E-Boda – Mai aproape de contabilitatea în timp real

– Studiu de caz despre automatizarea Order-to-Cash –

După cum arată acest studiu de caz de automatizare Order-to-Cash, factorii declanșatori în găsirea unei soluții pentru automatizare sunt plățile întârziate și timpul îndelungat necesar pentru onorarea comenzilor.

E-Boda este un producător și distribuitor de produse electronice din România. E-Boda acoperă majoritatea categoriilor de produse electronice, de la smartphone-uri la hoverboard-uri electrice. Cu un venit mai mare de 10 milioane de euro în 2017, E-Boda este un jucător important pe piața de electronice, cu distribuție către majoritatea retailerilor, atât în mediul online cât și în magazine.

Având o echipă mică de aproximativ 30 de angajați, căutarea unei soluții de automatizare Order-to-Cash a fost o prioritate pe agenda lor. În 2014, E-Boda a fost abordată de către echipa DocProcess cu o propunere de automatizare a procesului lor Order-to-Cash. Beneficiile au fost vizibile instantaneu: rată redusă de erori, eliminarea sarcinilor manuale și plăți primite la timp.

Order-to-Cash – un proces vital pentru creșterea companiei

Order-to-Cash este procesul care cuprinde vânzările, livrările și plățile pentru bunurile sau serviciile vândute. Acesta implică mai multe sub-procese:

  • Gestionarea creditului clienților
  • Managementul comenzilor
  • Onorarea comenzilor
  • Distribuția de bunuri
  • Facturarea și reconcilierea

Gestionarea vitezei și a acurateței acestor procese – cu alte cuvinte, automatizarea acestora – este esențială pentru dezvoltarea companiei și reducerea costurilor. Capgemini Consulting a estimat că un proces electronic O2C, cu facturare electronică, a redus costul asociat trimiterii și procesării documentelor cu 65%.

The Aberdeen Group a chestionat peste 140 de companii din domeniile Finanțe, IT, Dezvoltare Business / Vânzări și Operațiuni și le-a evaluat greutățile în îmbunătățirea procesului O2C:

Dificultati Order to Cash

Business-ul înainte de automatizare

Înainte de automatizarea procesului O2C, angajații E-Boda introduceau și procesau comenzi manual. Acestea soseau într-o varietate de formate și canale: hârtie, fișiere pdf, e-mail, xls și trebuiau introduse manual în ERP. Pentru un singur comerciant, E-Boda are o medie de 500 de comenzi pe lună, fiecare cu mai multe coduri de produs (SKU). O complicație suplimentară este faptul că majoritatea retailerilor realizează comenzi pe departament, nu centralizat pe magazin. Acest lucru generează cantități masive de date care trebuie gestionate de diverși angajați ai E-Boda.

Copierea datelor din comenzi în ERP dura câteva minute pentru fiecare comandă și includea și câteva apeluri telefonice pentru a clarifica codurile produselor sau cantitățile lor.

Pe partea de facturare, înainte de trecerea la facturarea electronică, E-Boda trebuia să aștepte câteva zile înainte de a ști dacă o factură a fost emisă corect și acceptată de cumpărător. Acest lucru conducea la întârzieri în efectuarea plăților și la previziuni slabe privind fluxul de numerar.

Business-ul după automatizare

DocProcess a sugerat producătorului un proces complet de procesare electronică a acesui flux. Astfel, comenzile ajung direct în ERP-ul E-Boda. Managerii de vânzări aprobă apoi comenzile și confirmă primirea comenzii. Odată ce marfa este pregătită pentru expediere, avizul de expediție electronic este trimis către magazine, pentru a realiza pregătirea de recepție. E-Boda primește apoi avizul de recepție (NIR) electronic în ERP și emite factura electronică. Toate aceste documente și mesajele de status sunt livrate electronic între ERP-ul E-Boda și ERP-ul fiecărui cumpărător.

Reducerea ratei de eroare a fost observată imediat. „Atunci când reprezentantul serviciului pentru clienți introduce manual comenzile, este mare probabilitatea ca el să introducă date greșite. Pot introduce greșit codurile de produs sau cantitățile.”, spune Marius Ungureanu, Key Account Manager la E-Boda. „Este foarte ușor să greșești, dar acum acest lucru a fost eliminat”.

Cu platforma de automatizare DocProcess P2P și O2C, E-Boda beneficiază acum de:

Costuri mai mici

Eliminarea costurilor de management al hârtiei (imprimare, expediere, duplicare), precum și sarcinile manuale asociate, e-mailurile de clarificare și apelurile telefonice, au condus la o scădere semnificativă a costurilor cu managementul clienților. Estimăm o scădere cu aproximativ 70% a costurilor.

Cicluri de vânzări mai rapide

Dacă înainte procesarea dura câteva minute bune pentru fiecare comandă, acum acest proces este finalizat în doar câteva secunde. Platforma DocXchange poate procesa și îmbogăți documente în milisecunde, mai repede decât orice roboți front-end.

Plăți mai rapide și prognoze îmbunătățite ale fluxului de numerar

Comenzile, avizele de expediție și facturile sunt validate în funcție de regulile specifice de business ale fiecărui cumpărător, înainte de a ajunge în sistemele de management ale cumpărătorului. Astfel, E-Boda poate evita erorile din documente, erori ce ar conduce la facturi respinse și plăți întârziate.

Nivele îmbunătățite de servicii pentru clienți

Prelucrarea comenzilor și a facturilor în mod corect și la timp menține cumpărătorii fericiți – atât managerii magazinelor, cât și personalul departamentului de control factură-furnizor. În ansamblu, interacțiunea cu cumpărătorii a scăzut pe partea de prelucrare. Acest lucru a permis celor E-Boda să aloce mai mult timp pentru dezvoltarea vânzărilor.

Pașii pentru proiectul Order-to-Cash

DocProcess inițiază un proiect O2C cu o evaluare completă a proceselor, sarcinilor și documentelor schimbate între vânzători și cumpărători. În decurs de o săptămână, consultanții noștri pot analiza situația actuală și pot organiza interviuri cu departamentele de finanțe, logistică și vânzări cu privire la punctele dificile și la situația dorită.

Următorul pas este simplificarea procesului O2C, eliminând pașii fără valoare adăugată. Automatizarea sarcinilor greșite nu face decât să înrăutățească lucrurile mai rapid. În această etapă, consultanții configurează regulile de afaceri pe care toate documentele de intrare și ieșire trebuie să le respecte. De exemplu, dacă există cumpărători care au acces numai la un subset al portofoliului de produse sau au o cerință minimă de cantitate de comandă, DocProcess poate configura roboții DocXchange pentru a le verifica.

Documentele primite (comenzi, avize de primire) sunt verificate din punct de vedere al tipului (hârtie, pdf, xls, xml etc.), formatului și canalului de intrare – apoi transformate în formatul dorit pentru ERP-ul vânzătorului. În acest fel, niciuna dintre părți nu trebuie să-și modifice procesele sau tehnologia.

În cele din urmă, se adaugă un modul de facturare electronică pentru atingerea obiectivelor finale ale unui proiect de automatizare O2C: reducerea facturilor neîncasate și reducerea costului de procesare a creanțelor.

Recomandări

Procesul de automatizare a comenzilor este gradual, așa cum arată acest studiu de caz de automatizare Order-to-Cash. În 2014, automatizarea comenzilor era încă o noutate în operațiunile între companii. În prezent însă, aceasta câștigă teren în operațiunile de retail, cele bancare, de asigurări și de producție, unde mii de documente sunt transferate electronic între părți. Robotic Process Automation este o soluție elegantă în acest scop, în special roboții care lucrează în backend, unde tranzacțiile au o rapiditate extraordinară și trebuie să țină cont de validările dorite de părți.

Distribuie

Informații:

Client:

Industrie:

Servicii DocProcess:

E-Boda

Produse electronice

Automatizarea comenzilor

Facturarea electronică

Avize de expediție

Avize de recepție

Descărcați studiul de caz

Doriți să aflați mai multe despre soluția noastră Order-to-Cash și achiziții vânzări?

CONTACTAȚI-NE