Automatizarea Contabilitatii – Studiu de Caz2019-05-29T14:14:43+03:00

Cum am ajutat o mare companie de consultanță
să-și reducă timpul și costurile de procesare

Un exemplu perfect de transformare digitală:
Economie Maximă. Timp de procesare minim.

Clientul nostru, filiala locală a uneia dintre cele mai mari firme de servicii profesionale și consultanță contabilă, ne-a cerut ajutorul într-o problemă care le consuma timpul și resursele. Partenerul lor, un retailer internațional de îmbrăcăminte, le-a încredințat spre procesare peste 5000 de facturi lunare. Problema? Toate facturile erau pe hârtie!

Povara Hârtiei

Deși mulți manageri își dau seama că documentele pe hârtie sunt atât o vulnerabilitate fizică cât și una legală, adevărul este că foarte puțini pot calcula cu-adevărat costurile procesării unor astfel de documente. E de reținut că, în afară de a extrage și procesa efectiv datele din ele, documentele pe hârtie trebuie să fie tipărite, transportate și stocate conform standardelor legislative în vigoare.

Întorcându-ne la clientul nostru, iată cu ce s-a confruntat acesta:

  • O problemă de logistică – peste 5000 de facturi pe hârtie în fiecare lună care ocupau atât spațiu cât și timp de lucru.
  • O problemă de capital uman – nu mai puțin de șase angajați procesau manual aceste facturi, făcând procesul încet și costisitor.
  • O problemă de standardizare – facturile erau printate la calitate medie și erau atât documente cu o singură pagină, cât și documente cu mai multe pagini, fapt ce afecta calitatea datelor colectate.
  • O problemă de comunicare – orice erori potențiale din aceste facturi erau greu de observat, dar și greu de comunicat și rezolvat. Controlul facturilor era foarte lent.
  • O problemă de contabilitate – trasabilitatea documentelor nu era asigurată.

Soluția noastră

Prin folosirea unuia dintre cele mai populare produse DocProcess și anume DxNoPaper, un serviciu de dematerializare de top, am putut să oferim clientului nostru și partenerului lor o soluție elegantă și ușor de implementat.

Acum, documentele sunt livrate prin curier la birourile DocProcess în serii săptămânale. Printr-un mix de OCR și RPA, transformăm aceste documente în versiuni electronice, extrăgând în același timp datele din antet și subsol, dar și codurile de produs, numele, prețul, cantitatea și totalurile, cu sau fără TVA.

Ultimele sunt apoi exportat zilnic, făcând procesul de raportare mult mai ușor și ajutându-ne clientul în completarea declarațiilor de TVA D300 și D394. Soluția de automatizare a facturilor DxNoPaper a fost configurată pentru specificațiile clientului și implementată în mai puțin de o lună.

Lucrând cu un deadline strâns, stabilit pentru Decembrie 2017 (Decembrie fiind cea mai aglomerată lună pentru piața de retail), am reușit să facem soluția funcțională chiar înainte Sărbători, ajutându-ne partenerii să economisească lunar până la 950 de ore de muncă manuală. Totul, fără nevoia de a schimba infrastructura sau procesele clienților.

Automatizarea Contabilitatiii Studiu Caz

Rezultate

Pe lângă eliminarea hârtiei din relația clientului nostru cu partenerul lui, soluția a produs și rezultate pe termen lung:

  • între 800 și 900 de facturi sunt acum procesate zilnic, fără intervenție manuală
  • acuratețea procesării este de 100%, iar transparența a crescut la rândul ei
  • cinci angajați au putut acum să preia procese cu valoare adăugată mai mare în interiorul companiei, din moment ce doar unul este necesar pentru managementul noului proces
  • clientul nostru a obținut până la 950 de ore de muncă pe lună
  • într-un singur an, clientul nostru a obținut un ROI de 720%!

Dă mai departe

Detalii proiect

Products & Services:

Digitalizare

Dematerializare

Zero hârtie

Managementul fluxului de lucru

Categorii:

Contabilitate

Soluția DocProcess de transformare digitală a oferit clientului nostru un ROI de 720%

CONTACTEAZĂ-NE