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Votre écosystème est-il préparé pour les défis à venir ?

Renforcez votre résilience grâce au Contract Management intégré

De l’efficience à la déficience

Il y a moins d’un an, l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement était un sujet brûlant. Lors d’événements, de conférences ou de webinars, les experts parlaient tous d’optimisation du supplier management, de marges et de réduction des coûts. Tout en oubliant un aspect crucial : l’efficience n’est rien sans efficacité.

En effet, en ne visant que l’efficience, vous sacrifiez votre adaptabilité. Le risque est de ne sélectionner que les maillons de la chaîne les plus rapides, les moins chers et les plus réactifs. Le problème : ce sont aussi les maillons les plus fragiles.

Lors variations soudaines de la demande, vos systèmes ne peuvent alors faire face au changement. Si votre fournisseur privilégié ne parvient plus à livrer ses produits à temps, vous n’avez pas de procédure pour le remplacer. Si votre prestataire logistique est surchargé, vos livraisons ne sont plus garanties. Les délais augmentent et les paiements sont retardés.

La constante pression sur vos partenaires fragilise votre supply chain, une fragilité qui est devenue de plus en plus évidente cette année dans le contexte de crise sanitaire et économique. Au début de la crise, pas moins de 75% des grandes entreprises américaines disaient faire face à des perturbation importantes – une situation qui ne s’est pas améliorée depuis.

Alors, comment doivent réagir les entreprises aujourd’hui ? Selon nous, le problème réside non pas dans votre écosystème de partenaires mais dans vos rapports avec eux. Afin de pouvoir maîtriser votre supply chain, vous devez tout d’abord maîtriser les processus qui la sous-tendent. C’est la seule façon de maintenir votre efficience sans sacrifier l’efficacité.

Quel rôle pour le Contract Management

Le contrat est un document vital au fonctionnement de toute chaîne d’approvisionnement : il doit être signé avant que les marchandises puissent être commandées, reçues et facturées. Le contrat définit vos relations avec vos partenaires, ainsi que les prix, échéances, remises, intérêts et responsabilités. Une gestion efficace des contrat est donc une condition indispensable pour une gestion efficace des partenaires.

L’automatisation de la gestion du cycle de vie des contrats, ou Contract Lifecycle Management (CLM), représente le premier pas vers une résilience renforcée de l’entreprise. Dès les premières semaines de son implémentation, le CLM vous libère de la gestion de documents papier, réduit vos frais généraux et améliore votre conformité. En réalité, hausse des bénéfices et réduction des coûts sont souvent les raisons principales évoquées pour automatiser la gestion des contrats (un sujet sujet dont nous avons parlé en détail par le passé). Cependant, le potentiel du CLM ne se limite pas à la gestion de la création, de l’exécution et du stockage des contrats. Le CLM aide votre entreprise à s’adapter.

Selon un étude récente de Forrester, les organisation à maturité plus faible tendent à utiliser le CLM pour accélérer la création des contrats et assurer leur conformité (60%). Les organisation dites plus matures quant à elles l’utilisent non seulement à ces fins, mais également pour obtenir une vision plus approfondie sur l’ensemble de leurs activités (64%) et pout améliorer la maîtrise de leurs dépenses (61%). Ces entreprises comprennent donc bien que le contrat n’est pas un document statique ; c’est un outil opérationnel transversal qui les connecte à leur écosystème.

L’étude Forrester identifie six phases de maturité du CLM. Les trois premières (le stockage électronique, la vérification des contrats et la création automatique) constituent les fondements de la gestion des contrats. Les deux suivantes (l’intégration aux applications en amont et aux systèmes transactionnels) jettent les bases pour la dernière étape : l’optimisation. D’autres organisations, telles que IACCM et Capgemini, identifient quant à eux 14 étapes, de la rédaction des contrats à l’analyse des portefeuilles de contrats.

Pour rester brefs, nous avons résumé le processus en quatre étapes principales – chacune ayant son objectif propre.

 

Les étapes de la gestion des contrats

 


 

L’intégration du CLM

Selon Forrester, plus de 50% des entreprises interrogées disent avoir intégré leur CLM avec leurs plateformes d’achat et de sourcing. Ce qui n’est pas surprenant, étant donné que plus de 75% des entreprises « hautement matures », et la moitié des entreprises « peu matures » ont recours au CLM pour leurs contrats client et fournisseur.

En d’autres termes, ces entreprises utilisent le CLM dans le cadre de leur processus Procure-2-Pay. Il est donc parfaitement logique pour elles d’intégrer les deux flux – puisque tout comme le CLM, le processus P2P a un impact sur chaque maillon de la chaîne d’approvisionnement.

 


 

En intégrant votre CLM, vous pouvez unifier vos opérations de contractualisation et d’achat, et obtenir une visibilité en temps réel sur les sommes qui ont été contractuellement engagées. Vous pouvez également suivre les remises et augmenter votre pouvoir de négociation, tout en bénéficiant d’une conformité juridique parfaite. En d’autre termes, vous bénéficiez de la « contract intelligence » en temps réelle – une vision d’ensemble, approfondie et en continue sur vos contrats et leurs implications.

En période d’instabilité ces fonctionnalités permettent à votre supply chain d’être tout aussi efficiente qu’efficace, et augmentent votre adaptabilité.

À long terme, en période de crise tout comme en périodes plus prospères, un CLM intégré deviendra un atout considérable pour votre entreprise en améliorant :

  • Votre agilité, en vous permettant de renégocier, renouveler ou résilier un contrat.

  • La responsabilité de chaque acteur, puisque vous saurez à tout moment qui est responsable de chaque partie du contrat.

  • Votre profitabilité, puisque les prix, les paiement et les remises sont visibles en un seul clic.

  • Votre visibilité sur vos finances, grâce à une analytique approfondie vous permettant de comparer les termes contractuels aux résultats effectifs.

  • Votre conformité, grâce à la disponibilité de contrat-types simplifiés et standardisés, et à la piste d’audit fiable.

  • Votre gestion des risques, en vous permettant de gérer rapidement les clauses de force majeur ou ruptures de contrat inattendues.

  • La continuité de vos opérations, grâce à un supplier management performant vous permettant de trouver rapidement une option de secours en cas de besoin.

 

Business Ecosystem Automation : une approche à 360°

À l’origine, la gestion des contrats était considérée exclusivement comme un travail pour le service juridique et occasionnellement pour le service financier. Ceci à beaucoup changé ces dernières années.

L’étude Forrester évoquée précédemment parle également d’un intérêt accru des équipes dirigeantes d’entreprises pour le Contract Management : dans près de la moitié des entreprises interrogées, les DAF sont directement impliqués dans la stratégie de CLM. L’intérêt est clair – le CLM est outil stratégique qui améliore la prise de décision financière à travers toute l’entreprise.

En réalité un CLM intégré peut avoir un impact sur tous vos services. Non seulement en fournissant une meilleure vue d’ensemble, mais aussi en permettant à votre organisation de s’adapter à son écosystème. Et c’est cela que vous avez besoin de la part d’un fournisseur de solution de CLM. Il doit voir la situation dans son ensemble et pouvoir vous offrir une intégration prête à l’emploi.

DocProcess propose des solutions de Business Ecosystem Automation permettant aux entreprises d’assurer la continuité digitale avec leurs partenaires, clients et fournisseurs. Ces nouvelles générations de solutions SaaS répondent à la nécessité des entreprises de mobiliser leur écosystème à leurs cotés. L’objectif : améliorer la performance de chacun pour le bénéfice de tous. C’est pourquoi DocProcess effectue l’intégration de 100% de votre écosystème.

La flexibilité de la plateforme DocProcess permet à chaque entreprise d’adopter différentes solutions selon l’évolution de ses besoins et de ses contraintes : achats, ventes, logistique, gestion des contrats, archivage électronique. L’ensemble répondant aux exigences de contrôles et de rapprochements approfondis.

Découvrez notre cas d’usage client Strauss Coffee pour en savoir plus sur la solution DocProcess de contract management intégré.


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