Ce este automatizarea P2P? 

Denumit în terminologia internațională „Purchase-to-pay” sau P2P, procesul de achiziții-vânzări este un proces în care o companie selectează, comandă, este facturată și apoi plătește pentru bunuri și servicii de la partenerii și furnizorii ei. Astfel descris, conceptul pare simplu, însă în practică, în funcție de mărimea și complexitatea afacerii tale, procesul de achiziții-vânzări îți poate împovăra considerabil bugetul.

Procesul P2P include mai multe etape, de la crearea unei comenzi de achiziție la primirea bunurilor sau serviciilor, analizarea și reconcilierea facturilor, trimiterea plăților și notarea lor în sistemul de contabilitate. Ultimii pași mai poartă și numele de control factură-furnizor, însă vom reveni asupra lor la momentul potrivit.

Platformă de automatizare Purchase-to-Pay

Pe scurt: procesul de achiziții-vânzări înseamnă multă bătaie de cap și la fel de multă hârțogărie! Cu toate acestea, el rămâne un proces vital pentru organizație.

Există însă și o veste bună: procesul poate fi automatizat! Soluțiile de automatizare Purchase-to-Pay îți eliberează compania de hârțogărie și muncă repetitivă prin conectarea operațiunilor de achiziție și facturare. Astfel, toți cei implicați într-un astfel de proces, de la contabili și cumpărători la departamentul de achiziții, de la cei care verifică facturile la specialiști în impozite și trezorieri, vor avea mai mult timp să se concentreze pe procesele cu valoare adăugată.

Dacă organizația ta este mai degrabă un furnizor de servicii și bunuri, nu un cumpărător, aceleași sisteme se pot aplica și pentru serviciul invers, numit Order-to-Cash sau O2C. Acesta reprezintă circuitul documentelor financiare de la comanda depusă de cumpărător la încasarea banilor pentru livrare și este echivalentul P2P pentru furnizori.

Odată stabilită utilitatea lui, rămâne întrebarea: cum automatizezi un astfel de sistem?

Considerente generale

Indiferent de furnizorul de servicii de automatizare ales, o soluție de automatizare Purchase-to-Pay ar trebui să crească eficiența proceselor de business, să-ți elibereze angajații de muncă manuală, să prevină erorile, să economisească bani și asigure vizibilitatea financiară. Scopul final al automatizării ar trebui să fie optimizarea proceselor și tranziția către procesarea fără intervenție umană, un stadiu unde angajații joacă doar rol de supraveghere.

Mulți furnizori de servicii de automatizare par să corespundă acestor criterii pe hârtie, dar oare sunt și capabili de implementare? Pentru a te ghida, am stabilit cinci categorii de performanță, alături de întrebările care să te ajute să iei o decizie.

1. Capabilitățile Tehnologice

Ce schimbări implică automatizarea?

O platformă de automatizare Purchase-to-Pay trebuie să îți îmbunătățească infrastructura, nu să o schimbe. Un produs competitiv ar trebui să aibă atât o interfață proprie, dar și abilitatea de a se conecta la platformele software existente. Din acest motiv, primul lucru pe care trebuie să îl întrebi este dacă soluția dorită este compatibilă cu infrastructura ta actuală. Are nevoie de aplicații suplimentare, integrări sau dezvoltare IT? Există costuri ascunse de implementare?

Asta mai înseamnă și că o platformă de automatizare ar trebui să suporte schimbul de documente în cele mai cunoscute formate online și offline și prin cele mai utilizate standarde și protocoale. Formatele speciale pot fi problematice pentru că niciun furnizor nu-și va adapta oferta la formatele tuturor cumpărătorilor săi!

Platforma aleasă necesită cunoștințe avansate de IT?

În mediul de afaceri de astăzi, platformele de tip „low code” (cu o minimă intervenție din partea programatorilor) sau „no code” (fără intervenția programatorilor) nu mai sunt viitorul, ci un standard. Din acest motiv, când alegi un furnizor, ar trebui să verifici dacă tu sau angajații tăi au nevoie de cunoștințe suplimentare de IT, fie la configurare, fie ulterior în procesul de instalare.

E bine să ții cont și de faptul că anumite platforme de automatizare Purchase-to-Pay ar putea avea nevoie de un specialist intern în IT care va trebui angajat și pregătit. Din acest motiv, platformele bazate pe cloud care oferă acces la servicii preconfigurate sunt de preferat. Se implementează și utilizează ușor și pot fi accesate din multiple regiuni și de pe multiple dispozitive.

Platforma ta oferă automatizare sau doar transfer?

S-ar putea ca o astfel de întrebare să pară redundantă, dar adevărul este că scanarea, stocarea și trimiterea de documente către partenerii tăi este doar o parte din procesul de automatizare.

Documentele ar trebui verificate de erori, îmbogățite cu date adiționale, validate automat și stocate, în timp ce regulile configurabile care să facă aceste procese posibile trebuie să fie disponibile de la bun început. Cu alte cuvinte, atât procesul de transfer, cât și lanțul de verificare și aprobare nu trebuie să necesite intervenție umană!

Cât durează implementarea?

Timpul de implementare este foarte important pentru departamentul de IT, din moment ce el va fi responsabili cu adaptarea noului sistem și cu pregătirea angajaților. Timpul de implementare este însă mult mai important pentru bilanțul tău financiar, dat fiindcă el este decisiv pentru a decide rentabilitatea unei soluții de automatizare!

Un alt lucru care merită luat în considerare este timpul necesar noului tău partener de a implementa schimbările regulilor de business, schimbări care pot interveni ulterior. De exemplu, Docprocess își poate implementa soluțiile între 1 și 3 luni, în timp ce o schimbare a regulilor de business poate intra în producție între 24 și 48 de ore.

Platforma ta integrează ultimele tehnologii?

Această întrebare nu are neapărat legătură cu tehnologia existentă, ci cu mentalitatea companiei de automatizare. Pe măsură ce tehnologii precum blockchain, deep learning sau microserviciile sunt integrate în procesul transformațional numit „digitalizare”, multe companii sunt tentate să facă un pas înapoi și să se limiteze la ceea ce cunosc deja.

Un furnizor de servicii P2P orientat spre inovație ar trebui să aibă propriul centru de cercetare și să-ți ofere actualizări care te vor menține în fața competiției.

2.Facturarea Electronică

Facturarea este o componentă de bază a ciclului de achiziții-vânzări, în mare și pentru că procesarea manuală a facturilor este un proces foarte solicitant care generează multă hârțogărie și multe ore de lucru în plus. Automatizarea acestui proces elimină erorile umane, economisește timp și bani și permite reconcilierea facturilor.

Este serviciul tău de facturare conform cu legislația? 

Aceasta este prima întrebare despre facturare pe care trebuie să o adresezi companiilor de automatizare financiară. Directiva europeană 2014/55/EU face facturarea electornică obligatorie în cazul în care colaborezi cu o entitate publică. Prin urmare, atunci când îți vei înlocui multiplele formate de factură cu unul singur, optimizat și disponibil la nivel de companie, ar trebui să ai și conformitatea legală în vedere.

Abilitatea de a salva acțiunile întreprinse asupra documentelor în fișiere de tip jurnal este de asemenea importantă, din moment ce pistele de audit rezultate sunt deseori necesare în audituri legale sau controale financiare.

Sunt facturile procesate în timp real?

Automatizarea facturării înseamnă că poți vedea și acționa în timp real pe tot parcursul procesului de primire, trimitere sau verificare a statusului facturii.

Gestionarea excepțiilor și erorilor ar trebui la rândul ei să se petreacă instant, din moment ce automatizarea elimină necesitatea convorbirilor lungi la telefon și a e-mail-urilor nesfârșite. Drept bonus, un serviciu de facturare în timp real va permite mereu publicarea rapidă a facturilor, permițându-ți să beneficiezi de reducerile oferite pentru achitarea rapidă.

Cât de flexibil este controlul facturii?

Așa cum menționam anterior, automatizarea implică mai mult decât scanarea și trimiterea fișierelor. De fapt, mulți cumpărători se plâng de problemele cauzate de facturarea non-standard (documentele sunt trimise în formatul greșit), de ratele mari de eroare (de multe ori cauzate de greșeli în comenzile de achiziție) și de datele lipsă.

Furnizorul tău de servicii de automatizare ar trebui să permită reguli configurabile și să-ți pună la dispoziție roboți care pot verifica acuratețea formatului și conținutului facturilor, fără intervenție umană.

De exemplu, platforma noastră, DocProcess oferă roboți cu peste 200 de reguli unice, inclusiv n-way matching (verificarea incrucișată a informațiilor pe mai multe documente), îmbogățire de conținut, mesaje de status, management automat al excepțiilor și gestionarea erorilor, precum și fluxuri personalizate pentru automatizarea facturilor. Cu un astfel de sistem, ratele de eroare pot fi scăzute de la 35% la 0.1%, așa cum clientul nostru, un mare retailer european, a aflat.

Până la ce nivel se extinde automatizarea?

Deși facturile sunt sufletul comenzilor, celelalte documente implicate în proces vor trebui de asemenea automatizate și arhivate. Platforma aleasă de tine ar trebui să-ți pună la dispoziție abilitatea de a primi electronic avizele de expediție de la furnizori și de a trimite la rândul tău avize de recepție care vor ușura transferul.

Un catalog actualizat de produse (sau un instrument pentru armonizarea datelor, în jargon tehnic) este la rândul lui necesar, din moment ce orice proces de achiziție trebuie să înceapă cu date corecte atât în baza de date a furnizorului, cât și a cumpărătorului. Un catalog funcțional îți va permite să urmărești diferitele versiuni ale documentelor tale și să ai o singură sursă pentru ele. Prin urmare, armonizarea datelor și managementul potențialelor conflicte ar trebui să fie și ele parte din oferta de automatizare.

3.Managementul conținutului

Deși automatizarea este principala ta prioritate, ciclul de viață al unui document nu se oprește la avizul de recepție. Stocarea documentelor și crearea de rapoarte pe baza lor este la fel de importantă.

Conținutul este accesibil la nivelul întregii companii?

Deși sistemele instalate intern au meritele lor, stocarea datelor în perfectă siguranță în cloud ar trebui să fie prioritară. Un astfel de sistem va face datele disponibile pentru orice angajat, echipă sau departament, fără limitările structurale și geografice ale soluțiilor locale. Stocarea în cloud facilitează luarea de decizii, îmbunătățește productivitata și sporește eficiența. Mai mult, actualizările sunt mai ușor de implementat în cloud.

Multe platforme, inclusiv a noastră, oferă cicluri automate de încărcare a documentelor care, odată configurate conform regulilor de business, elimină nevoia de a decide unde și cum să-ți stochezi documentele.

Arhivarea electronică este disponibilă?

Spre deosebire de simpla stocare, arhivarea include și conformitatea legală (de la piste de audit la respectarea GDPR și a legilor de rezidență a datelor), dar și alte opțiuni mai avansate precum căutarea după metadate și trasabilitatea.

O arhivă electronică ar trebui să aibă reguli de retenție configurabile, dar și permisiuni speciale pentru utilizatori. De asemenea, semnăturile digitale și indicatorii temporali ar trebui să fie la rândul lor disponibile pentru a putea determina proveniența fiecărui document. Cu alte cuvinte, arhivarea electronică nu este doar un mod de a stoca fișiere, ci este un depozit electronic complet configurabil pentru documentele tale de valoare.

Platforma are un modul de raportare financiară?

Prezența instrumentelor de raportare este vitală pentru contextualizarea datelor tale financiare. Raportarea și instrumentele analitice ar trebui să fie disponibile și configurabile conform regulilor tale, acoperind totul de la parametrii obișnuiți de raportare (după comanda de achiziție, data comenzii, statutul ei etc.) până la excepții.

Raportarea permite și vizibilitatea completă în toate procesele și fluxurile date de la comanda de achiziție (primită, aprobată, în tranzit, livrată) la statutul plății.

Sunt instrumentele analitice adaptate pieței tale?

Departamentele de contabilitate și cele financiare sunt cu siguranță cele ce vor beneficia cel mai mult în urma automatizării procesului de Purchase-to-Pay, însă managerii sunt cei care vor profita de instrumentele analitice. Ele vor permite conducerii companiei să înțeleagă mai clar mediul economic al companiei.

Perspectivele oferite de analiza procesului de achiziții-vânzări nu sunt limitate la date financiare – un manger bine informat le poate folosi și în cadrul relației cu clienții sau în rafinarea catalogului de produse.

4. Creșterea

Pot furnizorii tăi avea acces rapid la platformă și trimite documente?  

Automatizarea procesului de Purchase-to-Pay nu e o stradă cu o singură bandă, așa că este normal ca și furnizorii și partenerii tăi să se poată conecta cu ușurință la platformă, dacă doresc. Înrolarea rapidă a furnizorilor ar trebui să fie disponibilă de la bun început pentru a putea optimiza procesele de contabilitate clienți, de la încărcarea și verificarea facturilor, la primirea avizelor de expediție și a plăților.

Abilitatea unei platforme de a armoniza și automatiza procesele dintre companii, fără necesitatea unui cod suplimentar sau a unor adaptări, poartă numele de interoperabilitate. De exemplu, soluția noastră oferă atât integrare cu ERP-ul furnizorilor tăi (cu peste 200 de sisteme compatibile), dar și o platformă ușor de utilizat în cloud pentru cei care nu sunt capabili tehnologic să trimită facturi electronice. 

platforma de automatizare Purchase-to-Pay

Plaftorma aleasă susține creșterea internă?

În momentul în care îți alegi platforma, e posibil ca doi utilizatori să ți se pară suficienți pentru a supraveghea procesul de achiziții-vânzări. Totuși, pe măsură ce te extinzi, vei avea nevoie de fluxuri de lucru configurabile pentru utilizatorii multiplii care vor avea acces atât la sistemul de automatizare, cât și la cel de management al conținutului. Va fi furnizorul tău de soluții capabil să te ajute cu integrarea lor?

De exemplu, platformele DocProcess se bazează pe un sistem unic și integrat de management al fluxurilor de lucru cu abilitatea de a declanșa diferite acțiuni pe baza oricărui obiect sau combinație de obiecte (utilizator, unitate de lucru, departament, categorie, preț, număr de produse etc.), în funcție de profilurile utilizatorilor sau de rolurile din sistem.

Plaftorma aleasă susține creșterea externă? 

În timp, extinderea internațională ar putea deveni o prioritate pentru compania ta. Va putea furnizorul tău să ți se alăture? Așa cum menționam anterior, piața europeană a stabilit deja niște reguli cu privire la facturarea electronică, așa că furnizorul tău ar trebui să poată oferi conformitate legală și compatibilitate cu cele mai utilizate formate de pe piață (EDIFACT, de exemplu).

Totuși, abilitățile tehnologice nu sunt suficiente: furnizorul tău de soluții de automatizare trebuie să aibă o viziune globală, una care să-i permită să-și deschidă sedii în alte regiuni sau să-și găzduiască serverele la nivel global.

5.Considerente Finale

Platforma aleasă de tine are recomandările necesare?

Înainte de a lua o decizie, trebuie să afli dacă platforma pe care o preferi a mai avut de a face cu cerințele complexe ale unei companii precum a ta. Care sunt cei mai vizibili clienți ai viitorilor tăi parteneri și cum își descriu ei colaborarea? Mai mult chiar, vor exista manageri și investitori preocupați inclusiv de sustenabilitatea soluției alese, așa că este bine să ții cont și de acest aspect.

Clienții DocProcess includ lanțuri mari de retail precum Carrefour, Cora și Altex, dar și un număr de alte companii ușor de recunoscut precum Leroy Merlin sau Mondelez. Pentru astfel de clienți am reușit să obținem rezultate precum o rată de înrolare a furnizorilor de 95% sau o reducere a ratei de eroare la 0.1%.

Am digitalizat peste 100 de milioane de documente, economisind nu doar bugetele clienților noștri, dar și peste 1800 de tone de hârtie, 3000 de tone de dioxid de carbon și nu mai puțin de 9000 de copaci!

Care este nivelul de disponibilitate al suportului tehnic?

Deși fiecare furnizor garantează un suport optim, este important să mergi dincolo de terminologie. Trebuie să vezi dacă suportul tehnic este disponibil nu doar prin telefon sau e-mail, dar și prin intermediul unei baze de date sau al unor programe de training.

Mai mult, e important să știi cine face parte din echipa ta de proiect. Este vorba doar despre un consultant tehnic care trebuie să răspundă foarte multor mesaje din foarte multe surse sau echipa include și expertiza unui consultant de business și un manager de cont?

Dar prețul?

Evaluarea unui furnizor după prețul de listă nu este atât de utilă pe cât pare, mai ales din moment ce mulți furnizori ar putea să ascundă prețurile de implementare și pe cele adiționale și să bugeteze doar un set mic de operațiuni. Modul corect de a evalua oferta unui furnizor de servicii de automatizare este să aplici raport un simplu preț-valoare: sunt economiile pe termen lung mai mari decât costurile?

Pentru a calcula corect aceste costuri, trebuie să ții cont de faptul că automatizarea poate fi considerată un cost operațional (Opex), nu unul capital (Capex). Deși economiile aduse de automatizarea procesului de Purchase-to-Pay pot ajuta întregul lanț de producție și inventarul, costurile sunt relativ mici. Ele constă în general într-o taxă minimă de implementare și/sau integrare, alături de o mică taxă lunară sau bazată pe volum.

Prin urmare, automatizarea procesului de achiziții-vânzări e o investiție pe termen lung ale cărei costuri pot fi absorbite rapid.

Oferta DocProcess

Cu birouri în Franța și România, DocProcess a fost mereu în avangarda digitalizării financiare, fiind un puternic promotor al facturării electronice, susținută de Machine Learning, OCR și RPA. Soluțiile noastre de automatizare completă sunt folosite în finanțe, contabilitate, achiziții, asigurări și logistică de peste 3200 de clienți și mai mult de 25 000 de utilizatori unici.

Principalul avantaj al utilizării DocProcess este interoperabilitatea. Soluțiile noastre bazate pe cloud pot procesa toate formatele (de la hârtie la .pdf, .csv, .xml și .ldoc), folosind toate standardele (EDI, UBL, OpenPEPPOL) și protocoalele de comunicații (FTPS, SFTP, AS2, AS4, HTTP) și se pot integra prin conectori inteligenți cu orice ERP.Mai mult, platforma noastră este susținută de peste 200 de roboți care verifică formatul și acuratețea conținutului, îl îmbunătățesc, descoperă excepțiile și aplică tehnici de n-way matching. Sistemele noastre de management al conținutului pot asigura concordanța legală perfectă, în timp ce permit accesul diferențiat la documentele stocate și oferă inclusiv piste de audit.

Mai mult chiar, departamentul nostru de suport te va ajuta cu întregul proces de înrolare, iar bazele noastre de tutoriale îți vor sta mereu la dispoziție.

Dacă vrei să afli mai mult despre oferta noastră, contactează-ne acum!

Bibliografie: