Când lucrezi în Accounts Payable, o mulțime de probleme îți pot solicita atenția în fiecare zi. Aprobările manuale, documentele inconsistente și datele lipsă se întâmplă toate într-o zi de muncă. Dar nimic nu are un efect mai mare decât temuta gestionare a excepțiilor.
De fiecare dată când există o nepotrivire între documentele tale și ale partenerilor tăi, trebuie să oprești orice activitate și să investighezi. Este o eroare de introducere manuală (cum ar fi un număr de comandă greșit)? Este o problemă de date despre produs (cantitate sau preț greșit)? Este o factură duplicat care poate duce la plăți eronate? Sau poate că documentelor le lipsesc informații?
Acest lucru nu consumă doar timpul departamentului tău, ci și pe cel al partenerilor. Adesea, aceștia trebuie să corecteze și să retrimită documente, amânând aprobările și plățile. Procesul este atât de plictisitor încât un studiu realizat în 2020 de către Ardent Partners a numit aceste excepții „blestemul celor care lucrează în Accounts Payable”. Același studiu a arătat că nu mai puțin de 62% dintre liderii AP au considerat că gestionarea excepțiilor este cea mai mare provocare a acestora, urmată de aprobări îndelungate (51%) și prea multă hârțogăraie (40%).
Astfel, există vreo cale să minimalizezi aceste excepții? Primul pas evident este automatizarea procesului de Accounts Payable pentru a accelera procesarea. Al doilea și cel mai important pas este să ne concentrăm exclusiv pe excepții și să evităm verificările îndelungate ale documentelor. Aici intervine matching-ul (potrivirea automată a diferite tipuri de documente).
Cum funcționează potrivirea automată?
Potrivirea automată a documentelor îți permite să compari informațiile despre documentele primite, cum ar fi facturile, cu cele ale documentelor de logistică sau de achiziții justificative. Acestea din urmă pot include comenzi, avize de recepție, avize de expediere și chiar contracte.
Potrivirea automată poate economisi timp prețios, crescând în același timp acuratețea documentului și plățile la timp. Un astfel de proces reduce erorile și plățile greșite, crescând totodată transparența procesului de validare. Facturile și cheltuielile frauduloase dispar, iar auditul este accelerat.
Dacă este implementată corect și temeinic, potrivirea automată poate asigura consecvența unei tranzacții pe întregul lanț de aprovizionare, de la contract până la plată.
Înainte să începi
Ca să implementezi potrivirea automată, există o serie de condiții prealabile care trebuiesc îndeplinite:
- Date curate, ceea ce înseamnă că documentele ar trebui standardizate și îmbogățite pentru o potrivire exactă.
- Un catalog electronic, care asigură că datele produsului tău și ale partenerului coincid.
- O conexiune perfectă între AP sau soluția de facturare și ERP-ul tău, eliminând orice intervenție manuală posibilă.
- Reguli personalizabile, deoarece multe fluxuri de lucru ale documentelor pot fi specifice companiei tale.
O dată setate aceste condiții, mai sunt două aspecte importante de care trebuie să ții seama. Primul este abaterea acceptabilă iar al doilea este soluționarea litigiilor
Abaterile apar atunci când detaliile din documentul fiscal principal (de obicei factura) nu se potrivesc cu cele din documentele justificative. Abaterile de cantitate și preț sunt cele mai frecvente. O abatere acceptabilă este o abatere care se încadrează în normele acceptate între parteneri. De exemplu, dacă prețul scade datorită reducerilor anticipate la plată sau cantitatea este puțin mai mare decât cea comandată, poți decide să nu contactezi furnizorul și să efectuezii plata. Stabilirea unei toleranțe adecvate poate reduce disputele și excepțiile.
Dacă abaterea este suficient de mare pentru a opri aprobarea, soluționarea litigiilor intră în scenă. În această etapă trebuie să decizi ce ar trebui automatizat și ce ar trebui aprobat manual. De exemplu, facturile din care lipsesc date sau care au un număr de comandă greșit, pot fi trimise automat furnizorului cu un mesaj de eroare. Nu este necesară verificare unui document incorect!
Dacă abaterile sunt mai mici (cum ar fi documentele de transport care arată cantități mai mari decât avizele de primire), un specialist AP ar putea fi nevoit să investigheze. Chiar și în această etapă, sistemul poate ușura munca, trimițând numai documentele problematice cu eroarea evidențiată, unei singure persoane responsabile.
Tipuri de reconcilieri care pot atenua excepțiile
Deci, când poate genera valoare o potrivire? Sincer vorbind, în orice situație. Cele mai frecvente scenarii de potrivire sunt Reconcilierea între 2 și Reconcilierea între 3 documente. Furnizorii mai avansați, inclusiv DocProcess, pot oferi chiar o reconciliere de tip n-way, comparând datele a câte documente și tipuri de documente este necesar.
Reconcilierea între 2 documente (2-way matching) compară pur și simplu două tipuri diferite de documente, asigurându-se că datele fiscale și de produs din acestea corespund. Cea mai obișnuită implementare este reconcilierea între o comandă și una sau mai multe facturi (în funcție de modul în care este livrată comanda). După ce datele sunt extrase și standardizate din fiecare document, sistemul compară automat liniile de factură și de comandă, conform regulilor prestabilite. Documentele validate sunt trimise în ERP, în timp ce documentele problematice intră în fluxul de aprobare.
În timp ce compararea facturilor și a comenzilor este ceva obișnuit, experiența noastră arată că potrivirea a două tipuri diferite de documente are o arie mai largă de utilizări. De exemplu, pentru unul dintre clienții noștri, un furnizor de materiale de construcții, am folosit reconcilierea de tip 2-way matching pentru a compara facturile cu e-CMR-urile de la companiile de transport. Acest lucru a fost util mai ales deoarece o singură factură corespundea mai multor e-CMR. Pentru a vedea cât timp a economisit clientul nostru în cele din urmă, citește acest studiu de caz.
Reconcilierea între 3 documente asigură ca informațiile din factură să se potrivească cu comanda corespunzătoare, dar și cu nota de primire a mărfurilor (GRN). Utilizarea unui sistem de matching între 3 tipuri diferite de documente înlesnește plata exclusivă a bunurilor și cantităților pe care le-ai comandat. Cu alte cuvinte, așteptările tale se potrivesc cu cele ale furnizorilor tăi.
Ca și în cazul 2-way matching, nimic nu vă împiedică să utilizați alte documente în procesul de reconciliere de tip 3-way matching. O combinație mai avansată ar fi potrivirea facturilor cu NIR-urile (GRN) și condițiile contractuale. Pentru aceasta, ai avea nevoie și de o soluție integrată de gestionare a contractelor, iar beneficiile nu ar întârzia să apară.
N-way matching desemnează pur și simplu potrivirea între mai multe tipuri de fișiere, care pot fi utile pentru fluxuri de aprobare mai complexe. Este un mod elegant de a spune „putem asocia orice document cu orice alt document”. Pentru ca aceasta să funcționeze, ai nevoie de un furnizor cu experiență, cu o platformă suficient de flexibilă pentru a accepta toate tipurile de documente. Descoperă povestea unuia dintre clienții DocProcess, unul dintre cei mai mari retaileri români din e-commerce, care a folosit funcționalitatea de n-way matching pentru controlul acurateții datelor între documente, reușind să diminueze costurile de procesare cu 95%.
Indiferent de alegere, trebuie să ai întotdeauna în vedere faptul că reconcilierea automată ar trebui să îți ușureze munca, nu să o sporească. Scopul final nu este de a adăuga straturi suplimentare de complexitate, ci de a valida documentele mai rapid, mai inteligent și cu mai multă precizie și de a permite procesarea fără atingerea documentelor.
De unde să începi?
DocProcess pune la dispoziție o platformă de automatizare a ecosistemelor de afaceri care poate automatiza procesele nu doar în cadrul companiei tale, ci și pe întregul lanț de aprovizionare. Suita noastră integrată de produse îți permite procesarea tuturor tipurilor de documente, de la facturi și comenzi, până la contracte și documente logistice.
Oferim o funcționalitate complet automatizată a conturilor de plată, completată cu reconcilierea de tip n-way matching și cu fluxuri de aprobare pe "n" nivele. Platforma noastră poate suplimenta automat documentele cu orice tip de date intern sau extern și este compatibilă imediat cu peste 200 de ERP-uri și programe de contabilitate.
Datorită flexibilității platformei DocProcess, BEA, ai posibilitatea de a mixa cu ușurință soluții care să se potrivească nevoilor tale de afaceri. Simți nevoia de a extinde reconcilierea și la condițiile contractuale? Poți adăuga modulul de management al contractelor cu un simplu click. Este atât de ușor!
Deci, te-ai hotărât?