votre entreprise n'est pas facile, mais avant de vous décider, n'oubliez pas de considérer l'avantage majeur que vous retirerez de l'utilisation d'un EDI entièrement automatisé, c'est-à-dire : transformer votre écosystème d'affaires dans un moteur de croissance.
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