Deși există multe scenarii pentru care companiile moderne se pregătesc, de la eventuale dificultăți economice la dispute juridice și concurență agresivă, câteva rămân imposibil de anticipat. În astfel de circumstanțe - de la dezastre naturale la crize sanitare și economice - nu doar compania ta este afectată. Ci întregul ecosistem de afaceri și, uneori, chiar economia însăși. Și știi care este partea cea mai rea? Impactul acestor evenimente nu pot fi evitat, ci doar atenuat.
De fapt, conform unui sondaj recent de gestionare a riscurilor realizat de către Deloitte, 96% la sută din CEO au prevăzut perturbări grave în creșterea imediată a companiilor lor. Situația nu a fost semnificativ mai bună la nivel de IT și infrastructură, pentru care un sondaj realizat de Virtualization Review și Datrium arată că nu mai puțin de 89,6% dintre liderii IT consideră că răspunsul la dezastre este o capacitate vitală. Având în vedere escaladarea recentă a pandemiei Covid-19 și măsurile care au urmat, am compilat câteva sfaturi care te vor ajuta să îți protejexi compania, păstrând totodată fluxul de numerar pe linia de plutire.
1. Implementează o strategie de management al riscurilor
Deși pare esențial să existe un plan de urgență, contextul pandemic recent a arătat că mai multe companii nu au astfel de strategii. De fapt, un sondaj local a arătat că procentul companiilor nepregătite este de până la 70%.
Stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor, chiar daca este facută în timp ce criza debutează, este prioritară. În cazul întreprinderilor mici și mijlocii, reunirea membrilor din consiliul de conducere pe subiectul riscului ar putea fi suficientă. Întreprinderile mai mari ar trebui să utilizeze un model de management al riscurilor, cum ar fi sistemul celor trei linii de apărare (3LOD) sau un sistem mai general de evaluare a riscurilor. Indiferent de situație, planul ar trebui să analizeze riscurile, vulnerabilitățile și costurile, precum și impactul asupra capacității de lucru a echipelor. În cele din urmă, o strategie de gestionare a riscurilor ar trebui să stabilească, de asemenea, așteptări realiste atât pentru stakeholderii interni, cât și externi.
2. Protejează-ți oamenii din companie
În perioade de criză, capitalul uman devine dificil de gestionat, deoarece oamenii vor suferi nu numai de anxietate, ci și de teamă pentru slujbele lor. Protejarea angajaților tăi este vitală, urmată de o evaluare onestă a rolurilor lor și a modului în care aceștia le pot îndeplini.
Este prezența lor fizică vitală pentru continuitatea afacerii tale? Munca lor actuală este esențială sau pot fi realocați temporar pe procese auxiliare? Pot lucra de la distanță? Răspunsurile la aceste întrebări sunt importante nu numai din punct de vedere uman, dar și din punct de vedere al mersului business-ului pe care îl conduci Se știe că după crize majore, piața locurilor de muncă fluctuează sever, astfel că angajații tăi sunt cel mai de preț atu pe care îl ai.
3. Protejează-ți datele și ține-ți documentele în siguranță
După angajați, următorul punct critic pentru compania ta sunt datele proprii și cele ale clienților tăi. Aceste date sunt disponibile doar în formă fizică sau există și copii de rezervă în format digital? Documentele sunt stocate în siguranță și în conformitate sau sunt îndesate în diferite dulapuri sau foldere răspândite pe mai multe computere? Acesta este motivul pentru care digitalizarea documentelor dvs. pe hârtie este întotdeauna un pas bun (înainte de criză, de preferință), așa cum este și să aveți la dispoziție o arhivă electronică în orice moment. Cu toate acestea, înainte de a alege un furnizor pentru orice tip de serviciu SaaS sau cloud, ar trebui să consultați ghidul nostru privind securitatea.
Este important ca furnizorii tăi să respecte câteva reguli de securitate și confidențialitate de bază sau să aibă capacitatea de a implementa reguli mai avansate, cum ar fi disaster back-up sau criptarea și conservarea datelor. Dacă schimbați în mod constant date sensibile, ar trebui utilizate măsuri de securitate interne suplimentare. Ghidul nostru privind securitatea facturilor vă poate arăta câteva dintre riscurile tranzacționării în mod deschis cu documente legale și vă poate oferi sfaturi pertinente privind păstrarea documentelor în siguranță.
4. Scapă de hârțogărie și de procesarea manuală a documentelor
Strâns legată de protejarea datelor, eliminarea documentelor în format fizic nu este doar o strategie bună de prevenire a crizelor, ci este un pas esențial către digitalizare și ceva ce poate fi realizat cu ușurință prin tehnologiile de tip OCR și EDI.
Documentele interne pe hârtie, de la contracte până la facturile furnizorilor, prezintă două dezavantaje majore care îți pot pune compania în pericol. Primul este că ele necesită prezența umană pentru a fi create, completate și semnate. Al doilea este că au nevoie de mai multe persoane pentru a fi transportate în siguranță la destinație. Acesta este motivul pentru care procesarea fără contactul fizic cu documentele ar trebui să fie o prioritate pentru managerii de riscuri, dar și pentru cei care lucrează în operațiuni: managementul angajaților tăi de la distanță este aproape imposibilă dacă depind de documente fizice și dosare!
5. Automatizează-ți procesele critice
Pentru a-ți proteja mai bine angajații și afacerea, ar trebui să te asiguri că procesele critice care pot funcționa fără intervenție umană sunt automatizate. Deși automatizarea sarcinilor poate ajuta, automatizarea proceselor de afaceri poate face cu adevărat diferența. De exemplu, o mulțime de documente și munca manuală pot fi reduse utilizând facturarea electronică sau o soluție de automatizare Procure-to-Pay. Toată partea de renegociere a contractelor care sigur se întâmplă în timpul evenimentelor neprevăzute se poate face fără manipularea fizică a documentelor, cu ajutorul unei soluții de management al contractelor.
Deși poate părea că aceste soluții funcționează numai în departamentele financiar, achiziții sau contabilitate, adevărul este că și companiile de logistică le pot implementa, reducând astfel numărul de angajați de pe teren. Deoarece suntem o companie de automatizare a ecosistemului de afaceri, nu vom insista prea mult asupra acestor măsuri și le vom lăsa la alegerea ta. Cu toate acestea, vă putem oferi un ghid care să te ajute să iei o decizie corectă.
6. Liniștește-ți clienții și partenerii
Comunicarea deschisă este cheia oricărei strategii de gestionare a riscurilor. Prin urmare, dacă îți poți menține business-ul funcțional într-o anumită măsură, nu uita să îți anunți clienții în timp util. Ai putea chiar oferi anumite reduceri sau avantaje celor care au mai multă nevoie de ele - crizele pot duce la o loialitate peste așteptări. În privința partenerilor comerciali, asigură-i că, odată ce situația de urgență a trecut, relația voastră va reveni la "business as usual. Este foarte probabil ca și afacerile lor să fie sub presiune.
Și, nu în ultimul rând, pregătește-te pentru revenirea pe piață! În timp ce multe crize internaționale duc la scurte perioade de depresie economică, ele conduc și la oportunități neașteptate. Pune-ți echipele să pregătească o strategie de revenire atunci când economia începe să dea semne de refacere. Între timp, protejează-ți angajații, păstrează-ți documentele în siguranțăși nu îți pierde speranța!