Studiu de caz Cora 2018-09-04T10:35:46+00:00

Romania Hypermarché

– studiu de caz automatizarea controlului factură-furnizor –

Proces lent, documente pierdute, lipsa trasabilității – factori cheie în găsirea unei soluții pentru automatizarea controlului factură furnizor

Cora – brandul sub care funcționează România Hypermarché, operează 11 hypermarket-uri în România precum și un magazin e-commerce. România Hypermarché este compania locală a grupului Louis Delhaize.

În momentul în care DocProcess a devenit partenerul Cora, retailerul își începuse deja drumul spre dematerializarea facturilor. Cora avea stabilit un proces de trimitere prin poștă, scanare și utilziare a software-ului de tip OCR (Optical Character Recognition) pentru facturile de intrare. La acel moment, Cora colabora cu una dintre cele mai importante companii de automaizare Source-to-pay (de la achiziții la plată) cu birouri în 8 țări din Europa.

Cu toate acestea, procesul de dematerializare dura foarte mult: implica scanarea tutror facturilor la nivel local, în România, și apoi trimiterea lor în străinătate pentru prelucrarea OCR. Deseori documentele au fost pierdute și trasabilitatea a fost slabă, ceea ce a creat dificultăți în operațiunile de trezorerie și raportare.

În mod cert, o soluție de automatizare RPA completată cu posibilitatea de facturare electronică era o soluție mult mai potrivită față de simpla dematerializare a hârtiei.

În mod obișnuit, tehnologiile OCR pot prelucra automat, fără intervenție umană, doar 20-30% dintre facturi. Motivele sunt diverse: documente ilizibile, scanare deficitară, puncte de control insuficiente, etc. Prin prelucrarea automată înțelegem preluare, extragere de metadate, validare și export către un sistem informatic, fără ca niciun operator uman să intervină. Cu ajutorul roboților specializați, acest lucru este posibil, asigurând accelerarea proceselor financiar-contabile, precum și disponibilitatea datelor pentru toate părțile în timp real.

O soluție câștigătoare: expertiză de piață, implementare ușoară, rezultate rapide

DocProcess a fost ales ca furnizor preferat pentru acest proiect din mai multe motive:

  • viteza de implementare: platforma noastră, DocXchange, oferă RPA (Robotic Process Automation) în cloud, fără a necesita resurse IT costisitoare pentru implementare. Din echipa internă de proiect Cora a făcut parte doar un manager de proiect – responsabilul controlului factură furnizor.
  • ușurința implementării: având o bibliotecă completă de reguli și formate de documente financiare, roboții noștri pot fi configurați în cel mai scurt timp – fără a cere analiștilor de business sau dezvoltatorilor RPA să creeze scripturi și să documenteze procesul.
  • efecte de rețea: unul dintre cele mai mari obstacole în procesul de facturare electronică este înrolarea furnizorilor. Rețeaua DocProcess deținea deja peste 50% dintre furnizorii Cora, ceea ce a făcut ca procesul de automatizare să fie mult mai rapid.

Călătoria

1. Digitalizarea treptată a facturilor pe hârtie

Descrieți proiectul actual și reconfigurați-l: dezvoltați un proces de gestionare a facturilor pe suport de hârtie. DocProcess oferă servicii de corespondență pentru automatizarea capturilor de date din documentele pe hârtie și integrarea acestora în sistemul de informații Cora. Acest pas a fost esențial pentru a facilita trecerea la facturare electronică fără a perturba fluxurile actuale de afaceri.

2. Proiectați fluxul procesului de automatizare AP

Pregătirea pentru implementarea tehnologiei EDI. DocProcess a lucrat pentru a proiecta un flux de lucru de facturare electronică complet, configurând roboții să efectueze verificări și validări în conformitate cu regulile de afaceri ale cumpărătorului.

3. Înrolarea furnizorilor

Peste 93% dintre furnizori au fost înrolați de echipa de înrolare DocProcess în decurs de 18 luni, acest proces oferind astfel un ROI de 750% pe proiectul de automatizare a facturilor.

4. Îmbunătățire continuă

Automatizarea facturilor a contribuit la reducerea numărului de angajați dedicat controlului factură furnizor și la redirecționarea acestora spre alte activități cu valoare adăugată. Procesul de automatizare continuă cu implementarea comenzilor electronice care contribuie la rândul lor la validarea multiplă automată.

Rezultate: mai aproape de contabilitatea „în timp real”

Lipsa unui proces automatizat Purchase-to-Pay a creat probleme serioase pentru departamentul de financiar și pentru echipa de trezorerie. Închiderea și raportarea financiară erau lente, cu date inexacte: uneori furnizorii livrau bunurile fără să le factureze până la un an sau doi ani mai târziu. De asemenea, lipsa informațiilor în timp real a complicat raportarea legală, ceea ce a dus la întârzieri în recuperarea TVA-ului și la proceduri de audit îndelungate.

Cu platforma DocXchange – toate aceste probleme au fost soluționate:

  • Facturile sunt primite, validate și trimise catre ERP-ul Cora în câteva minute de la emitere, facilitând o vizualizare în timp real a situației în numerar și previziuni mult mai precise privind fluxul de numerar
  • Corelarea livrărilor cu facturile ajută la eliminarea situației bunurilor livrate și nefacturate
  • Raportare legală corectă și rambursare TVA mai rapidă
  • Prognoză corectă a fluxului de numerar

De ce să alegi o soluție de automatizare în cloud bazată pe RPA

Automatizarea controlului factură furnizor cu RPA oferă beneficii serioase și rapide: rezultatele sunt vizibile într-o perioadă de timp cuprinsă între 2 și 6 luni, în funcție de complexitatea proiectului și de numărul de sarcini automatizate.

Spre deosebire de soluțiile on-premise, platforma noastră de automatizare a proceselor financiare la nivel de întreprindere este mult mai ușor de configurat și le permite managerilor de proiect să coordoneze implementarea fără suport tehnic extins și fără cheltuieli la nivel de infrastructură IT.

Platforma integrează RPA, OCR, facturare electronică, portaluri pentru furnizori și notificări, pentru a acoperi întreaga gamă de provocări cu care se confruntă companiile, atunci când procesele de automatizare acoperă rețele cu mii de participanți. Pe lângă acestea, adăugăm capabilități de machine learning pentru a îmbunătăți abilitatea de predicție a platformei noastre.

Dorim să ajutăm directorii financiari și departamentele financiare să treacă de la introducerea de date si compilarea de rapoarte (activități manuale, repetitive și cu volum mare) către nivelul urmator: de sprijin real si strategic pentru business.

Distribuie

Informații:

Nume Client DocProcess:

Industrie:

Magazine:

Facturi/an:

Nr. de furnizori:

Servicii DocProcess:

Romania Hypermarché

Alimentară

11, e-commerce

+ 500.000

+1.400

Facturarea electronică

Automatizarea facturilor

Comenzile electronice

Gestionarea arhivei fiscale

Înrolarea furnizorilor

Rezultate

ROI pentru proiect:

Economii:

Format facturi:

Rata facturilor corecte (fiscale și contractuale):

în 18 luni

150,000 euro

93% electronice

100%

Descărcați studiul de caz

V-ar interesa să învățați cum să construiți un studiu de caz pentru proiectul dvs. de automatizare? Programați un apel de 30 de minute!

Contactați-ne