Întreprinderile moderne sunt pregătite pentru multiple scenarii de risc, de la probleme economice, la dispute legale și concurență agresivă. Chiar și așa însă, există evenimente imposibil de anticipat.

În astfel de circumstanțe, de la dezastre naturale la epidemii și crize economice, nu doar compania ta este afectată, ci întregul ecosistem de afaceri și, uneori, chiar economia în sine. Partea ce mai dificilă? Evenimentele de acest tip nu pot fi niciodată complet evitate, ci doar atenuate.

De fapt, potrivit unui studiu recent privind managementul riscului, întocmit de Deloitte, 96% la sută dintre directorii generali au prevăzut perturbări grave în creșterea imediată a companiilor lor. Situația nu a fost semnificativ mai bună la nivel de IT și infrastructură, un sondaj realizat de Virtualization Review și Datrium arătând că nu mai puțin de 89,6% dintre liderii IT au considerat că abilitatea de a răspunde la dezastre este vitală pentru companie.

Având în vedere parcursul recent al epidemiei de Covid-19 și măsurile care au însoțit-o, am compilat câteva sfaturi care te vor ajuta să îți protejezi compania, păstrând în același timp un echilibru între pierderi și profit.

1.Aplică o strategie de management al riscului

Deși planurile de contingență par a fi ceva esențial, un studiu local a arătat că, în cazul unei urgențe precum cea provocată de epidemie, procentul companiilor nepregătite ajunge chiar și la 70%.

Stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor este prioritară, chiar dacă vorbim despre o criză în derulare. În cazul întreprinderilor mici și mijlocii, reunirea conducerii companiei într-o ședință de risc ar putea fi suficientă, chiar și de la distanță. Întreprinderile mai mari ar trebui să utilizeze un model de guvernare a riscurilor, cum ar fi sistemul Celor Trei Linii de Apărare sau un sistem general de evaluare a riscurilor, aplicabil la nivelul întregii companii.

Indiferent de situație, planul companiei tale ar trebui să analizeze riscurile, vulnerabilitățile și costurile, precum și impactul asupra capacității de muncă. În sfârșit, o strategie de gestionare a riscurilor ar trebui să poată seta așteptări realiste pentru partnerii interni și externi ai companiei.

2.Protejează-ți capitalul uman

În perioade de criză, capitalul uman devine dificil de gestionat, atât datorită anxietății, cât și a întrebărilor legate de locul de muncă. Punerea la adăpost a angajaților este vitală, urmată de o evaluare corectă a rolurilor lor și a modului în care aceștia le pot îndeplini.

Este prezența lor fizică, la sediu, vitală pentru continuitatea afacerii tale? Este esențial postul lor actual sau pot fi alocați temporar unor sarcini auxiliare? Poate departamentul funcționa de la distanță?

Răspunsurile la aceste întrebări sunt importante nu numai din punct de vedere uman și de business, ci și datorită faptului că, după crize majore, piața locurilor de muncă fluctuează grav. Angajații sunt cel mai mare atu al companiei tale!

3,Protejează-ți datele

După angajați, următorul element critic al companiei sunt datele ei și datele clienților. Sunt aceste date disponibile doar în formă fizică sau există și copii de rezervă digitale? Documentele tale sunt stocate în siguranță și în conformitate cu legislația în vigoare, sau sunt doar aruncate în diferite dulapuri de fișiere și dosare de carton, sau răspândite pe mai multe calculatoare?

Acesta este motivul pentru care digitalizarea documentelor tale de hârtie este întotdeauna un pas important (de preferat înainte de criză) și la fel și prezența constantă a unei arhive electronice. Cu toate acestea, înainte de a alege un furnizor pentru orice tip de astfel de servicii SaaS sau cloud, merită să consulți ghidul nostru cu privire la securitate.

Este important ca furnizorul tău să respecte anumite reguli de bază de securitate și confidențialitate și să aibă capacitatea de a implementa altele mai avansate, cum ar fi copiile de siguranță în caz de dezastre, criptarea și respectarea regulilor de rezidență a datelor.

Dacă faceți în mod constant schimburi de date sensibile, ar trebui să se folosească măsuri suplimentare de securitate internă. Ghidul nostru privind securitatea facturilor vă poate arăta unele dintre riscurile tranzacțiilor deschise de documente legale.

4.Scapă de hârtie și procesare manuală

În strânsă legătură cu protejarea datelor, eliminarea hârtiei nu este doar o strategie bună pentru prevenirea evenimentelor neașteptate. Este un pas esențial spre digitalizare și ceva ce poate fi cu ușurință realizat prin intermediul unor tehnologii de tip OCR și EDI.

Documentele de hârtie, de la contracte interne la facturi ale furnizorilor, au două mari dezavantaje care-ți pot expune compania la riscuri. Primul este că au nevoie de prezență umană pentru a fi create, completate și semnate. Al doilea este că necesită mai multe contacte umane pentru a fi transportate în siguranță la destinație.

Din acest motiv, procesarea lor fără intervenție umană ar trebui să fie o prioritate pentru managerii de risc, dar și pentru cei care lucrează în departamentul de Operațiuni. Managementul de la distanță al angajaților este aproape imposibil dacă ei depind de documente fizice!

5.Automatizează procesele critice

Pentru a vă proteja mai bine angajații și afacerea, ar trebui să vă asigurați că procesele critice care pot funcționa fără intervenția umană sunt automatizate. Deși automatizarea unor sarcini poate ajuta, automatizarea proceselor de business este cea care va face diferența.

De exemplu, o mulțime de documente și procese manuale pot fi reduse prin utilizarea facturii electronice sau a unei soluții de automatizare P2P. Toată renegocierea contractelor care se întâmplă cu siguranță în timpul evenimentelor neprevăzute se poate face fără atingere, cu o soluție de contract management.

Deși poate părea că aceste soluții funcționează doar în departamentele financiare, de achiziții sau de contabilitate, adevărul este că, folosindu-le, chiar și companiile logistică și aprovizionare pot reduce numărul de angajați de pe teren.

Deoarece suntem o companie de automatizare a ecosistemelor de business, nu vom insista prea mult asupra acestor măsuri și le vom lăsa la alegerea dumneavoastră. Cu toate acestea, vă putem oferi un ghid care vă va ajuta să luați decizia corectă.

6. Asigură-ți clienții și partenerii

Comunicarea deschisă este cheia oricărei strategii de succes pentru managementul riscului. Prin urmare, dacă îți poți menține serviciile într-o stare de funcționare satisfăcătoare, nu uita să-ți anunți la timp clienții. Poți oferi inclusiv mici reduceri și bonusuri celor care au mai mare nevoie de ele – evenimentele neașteptate pot duce chiar la… loialitate.

În ceea ce privește partenerii tăi comerciali, asigură-i că, odată ce situația de urgență va trece, relația voastră va reveni la normal. Este foarte probabil ca companiile lor să fie de asemenea afectate.

Și, nu în ultimul rând, pregătește-te pentru revenirea pe piață. Chiar dacă anumite crize internaționale duc la scurte perioade de criză economică, ele conduc și la oportunități noi și neașteptate. Creează o strategie de revenire pentru echipa ta, gata să fie aplicată atunci când economia începe să se redreseze.

Între timp, menține-ți compania în siguranță și optimismul la cote ridicate!