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Business Ecosystem Automation

Une brève introduction

Pourquoi l’automatisation classique est vouée à l’échec

Croissance, efficacité, disruption de vos chaînes d’approvisionnement, disruption dans les préférences de vos clients récurrents… Vous êtes contraints de vous adapter à tous ces changements. Pour y parvenir, vous mettez en place des processus plus complexes et leur gestion devient plus coûteuse. Impossible, désormais, d’échapper à la digitalisation.

Vous vous lancez dans l’automatisation, et vous espérez que les tâches manuelles et le papier ne seront bientôt plus qu’un lointain souvenir. Mais les choses ne se passent pas tout à fait comme cela. L’automatisation des tâches vous fait gagner du temps, mais elle ne change pas votre manière de travailler. Pour l’instant, le ROI de votre digitalisation n’a rien d’exceptionnel. Certains collaborateurs ont même davantage de travail qu’avant. Que se passe-t-il ? En ferait-on un peu trop avec le digital ?

La réponse est non. Le problème n’a pas de rapport avec la transformation digitale ou la façon dont vous la mettez en œuvre. Le problème est l’approche traditionnelle de l’automatisation. Une approche interne et fragmentaire. Il ne s’agit pas d’une solution à long terme.

 

Le maillon faible de votre écosystème

Comme l’a écrit John Donne, « Nul homme n’est une île, complète en elle-même; chaque homme est un morceau du continent, une part de l’ensemble ». Le grand poète, bien sûr, ne parlait pas de l’entreprise, mais sa vision s’applique parfaitement au monde économique d’aujourd’hui : aucune organisation ne peut réussir entièrement par elle-même.

Pour chaque nouvelle transaction, votre entreprise interagit avec de multiples structures. Chacune d’entre elles a son propre système, ses processus attitrés. Toutes n’ont pas atteint le même niveau de digitalisation. A l’instant même où vous émettez une commande, celle-ci parvient à l’un de vos fournisseurs, qui doit alors la valider et la remplir. L’envoi de la commande fera intervenir des partenaires logistiques qui assureront la livraison. Au moment du paiement, des institutions financières entreront également dans le circuit.

Vos processus opérationnels impliquent donc tous vos partenaires : clients, fournisseurs, logistique, institutions financières. Et l’ensemble de cette chaîne d’approvisionnement digitale ne vaut que ce que vaut son maillon le plus faible. Quelle que soit l’efficacité de vos systèmes, si ceux de vos partenaires ne sont pas à la hauteur, votre effort de digitalisation restera vain.

Comment emmener l’ensemble de vos partenaires, votre entreprise élargie, dans votre transformation digitale ? Nous répondons : par l’automatisation de votre écosystème opérationnel. C’est une vision audacieuse, soutenue par une gamme de produits qui s’adressent tout à la fois aux partenaires, fournisseurs, clients et autres tiers.

Il se peut que l’expression vous paraisse un peu inhabituelle : c’est normal. Nous sommes les premiers à l’employer. Pour autant, les concepts qui la sous-tendent sont solides. La nécessité d’une solution intégrée d’automatisation qui prenne en compte l’activité à l’échelle de l’écosystème est devenue manifeste dès lors que les analystes se sont aperçus que l’automatisation ne suffisait pas.

 

 

 

 

 

 

Le Business Ecosystem Automation : de quoi s’agit-il ?

Représentez-vous chacun de vos processus opérationnels comme une énorme pile de dossiers. Pour gérer cette pile manuellement, il vous faudrait mobiliser de nombreux collaborateurs pour parcourir les dossiers, rechercher laborieusement chaque document, le transmettre à une autre personne en charge d’un autre processus. Sans oublier l’envoi manuel à vos partenaires. Mais que se passerait-il si vous utilisiez un robot pour gérer chacune des piles ?

Vous auriez une machine pour stocker les dossiers, les trier et vous donner le bon document au bon moment. Vous auriez également moins de personnel. C’est la configuration classique de l’automatisation de tâche et de processus. Le problème, c’est que vous aurez besoin d’un robot par pile, voire davantage. Vous devrez également déplacer manuellement les données et envoyer individuellement les bons documents aux bons partenaires. En définitive, vous n’aurez fait que remplacer chaque salarié par un robot.

Avec le Business Ecosystem Automation, vous n’avez plus besoin de cette armée de robots. La solution se présente sous la forme d’une seule et unique machine, modulaire et multifonctionnelle. Une machine qui s’occupe de vos données, les stocke, les traite et les communique à vos partenaires. Techniquement, il s’agit d’un ensemble cohérent d’applications natives et intégrées qui vous permettent de digitaliser l’intégralité de votre back-office. Nos solutions sont capables de rationaliser des processus aussi complexes que le cycle achats-fournisseurs, le cycle ventes-clients, les paiements, la logistique, la gestion des contrats, en croisant les données avec les catalogues électroniques et la gestion documentaire. Et pendant ce temps, vous, vos collaborateurs et vos partenaires pouvez vous concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

 

Les avantages du BEA

Une personnalisation intégrée

Selon une étude du blog HFS, seuls 37% des 2000 plus grands groupes du monde envisagent de revenir à une organisation centrée sur le travail de bureau. Les autres entendent bien continuer à gérer tout ou partie de leurs systèmes à distance. Cela signifie qu’à l’avenir, ceux qui veulent réussir devront parler le même langage : celui du digital.

C’est la raison pour laquelle l’accès à nos plateformes, pour votre entreprise comme pour vos partenaires, n’est pas conditionnée à l’adoption d’une technologie particulière. Notre suite de solutions est accessible en SaaS et directement compatible avec plus de 200 ERP. Par ailleurs, tous les processus sont aisément personnalisables en quelques heures, pour vous et pour vos partenaires. Quand nous parlons de solution « de bout en bout », ce n’est pas une simple posture marketing !

Une automatisation sans frontières

Mettre en place une organisation digitale de bout-en-bout suppose de surmonter un certain nombre d’obstacles : les problèmes d’infrastructure, les données en silo, les points de ruptures de charge dans la chaîne d’approvisionnement… C’est pourquoi il faut éviter que votre gestion financière, votre efficacité opérationnelle et votre reporting soient affectés négativement par les processus de vos partenaires.

L’automatisation de l’écosystème opérationnel place vos objectifs organisationnels au cœur de l’automatisation, puis rassemble vos partenaires autour de ces objectifs. Prenons un exemple : imaginons que vous cherchiez à automatiser votre cycle achats-fournisseurs. Avec notre solution, vous n’avez pas à vous préoccuper d’intégrer vos fournisseurs à notre plateforme, ni de vérifier que les factures correspondent aux bons produits et suivent bien les règles contractuelles : ce n’est plus votre problème. Vous n’avez qu’une chose à faire : passer votre commande. Vous comprenez pourquoi l’automatisation « sans limites » est l’avenir de l’automatisation !

Une visibilité instantanée à 360°

Dans l’économie d’aujourd’hui, il est essentiel de voir juste et loin. Le problème est que la plupart des solutions d’automatisation ne vous donnent de visibilité que sur la tâche en cours ; elles négligent l’impact de la tâche individuelle sur le processus pris dans son ensemble. Si vous automatisez la facturation, vous saurez combien vous avez envoyé de factures, mais vous ne saurez rien de leur validation, de leur approbation ni de leur paiement.

C’est pourquoi nous avons entrepris de connecter toutes les facettes de nos flux de travail opérationnels, du cycle achats-fournisseurs et du cycle ventes-clients à la gestion des contrats et aux paiements. Et nous les avons croisés avec la gestion des documents et des données. En pratique, si vous cherchez un document, vous trouverez davantage qu’un fichier. Vous aurez également accès à l’ensemble du processus lié à ce fichier. Vous saurez si le document a été accepté, si ce qu’il demande a été effectué, et qui a accompli toutes ces actions.

Une gestion gratuite de l’onboarding

Quand on parle d’automatiser tout l’écosystème opérationnel qui vous lie à vos partenaires, une question demeure : comment faire en sorte que mes partenaires soient en phase avec la démarche ? Dans la vraie vie, vous ne pouvez pas leur demander de changer leur infrastructure ou le type de documents qu’ils vous envoient.

Pour résoudre ce problème, nous vous proposons de gérer gratuitement l’onboarding de vos partenaires. Nous élaborons une stratégie d’intégration sur la base d’une segmentation de votre portefeuille de partenaires, nous y associons un plan de communication, et adaptons l’ensemble dans une approche multicanal. Il n’est pas rare qu’un processus d’onboarding traditionnel se contente d’un taux de succès de 40% en 5 ans. Nous affichons pour notre part un taux d’onboarding de 100% des partenaires et 90% de conversion aux flux électroniques. Le tout en moins de 2 ans.

Vitesse et précision

À quoi bon automatiser la facturation si personne ne vérifie le format, le contenu, la conformité, le rapprochement des factures ? Une automatisation basique ne vous permet d’envoyer vos factures plus vite que pour les voir plus vite rejetées. C’est tout l’intérêt du Business Ecosystem Automation, et ce qui la rend indispensable. En garantissant une source unique de vérité et d’information pour l’ensemble des processus, le rapprochement, la validation, l’enrichissement des données deviennent réalité. Vous éliminez les erreurs humaines, tout en garantissant la conformité. Vous ne devriez jamais avoir à vérifier manuellement des processus prétendument automatisés !

 

Un changement de perspective

Quand vous vous lancez dans l’automatisation de tout votre écosystème, vous cessez rapidement de penser à court terme. Votre perception étendue des possibilités de vos partenaires vous permet de déceler des opportunités qui vous seraient restées cachées dans une gestion papier et vous découvrez de nouvelles sources de revenus.

La suppression du travail manuel permettra à vos collaborateurs de se consacrer davantage à des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’optimisation de votre gestion des commandes vous permettra de toujours profiter des meilleurs prix. Vous économiserez également sur la logistique : les retards de livraison appartiendront au passé. La gestion globale du cycle de vie des contrats vous aidera à faire des économies importantes en anticipant les renouvellements, et vous apportera de nouveaux partenariats avec des fournisseurs de qualité. Le Business Ecosystem Automation bénéficie à votre entreprise, à vos partenaires, aux tierces parties. C’est une approche gagnant-gagnant.

 

Et en pratique ?

DocProcess propose une plateforme en ligne nouvelle génération pour aider les entreprises à rationaliser et à automatiser leurs processus. DocProcess façonne les opérations et l’organisation des entreprises de demain, en leur permettant de prendre le contrôle de leurs processus dans l’ensemble de leur écosystème partenarial ; et en les connectant avec leurs clients, fournisseurs, partenaires logistiques et financiers.

Grâce à la flexibilité de notre plateforme, les entreprises peuvent choisir l’assemblage de solutions qui correspond à leurs besoins du moment et interconnecter les différents aspects de leurs flux opérationnels : cycle achats-fournisseurs, cycle ventes-clients, logistique, gestion des contrats, rapprochement des paiements… Le tout intégré à un système de gestion des documents et d’archivage électronique. Il est temps de libérer le potentiel de votre écosystème !