Cum recentul context creat de pandemie nu pare că se va schimba prea curând, companiile se văd în fața unei singure soluții: adaptarea. Din fericire, cu ajutorul instrumentelor de lucru de la distanță și a platformelor de automatizare, poți atât să atenuezi impactul economic, cât și să explorezi noi oportunități.

În această serie am vrea să îți arătăm cum un sistem de automatizare P2P (Purchase 2 Pay) eficient și de încredere, susținut de managementul înregistrărilor și al contractelor, poate ajuta diferite tipuri de companii să-și mențină veniturile.

Primul nostru articol este despre industria de retail, una dintre cele mai afectate de măsurile de izolare și ai cărei reprezentanți se confruntă acum cu o cerere instabilă, stocuri greu de gestionat și cu o cantitate împovărătoare de documente de hârtie.

Cerere, ofertă și hârtie.

Odată ce cumpărătorii tradiționali nu s-au mai înghesuit pe coridoarele supermarketurilor iar consumul s-ar îndreptat spre online, industria de retail, de la hypermarketuri la magazine medii și mici, se confruntă cu pierderi sau cu o transformare rapidă a lanțului de aprovizionare.

De fapt, conform unui studiu publicat în luna martie de E-Commerce Europe, toate organizațiile participante au susținut că epidemia de Covid-19 le-a afectat afacerea, iar 65% dintre ele au spus că se așteaptă la o scădere vizibilă a vânzărilor.

Motivul este simplu: spre deosebire de alte industrii al căror model de business le-a ajutat să prospere în timp de criză (precum serviciile online) sau care au trebuit să-și întrerupă brusc activitatea (precum HoReCa), industria de retail e într-o poziție neobișnuită.

Cererea pentru produsele ei a crescut exponențial, în timp ce abilitatea de a satisface această cerere a scăzut, din cauza lipsei de personal, a proceselor manuale și a unei inabilități de a-și folosi complet punctele fizice de vânzare.

Cu alte cuvinte, industria de retail s-a găsit brusc în fața unei piețe în creștere ale cărei cereri nu le poate satisface datorită unei puternice ancorări în procese învechite și schimburi de documente hârtie. Ultimele, mai ales când oficiile poștale și curierii nu mai funcționează în ritmul obișnuit, se dovedesc foarte dificil de gestionat, pe lângă fapul că sunt un pericol pentru sănătatea angajaților tăi.

 Cum a schimbat izolarea obiceiurile de cumpărare

Deși mulți par să creadă că lumea comerțului online are un mare avantaj, același studiu arată că s-ar putea să nu fie de fapt cazul. Într-adevăr, comerțul online a explodat în unele țări, așa cum subliniază și grupul McKinsey, iar 35% dintre intervievații E-Commerce Europe susțin că online-ul și offline-ul sunt acum într-un conflict tacit.

Totuși, odată ce ajungi la problemele ambelor părți, vei observa cu ușurință că ele sunt identice, pornind de la costurile de transport la probleme cu furnizorii și fie o lipsă, fie un exces de comenzi pentru anumite produse.

Sursa: E-Commerce Europe Survey

Deci, cum s-au schimbat obiceiurile de cumpărare în timpul acestei crize și cum impactează ele retail-ul offline, online și producătorii?

1.Cererea a devenit imprevizibilă, oamenii cumpărând acum cantități mari de bunuri esențiale, în timp ce bunurile perisabile au rămas în stoc. De fapt, conservele și produsele de băcănie (precum orezul, făina, pastele) au crescut în vânzări cu mai mult de 50%, în timp ce altele s-au prăbușit efectiv. Asta afectează atât piața de retail, cât și micii și marii producători, care nu-și pot reorienta producția peste noapte.

2.Managementul stocurilor a devenit o povară. În acest punct, nu toți furnizorii pot lucra la capacitate maximă deși, în același timp, multiple produse zboară efectiv de pe rafturi. Fie că ești un retailer online sau unul offline, a devenit din în ce mai greu să prezici disponibilitatea unor produse. O promoție care rulează acum s-ar putea să fie pentru un produs care deja nu mai există în stoc.

3.Serviciile de curierat și livrare sunt supraaglomerate. Asta face ca livrarea unor bunuri esențiale să fie prioritară și elimină aproape complet livrarea documentelor de hârtie, o acțiune care obișnuia să ocupe mult din timpul livratorilor, înainte de criză.

4.Facturarea și managementul comenzilor, mai ales în format de hârtie, prin telefon sau e-mail, sunt deseori întârziate. Asta înseamnă că la fel este și contabilitatea internă. Crearea manuală sau procesarea unei singure facturi poate dura între 5 și 29 de zile (conform Billentis), dar când furnizorii trimit zilnic sute de loturi noi  de produse (sau când magazinele le cer) procesele de control factură-furnizor sau order-to-cash sunt puternic încetinite. Mai mult, departamentul tău de contabilitate lucrează probabil de la distanță și la capacitate redusă.

5.Lipsa de personal face procesele din back-office greu de gestionat. Astfel de procese pot părea irelevante în perioade de criză – din păcate, scăparea lor de sub supraveghere îți poate bloca întregul business, motiv pentru care multe companii încearcă să le externalizeze sau automatizeze. Din păcate, externalizarea proceselor contabile are la rândul ei probleme în această perioadă: SSON estimează o scădere a productivității de 25-50%.

6.Reconciliera dificilă și întârzierea unor plăți complică foarte mult gestionarea bugetului. Acest lucru este strâns legat de scăderea productivității în departamentul financiar-contabil și incapacitatea lui de a emite rapoarte, dar și de abilitatea de a plăti la timp furnizorii în lipsa unor documente.

7.Îngrijorări legate de sănătatea personalului și clienților te pot face să-ți concentrezi toți angajații esențiali pe relația cu clienții, respectând recomandările în vigoare. Acest lucru înseamnă că eliberarea angajaților de sarcini neesențiale ar trebui să fie o prioritate.

Sursa: E-Commerce Europe Survey

Deci, ce ar putea face retailer-ii online și offline pentru a-și crește productivitatea, fără a afecta siguranța angajaților sau finanțele pe termen lung?

Șapte recomandări pentru eficientizarea proceselor de business

Când resursele interne sunt în cantități limitate, automatizarea proceselor de business devine un aliat de nădejde. Și, cum mulți dintre partenerii noștri vin din această industrie, am vrea să oferim câteva sfaturi și recomandări care te pot ajuta să-ți gestionezi vânzările în timp de criză.

1.Promovează Transformarea Digitală Eficientă. Transformarea digitală este de mulți ani în prim-plan, însă multe companii se văd acum forțate să o aplice. Din păate, mulți retaileri și producători își creează doar pagini web sau le îmbunătățesc pe cele existente. Deși e un pas în direcția potrivită, el nu este suficient. Digitalizarea eficientă începe cu procesele de la baza business-ului. Cât de util poate fi un website dacă angajații tăi încă proceasează manual comenzile și facturile din spate sau folosesc servicii de livrare pentru ele?

2.Protejează lanțul de aprovizionare prin folosirea automatizării P2P și O2C. Pentru a putea face asta ai nevoie de agilitate. Dacă încă te bazezi pe comenzi telefonice și procese ad-hoc, poți rata livrări. MTotuși

In order to do this you need agility. If you still rely on phone orders and ad-hoc processes, you are sure to miss customer deliveries. Un proces integrat de automatizare P2P, cu toți furnizorii, distribuitorii și transportatorii tăi, se asigură că datele ajung la persoana potrivită la momentul potrivit, iar tu poți livra o experiență potrivită de consumator. În plus, nici nu contează de unde lucrează angajații tăi, deoarece aceste servicii sunt deseori oferite în cloud.

Pentru unul din clienții noștri, un retailer național care folosea soluția DocXchange, a fost ușor să ne asigurăm că toate comenzile ajung la timp: în fiecare zi, 1500 de furnizori își primesc comenzile electronic, într-un portal web sau direct într-un ERP. De asemenea, retailer-ul este notificat de statusul comenzilor, dacă furnizorul le-a confirmat sau dacă a făcut schimbări din lipsă de stocuri. Asta permite retailer-ului să schimbe rapid furnizorul cu unul similar pentru a-și asigura cantitățile necesare de produse.

Deși automatizarea de acest tip este binevenită în orice scenariu, există totuși diferențe între furnizori.

DocProcess Retail

3.Gestionează stocul și prețurile printr-un catalog electronic. Folosirea unei soluții de catalog electronic îți permite să vezi ce produse sunt în stocul furnizorilor și cum variază prețurile lor. Mai mult, te poate ajuta să accesezi promoții vitale și să faci economii considerabile.

4. Automatizează procesele de achiziții prin eliminarea contractelor de hârtie. Folosirea unei platforme de contract management care funcționează în cloud și care este 100% digitală ar elibera nu doar departamentul de achiziții, dar și managerii de categorie și departamentul contabil de muncă suplimentară. Pe lângă asta, ar aduce îmbunătățiri în productivitate, suficient de multe cât să compenseze pentru scăderea normală pe care o simțim cu toții cânt încercăm să jonglăm atât cu sarcinile de la birou, cât și cu munca de acasă.

Pentru unul dintre clienții noștri, am implementat DxContract, o soluție care are peste 19 tipuri specifice de șabloane de contract și fluxuri de lucru asociate. Această soluție micșorează timpul necesar pentru a genera un contract, a-l aproba și a-l semna, dar și pentru a urmări termenii contractuali și transformarea lor în tranzacții de business. De exemplu, poți vedea dacă reducerile sunt corect aplicate în facturile legate de acel contract.

5.Elimină toate procesele manuale care nu sunt esențiale continuării activității. Acesta ar fi pasul următor după eliminarea hârtiei. Folosind un program integrat de automatizare P2P nu ai elibera doar timpul necesar managementului hârtiei, dar și pe cel necesar validării documentelor și introducerii lor în ERP.

Cu DocXchange, toate procesele de control al facturii – fie că sunt validare fiscală, validări ale regulilor de business, n-way matching sau fluxuri complexe de aprobare se întâmplă în maximum 5 secunde. Odată validate, datele sunt introduse direct în programul ERP ales de tine și în drum spre registrul general.

6.Folosește arthivarea electronică și pistele de audit. Dacă să creezi și procesezi documente de hârtie e greoi, să le stochezi și manipulezi după este la fel de greu. Prin urmare, asigură-te că ai documentele arhivate și stocate electronic, într-o manieră conformă cu legislația.

Folosirea soluției noastre DxArchive îți oferă: o platformă bazată pe cloud, suficient de flexibilă pentru a susține clienți cu peste 40M de documente, dar și clienți mici, cu 50-100 de documente. De asemenea, odată ce ai informația din documente accesibilă oricând și din orice loc, manipularea informației poate fi la fel de eficientă când lucrezi de-acasă.

7.Plătește-ți furnizorii la time cu ajutorul facturării electronice. Facturarea electronică nu îți eliberează doar angajații de muncă manuală, dar te și ajută să-ți plătești mai rapid furnizorii. Astfel, relațiile cu furnizorii vor fi îmbunătățite atunci când contează cel mai mult. În plus, o soluție eficientă ar trebui să-ți ofere și opțiuni de validare a facturii, accelerând procesul de plată. Studiile arată că doar 45% din facturile pe hârtie sunt plătite la timp, pentru că timpul lor de procesare și validare depășește uneori data limită, în timp ce 95% din facturile electronice sunt plătite la timp. Acest fapt îmbunătățește semnificativ gestiunea bugetului și permite atât cumpărătorilor, cât și furnizorilor, să acceseze soluții de finanțare a lanțului de aprovizionare precum cele de factoring sau reverse factoring.

Folosind soluția noastră DocXchange, toți furnizorii au vizibilitate reală în statutul documentelor lor. Prin urmare, odată ce o factură a fost validată și confirmată de destinatar, pot trimite documentele direct spre bancă, cerând finanțare pe baza facturii. Nu va fi niciodată nevoie ca documentele să ajungă fizic într-o bancă!

Per total, folosirea acestor tehnici de automatizare a proceselor de business îți va permite să institui o politică de contact minim, unde lipsa hârtiei și a proceselor manuale îți va proteja angajații și bugetul. Mai mult, dând un astfel de exemplu, partenerii și furnizorii tăi ți se vor alătura în curând.

Un studiu de caz

DocProcess creează soluții de automatizare în cloud care ajută companiile să-și automatizeze procesele de business atât în interiorul propriei companii, cât și al rețelei de parteneri (clienți, furnizori, instituții financiare). Soluția noastră – DocXchange – elimină povara hârtiei și a proceselor manuale, oferind managerilor și angajaților în același timp control total asupra timpului și finanțelor lor. Viziunea noastră este că toate companiile, indifernet de mărime, pot lucra împreună 100% digital, fără hârtie și în timp real.

Soluțiile noastre complete de automatizare sunt în acest moment folosite în retail, industria auto, servicii profesionale, logistică, sănătate și utilități de peste 3500 de clienți și peste 25 000 de utilizatori. Iată câteva dintre îmbunătățirile aduse procesului de P2P pentru unul dintre clienții noștri.

DocProcess Retail

Vrei să afli mai mult despre analizele noastre, despre produse sau despre oferte? Abonează-te la newsletter-ul DocProcess!