Nouvelles habitudes d’achat, nouvelles solutions.

Sept conseils pour le commerce de détail, en période de crise

Difficile de prévoir quand nous sortirons enfin de la crise sanitaire actuelle. Cependant, grâce aux outils de travail à distance et aux plateformes d’automatisation, de nombreux acteurs de l’économie peuvent non seulement faire face à son impact économique mais aussi explorer de nouvelles opportunités.

Au cours de cette série, nous montrerons comment un système d’automatisation P2P (Purchase-to-Pay) efficace et fiable, accompagné d’un système de gestion électronique des documents et des contrats, peut soutenir le maintien de l’activité des entreprises de divers secteurs. Le premier article de cette série traite du secteur du commerce de détail, l’un des domaines les plus affectés par les mesures de confinement, se confrontant actuellement à une demande instable, des stocks difficiles à gérer et une masse de documents papier.

Offre, demande et papier

Avec la baisse de fréquentation des commerces physiques en faveur des achats en ligne, l’industrie de la distribution – des hypermarchés aux commerces de proximité – se confronte à des pertes ou à des changements rapides de la chaîne d’approvisionnement.

En fait, toutes les organisations interrogées dans le cadre d’une étude publiée par E-Commerce Europe affirment avoir subi l’impact de la crise provoquée par Covid-19, et 65% d’entre elles disent s’attendre à une baisse importante de leurs ventes.

La raison est simple : contrairement aux secteurs qui continuent à prospérer grâce à leur modèle économique particulier (les services en ligne par exemple), mais aussi aux secteurs qui ont dû interrompre entièrement toute activité (secteur HORECA), le commerce de détail se trouve dans une situation particulière : forte augmentation de la demande mais aussi capacité diminuée à satisfaire cette demande à cause du manque de main-d’œuvre, de processus manuels et de l’usage partiel des points de vente physiques.

L’industrie du commerce de détail s’est donc retrouvée face au dilemme d’une demande accrue qu’elle ne peut satisfaire à cause de processus obsolètes et parfois complexifiés et de l’échange de documents papiers. Le volume important de papier échangé devient non seulement très difficile à gérer dans le contexte actuel, mais il représente également un risque pour la santé des salariés.

Comment le confinement a t-il changé les habitudes de consommation?

L’e-commerce a connu une croissance très forte dans certains pays – comme le souligne également le groupe McKinsey – et 35% des répondants au sondage de E-Commerce Europe estiment que le commerce en ligne et le commerce hors ligne sont maintenant en conflit tacite. Les problèmes auxquels chaque type de commerce se confronte sont en fait très similaires : coûts du transport, problèmes avec leurs fournisseurs, trop ou trop peu de commandes de certains produits.

Alors, comment les habitudes de consommations ont elles changé au cours de cette crise et quel en est l’impact sur le commerce en ligne, hors ligne et sur les producteurs ?

1. Des fluctuations importantes de la demande. Les consommateurs se sont rués sur les produits essentiels non-périssables (riz, farine, conserves), dont les ventes ont affiché une croissance de plus de 50%, tandis que les surplus importants de produits frais sont gaspillés. Ce phénomène affecte tant les détaillants que les producteurs, puisqu’ils ne peuvent réorienter leur production d’un jour à l’autre.
2. La gestion des stocks souffre de ces bouleversements. Alors même que la demande pour certains produits a explosé, les capacités des producteurs ont, elles, diminué. Tant en ligne que hors ligne, les commerces ont du mal à prévoir la disponibilité de leurs produits.
3. Les services courrier et livraison sont sur-sollicités. Les livraisons de marchandises essentielles étant prioritaires, de nombreuses autres livraisons, y compris de documents papier, sont différées.
4. La facturation et la gestion des commandes, surtout sous format papier, par téléphone et par e-mail, sont fréquemment retardées. Par conséquent, la comptabilité interne prend, elle aussi, plus de temps. En temps normal, la création ou le traitement manuel d’une facture prend déjà 5 à 29 jours (selon Billentis). Maintenant, il faut faire face à des délais supplémentaires à cause de délais de livraison des factures et des capacités réduites de travail des services comptables.
5. La gestion des processus de back-office est rendue difficile par un manque de personnel. En période de crise ces processus peuvent être négligés. Pourtant, s’ils ne sont pas maîtrisés, ils pourront bloquer l’ensemble de l’activité de l’entreprise. C’est pourquoi de nombreuses entreprises cherchent soit à les externaliser soit à les automatiser. L’externalisation des processus comptables n’est cependant pas une solution très efficace dans le contexte actuel, puisque SSON estime une baisse de productivité de 25-50% de ces services.
6. Rapprochements difficiles et délais de paiements compliquent la gestion du budget. Ceci est étroitement lié à la baisse de productivité des services financiers-comptables, qui ne peuvent ni émettre de rapports ni payer les fournisseurs à temps sans les documents requis.
7. Afin de protéger la santé à la fois du personnel et des consommateurs, le personnel essentiel doit se concentrer sur la relation client et s’assurer du respect des mesures de prévention face au virus. Ces employés devraient donc être libérés des tâches non prioritaires.

L’étude n’aborde pas, à ce stade, la probable augmentation des cas de fraude. En effet, les modèles dégradés de fonctionnement et en particulier de contrôle offrent de grandes opportunités aux fraudeurs. Alors, quelles mesures les commerces en ligne et hors ligne peuvent-ils prendre afin d’augmenter leur productivité, sans mettre en danger la santé de leurs collaborateurs ou leurs finances ?

Sept conseils pour des processus métiers plus efficaces

Quand les ressources internes de l’entreprises sont limitées, l’automatisation des processus métiers devient un atout très important. Puisqu’une grande partie de nos partenaires appartiennent au secteur de la distribution, nous avons souhaité offrir quelques conseils qui devraient pouvoir vous aider à répondre à la crise actuelle.

1. Promouvez une transformation digitale efficace. La transformation digitale figure déjà depuis quelques années parmi les préoccupations des entreprises et certaines se voient maintenant forcées d’effectuer cette transition de manière accélérée. Malheureusement, beaucoup d’entreprises se limitent à la création ou à l’amélioration de leur site internet. Un bon site web est un pas dans la bonne direction, mais ce n’est pas suffisant. Une transformation digitale réussie doit prendre en compte les processus métiers clés. À quoi bon disposer d’un bon site internet si votre équipe traite toujours les commandes et les factures manuellement, et si vous devez encore les recevoir par courrier ?
2. Atténuez l’impact des perturbations de la chaîne d’approvisionnement en gagnant en agilité grâce à l’automatisation des processus P2P et O2C. Si vous comptez toujours sur les commandes téléphoniques et des processus ad hoc, vous risquez de rater des livraisons. Un processus P2P automatisé et intégré avec tous vos fournisseurs, distributeurs et transporteurs, vous permet d’assurer que les données sont transmises correctement et au bon moment, et d’offrir une meilleure expérience client. Et vos collaborateurs peuvent travailler à distance, puisque tous ces services sont offerts en cloud.

L’un de nos clients, un acteur international de la grande distribution, peut facilement s’assurer que toutes les commandes sont reçues en temps voulu grâce à notre plateforme DocXchange : chaque jour, plus de 1 500 fournisseurs reçoivent leurs commandes électroniquement, via un portail internet ou directement dans leur ERP. L’acheteur est notifié du statut de la commande, y compris toute confirmation ou modification en raison de manque de stock. Cela permet au détaillant de s’adresser rapidement à un autre fournisseur pour combler tout manque si nécessaire.À noter que, bien que l’automatisation P2P et O2C soit toujours bienvenue, des différences existent entre prestataires.

3. Gérez la disponibilité des stocks et les prix grâce à un e-catalogue. Avec une solution de catalogue électronique, vous pouvez suivre en temps réel les disponibilités de marchandises de vos fournisseurs ainsi que les variations de prix. De plus, un e-catalogue permet de bénéficier de promotions et de faire des économies importantes. Pour les fournisseurs, cela leur permet également d’être plus réactifs face aux fluctuations de stock. Enfin la référence aux e-catalogue fluidifie la relation entre fournisseurs et clients en favorisant la diminution des litiges.
4. Automatisez les processus d’achats en éliminant les contrats papier. L’utilisation d’un outil de gestion des contrats en cloud et 100% numérique élimine une grande part des tâches manuelles à faible valeur ajoutée dans les services achat et comptabilité, et pour les managers. Par ailleurs, cette digitalisation des contrats facilite le respect de leurs conditions au cours de leur exécution. En effet, ces conditions sont directement intégrées aux contrôles exécutés dans les processus O2C et P2P automatisés. Les gains de productivités qui en résultent dépassent largement l’éventuelle baisse de productivité due au le télétravail.

Pour certains de nos clients, nous avons mis en œuvre DxContract, une solution de gestion des contrats avec plus de 19 types de modèles de contrats spécifiques et leur flux associés. Cette solution réduit le temps nécessaire pour générer, approuver et signer les contrats, permet le suivi aisé des clauses contractuelles et leur transformation en transactions commerciales. Par exemple, il est possible de vérifier que les remises convenues ont bien été appliquées dans les factures associées au contrat.

5.Éliminez la saisie manuelle des données dans l’ERP. Deuxième étape suite à l’élimination des documents papier. Une solution d’automatisation P2P intégrée élimine non seulement le temps passé à gérer le papier, mais aussi le temps passé à valider les données et à les saisir dans votre ERP.

Avec DocXchange, tout le processus de contrôle des factures – contrôles fiscaux, règles métiers, rapprochements et flux d’approbations complexes – sont effectués en moins de 5 secondes. Une fois achevé, les données sont directement envoyées vers l’ERP de votre choix, jusqu’à l’allocation comptable et budgétaire.

6.Utilisez une solution d’archivage électronique avec piste d’audit fiable. Le maniement et le stockage de documents papiers sont tout aussi fastidieux que leur création et leur traitement. Assurez-vous que vos documents sont stockés électroniquement grâce à une solution d’archivage conforme.

Notre solution DxArchive met à votre disposition : une solution en cloud flexible qui peut aussi bien prendre en charge les besoins de clients avec plus de 40 millions de documents que ceux de clients plus petits avec seulement 50-100 documents. Puisque l’archive est universellement accessible, vous pouvez accéder aux informations dont vous avez besoin où que vous soyez, ce qui facilite le télétravail.

7.Payez vos fournisseurs dans les temps grâce à la facturation électronique. L’élimination des tâches manuelles à faible valeur ajoutée n’est pas le seul avantage de la facturation électronique ; elle permet également de payer les fournisseurs plus rapidement et donc d’améliorer les relations client-fournisseurs. Ce qui est particulièrement important dans le contexte actuel. En effet, une étude du groupe américain Business Payments Coalition montre que seulement 45% des factures papier sont payées à temps, contre 95% des factures électroniques. Cela permet une amélioration importante de la trésorerie et permet aux clients et aux fournisseurs d’accéder à des services de financement de la chaîne d’approvisionnement (affacturage et affacturage inversé).

Grâce à notre solution DocXchange, tout fournisseur peut avoir une visibilité en temps réel sur le statut de ses documents. Une fois une facture validée et confirmée par son destinataire, il peut faire parvenir les documents directement à l’affactureur avec une demande de financement. À aucun moment ne sont échangés des documents papiers.

En somme, ces techniques d’automatisation des processus métiers permettent la mise en place d’une politique « zéro contact » qui protègera à la fois vos collaborateurs et votre trésorerie. Et vos partenaires et fournisseurs suivront bientôt votre exemple.

Brève étude de cas

DocProcess développe des solutions de numérisation, d’interopérabilité et d’automatisation afin de rationaliser les processus des départements Achats, Vente, Logistique et Comptabilité/Finance pour plus de 3 500 clients. Ces solutions peuvent être utilisées par un grand nombre de secteurs – grande distribution, logistique, automobile, assurance, santé, pharmaceutique, énergie, télécommunications, bancaire, etc. – ainsi que par les BPO and SSC.Dématérialisation, facturation électronique, automatisation des processus métiers, gestion des contrats, archivage, e-catalogue ; nos solutions reposent toutes sur une plateforme intégrée qui permet d’assurer la conformité, la piste d’audit fiable, la valeur probante, l’horodatage et la signature électronique.

Voici quelques résultats observés par l’un de nos clients, un acteur important de la grande distribution :