Recenta criză din sănătătate continuă de ceva vreme și, din păcate, s-ar putea ca sfârșitul ei să nu se întrezărească deocamdată. Cu toate acestea, cu ajutorul platformelor de lucru la distanță și a instrumentelor de automatizare, nu doar atenuarea impactului economic devine posibilă, ci și să explorarea a noi oportunități.
În aceast articol dorim să vă arătăm cât de sigură și eficientă este automatizarea P2P, susținută de managementul documentelor și al contractelor, și cum poate aceasta să ajute companiile să își mențină fluxurile de numerar pe linia de plutire. Primul nostru articol este despre industria de retail, una dintre cele mai puternic afectate de măsurile de izolare și ai cărei reprezentanți luptă acum cu o cerere instabilă, stocuri dificil de gestionat și o cantitate împovărătoare de documente pe hârtie.
Cerere, ofertă și hârțogărie
Întrucât cumpărătorii nu se mai îmbulzesc în supermarketuri și se (re)orientează spre cumpărăturile online, comercianții, de la hipermarketuri până la magazinele de proximitate, se confruntă cu pierderi masive, sau cel puțin cu o schimbare rapidă a lanțului lor de aprovizionare. De fapt, potrivit unui sondaj E-Commerce Europepublicat la sfârșitul lunii martie 2020, toate organizațiile participante au susținut că pandemia de Covid-19 le-a afectat afacerea, 65% dintre acestea așteptându-se la o scădere bruscă a vânzărilor.
Motivul pentru acest lucru este destul de simplu: spre deosebire de alte industrii care fie au prosperat datorită modelului lor de afaceri (cum ar fi serviciile online) fie au fost pur și simplu nevoite să-și oprească toate activitățile (cum ar fi industria ospitalieră), comercianții de alimente se află într-o poziție neobișnuită. Cererea pentru produsele lor a crescut exponențial, în timp ce capacitatea lor de a o satisface a scăzut din cauza lipsei de personal, a proceselor manuale și a incapacității de a-și utiliza pe deplin punctele fizice de vânzare.
Cu alte cuvinte, comercianții din retail s-au trezit în fața unei piețe în curs de dezvoltare, pe ale cărei cerințe nu le-au putut satisface pe deplin, fiind blocați de procesele învechite și ineficiente, și de hârțogărie. Iar documentele, mai ales atunci când oficiile poștale și curierii lucrează la capacitate redusă, sunt cu adevărat dificil de manevrat - ca să nu mai vorbim de pericolul asupra sănătății angajaților, sau de faptul că mulți dintre ei sunt constrânși să lucreze de la distanță. hazard to employees, many of whom are working confined at home.
Cum a schimbat izolarea obiceiurile de cumpărare
Deși unii consideră că achizițiile online sunt în avantaj, un studiu arată că s-ar putea să nu fie cazul. Într-adevăr, comerțul electronic a explodat în unele țări, așa cum subliniază McKinseyiar 35% dintre companiile intervievate de E-Commerce Europe au afirmat că online-ul și offline-ul sunt pe punctul de a intra într-un conflict tăcut.Cu toate acestea, odată analizate problemele specifice ale fiecărei părți, poți observa cu ușurință că acestea sunt identice, oscilând între costurile de transport, problemele furnizorilor și prea multe sau prea puține comenzi pentru anumite produse.

Deci, cum s-au schimbat obiceiurile de cumpărare în timpul acestei crize și care este impactul ei asupra retailului online și offline, precum și asupra producătorilor?
- Cererea este acum foarte imprevizibilă,oamenii cumpărând cantități mari de bunuri esențiale, în timp ce multe articole perisabile rămân nevândute. De fapt, vânzările de conserve online și de produse cu prezență constantă la raft (orez, făină, paste) au crescut cu peste 50% în timp ce altele s-au epuizat complet. Acest lucru afectează comercianții din retail, precum și producătorii mici și mijlocii, care nu își pot redirecționa producția peste noapte.
- Gestionarea stocurilor a devenit o povară.În acest moment, nu toți furnizorii sunt capabili să lucreze la capacitate maximă, în timp ce, în același timp, produsele se epuizează de pe rafturi. Indiferent dacă ești comerciant online sau offline, disponibilitatea produselor devine din ce în ce mai dificil de prezis. O promoție pe care o desfășori acum ar putea fi pentru un produs care nu mai poate fi furnizat.
- Serviciile de livrare sunt supraîncărcate. Acest lucru face ca livrarea de bunuri esențiale să fie o prioritate și elimină într-o foarte mare măsură livrarea de documente și acte adiționale, o acțiune care a ținut companiile de livrare ocupate înainte de criză.
- Facturarea și gestionarea comenzilor,în special pe hârtie sau prin telefon sau e-mail, sunt adesea întârziate. Ceea ce înseamnă că procesele contabile rămân în urmă. Crearea sau procesarea manuală a unei singure facturi poate dura între 5 și 29 de zile (conform Billentis), iar atunci când ai furnizori care trimit teancuri noi în fiecare zi, toate procesele P2P și O2C sunt încetinite. Mai mult decât atât, departamentul de contabilitate funcționează de la distanță și nu la capacitate maximă.
- Personalul în scădere face greoaie gestionarea proceselor back-office. Procesele de back-office par irelevante în perioade de urgență - din păcate, gestionarea greșită a acestora îți poate bloca întreaga afacere, motiv pentru care multe companii încearcă fie să le externalizeze, fie să le automatizeze. Chiar și așa, externalizarea proceselor contabile nu este lipsită de anumite dezavantaje în această perioadă: SSON estimează o pierdere a productivității de aproximativ 25-50%.
- Reconcilierea dificilă a plăților și plățile întârziate complică gestionarea trezoreriei. Acest lucru este legat de pierderea productivității departamentului de contabilitate și de capacitatea acestuia de a emite rapoarte, dar și de incapacitatea de a plăti furnizorii la timp, din cauza lipsei de documente.
- Preocupările legate de siguranța personalului și a clienților both staff and customers determină redirecționarea personalului esențial către satisfacerea nevoile clienților în cel mai sigur mod posibil. Aceasta înseamnă că ușurarea angajaților tăi de sarcini neesențiale ar trebui să fie o prioritate.

7 sfaturi pentru a-ți crește eficiența business-ului
Când resursele interne sunt insuficiente, automatizarea proceselor de afaceri devine un aliat important. Și, întrucât mulți dintre partenerii noștri provin din această industrie, iată câteva sfaturi și trucuri care te vor ajuta să impulsionezi vânzările în timpul unei crize.
1. Promovează o transformare digitală eficientă. Transformarea digitală a fost un cuvânt "la modă" de ani de zile, dar multe companii sunt abia acum forțate să o aplice. Problema este că mulți comercianți din retail și producători pur și simplu creează site-uri web noi sau le îmbunătățesc pe cele existente. Deși este un pas în direcția bună, nu este suficient. Digitalizarea corectă începe cu procesele de bază. La ce bun un site web, dacă încă prelucrezi manual comenzile și facturile sau utilizezi serviciile de livrare pentru acestea?
2. Evită întreruperea lanțului de aprovizionare prin automatizarea proceseleor de Procure-to-Pay si Order-to-Cash. Pentru a face acest lucru, e nevoie de agilitate. Dacă te bazezi în continuare pe comenzile telefonice și procesele ad-hoc, riști să ratezi livrarea comenzilor către clienți. Un proces automat P2P integrat, cu toți furnizorii, distribuitorii și transportatorii, îți asigură fluxul corect de date la momentul potrivit și poate oferi o experiență satisfăcătoare clienților. Indiferent de unde lucrează angajații tăi, deoarece aceste servicii sunt oferite în cloud.
Unuia dintre clienții noștri retaileri, care utilizează soluția DocProcess BEA, îi este foarte ușor să se asigure că toate comenzile sunt primite în timp util : în fiecare zi, peste 1500 de furnizori își primesc comenzile pe cale electronică, într-un portal web sau direct în ERP-ul lor. De asemenea, retailerul este informat cu privire la starea comenzii, indiferent dacă furnizorul a confirmat-o ca atare sau a efectuat modificări din cauza lipsei de stoc. Acest lucru îi permite să acceseze rapid un alt furnizor similar pentru a compensa cantitatea dorită.
Reține că, deși automatizarea P2P și O2C este binevenită în orice scenariu, există anumite diferențe între furnizori.

3. Gestionează disponibilitatea stocului și prețurile cu ajutorul unui catalog electronic. Utilizarea unei soluții de e-catalog îți permite să vezi produsele de care dispun furnizorii și cum variază prețurile acestora. În plus, îți permite asigurarea promoțiilor vitale business-ului și să faci economii. Pentru furnizori, un catalog va contribui, de asemenea, la a avea o mai buna vizibilitate asupra mărfurilor cu vânzare rapidă.
4. Automatizează-ți procesele de achiziție prin eliminarea contractelor de hârtie. Utilizarea unui instrument de management al contractelor care rulează în cloud și este 100% digital ar scuti nu doar achizițiile, ci și managerii de produs și departamentul de contabilitate de munca manuală suplimentară. Ca să nu mai vorbim că aduce o mulțime de îmbunătățiri pe partea de productivitate, suficient pentru a declanșa scăderea cantității de muncă pe care o dorim cu toții atunci când încercăm să jonglam cu sarcinile de acasă și de la serviciu.
Pentru unul dintre clienții noștri, am implementat DxContract, o soluție care are peste 19 tipuri de modele de contract specifice și fluxuri de lucru asociate. Această soluție reduce timpul de care ai avea nevoie pentru a genera un contract, pentru a-l aproba și a-l semna și, de asemenea, pentru a urmări termenii contractuali și a-i transforma în tranzacții. De exemplu, puteți vedea dacă reducerile sunt aplicate corect în facturile aferente contractului respectiv.
5. Elimină toate intrările manuale în ERP. Acesta ar fi următorul pas după eliminarea documentelor. Utilizarea unui program de automatizare P2P complet integrat nu ar elibera doar timpul necesar pentru gestionarea hârtiei, ci și cel necesar pentru validarea documentelor și introducerea lor în ERP-ul companiei tale..
Cu DxInvoice, toate procesele de control al facturilor - fie că sunt validări fiscale, validări ale regulilor de business, potrivire automată n-way sau fluxuri de lucru complexe de aprobare, au loc în maximum 5 secunde. După ce ai terminat, datele sunt direct introduse în ERP-ul ales, până la introducerea tranzacțiilor în registrul general.
6. Folosește sisteme de arhivare electronică și audit care pot fi urmărite. Dacă ți se par greoaie crearea și procesarea documentelor din hârtie, atunci trebuie să știi că depozitarea și manipularea ulterioară sunt chiar mai dificile. Așadar, asigură-te că ai documentele arhivate și stocate electronic, conform normelor în vigoare.
Soluția noastre DxArchive oferă avantajul de a fi o soluție în cloud, suficient de flexibilă pentru a sprijini și clienții cu peste 40 de milioane de documente, dar și pe cei mai mici, cu doar 50-100 de documente. De asemenea, având documentele accesibile oricând și oriunde, lucrând de acasă, puteți fi la fel de eficient în preluarea informațiilor necesare.
7. Plătește-ți furnizorii la timp cu ajutorul facturii electronice. Facturarea electronică nu doar scutește angajații de munca manuală, ci ajută de asemenea la plata mai rapidă a furnizorilor. În acest fel, relațiile cu furnizorii se îmbunătățesc, mai ales acum când contează cel mai mult. Studiile arată că doar 45% din facturile pe hârtie sunt plătite la timp, deoarece timpul lor de procesare și validare durează adesea mai mult decât data scadentă, în timp ce 95% din facturile electronice sunt plătite la timp. Aceasta este o îmbunătățire semnificativă a fluxului de numerar care permite atât cumpărătorilor, cât și furnizorilor să acceseze soluții de finanțare în lanțul de aprovizionare, cum ar fi factoringul sau factoringul invers.
Folosind soluțiile noastre, toți furnizorii au vizibilitate în timp real asupra stării documentelor lor. Deci, odată ce o factură a fost validată și confirmată de către destinatar, acesta poate trimite documentele imediat către banca lor, solicitând finanțarea facturilor. Nu este nevoie să luați hârtiile și să mergeți fizic într-o sucursală.
În general, folosirea acestor tehnici de automatizare a proceselor de business îți va permite să institui o politică "fără atingere", în care lipsa hârtiei și a proceselor manuale îți va menține angajații în siguranță și fluxul de numerar în funcțiune. Setarea acestui exemplu îi va determina pe partenerii și furnizorii tăi să te urmeze în curând.
Un scurt studiu de caz
DocProcess dezvoltă soluții software de automatizare în cloud care ajută companiile să-și automatizeze procesele de business, atât în cadrul rețelei lor de parteneri (cumpărători, furnizori, instituții financiare), cât și în cadrul acestora. Soluția noastră - DocProcess BEA - elimină problemele legate de hârtie și operațiuni manuale, oferind managerilor și angajaților un control deplin asupra timpului și finanțelor lor. Viziunea noastră este că toate companiile, indiferent de dimensiune, vor lucra între ele, 100% digital, fără hârtie și în timp real.
Soluțiile noastre complete de automatizare sunt utilizate în prezent în industria de retail, auto, servicii profesionale, logistică, asistență medicală și utilități de peste 3500 de clienți și peste 25 000 de utilizatori. Iată cum am îmbunătățit un proces P2P pentru unul dintre clienții noștri:
