Primirea facturilor electronice 2018-12-10T17:47:41+00:00

Primul pas în automatizarea controlui factură furnizor:

Primirea facturilor

Reduceți costurile controlului factură furnizor cu până la 60% prin eliminarea muncii manuale legate de primirea facturilor furnizorilor și verificarea și procesarea acestora. Înlocuiți formate diferite de facturi de intrare cu un singur format preferat la nivel de companie, care ajunge automat în sistemul vostru ERP sau în cel de contabilitate.

Automatizarea facturilor electronice accelerează procesele de achiziții, reduce costurile și îmbunătățește relațiile cumpărător-furnizor. Platforma noastră completă DocXchange, bazată pe RPA, vă poate ajuta să obțineți toate aceste beneficii.

Provocările întâlnite în primirea facturilor electronice

Facturare non-standard

Facturile sosesc într-o multitudine de forme și dimensiuni: PDF atașat la e-mail, hârtie, xls sau chiar fax. Sortarea și aprobarea lor necesită mult timp. Discuțiile cu furnizorii pentru a schimba obiceiurile lor sunt deseori zadarnice. Platforma noastră se ocupă de toate aceste formate și probleme cu ușurință.

Erori și excepții

Cel puțin 30-45% dintre facturi conțin erori sau nu  au o comandă la bază. Corectarea acestora implică apeluri telefonice, zeci de e-mailuri și discuții cu furnizorii. De ce să nu treceți la o platformă care să rezolve toate aceste discrepanțe și să automatizeze corectarea erorilor?

Date lipsă

Companiile solicită ca documentele primite, inclusiv facturile, să conțină tot felul de informații obligatorii. Mulți furnizori nu doresc sau nu pot furniza aceste informații (cum ar fi numărul comenzilor de achiziție sau numărul de aviz de recepție). Căutarea datelor și adăugarea lor manuală în ERP este obositoare. Acum, există o soluție mai simplă: DocXchange.

Valoarea RPA în procesul primirii facturilor electronice

visual representation

O soluție unică pentru toate facturile voastre, inclusiv cele pe hârtie!

Platforma noastră DocXchange este compatibilă cu toate formatele (hârtie, pdf, csv, xml, Idoc, EDIFACT), cu standardele esențiale (16931, UBL, PEPPOL) și cu majoritatea protocoalelor de comunicare (AS2, AS4,FTPS, SFTP, WEBDAV), garantând primirea facturilor electronice exclusiv în formatul necesar sistemului vostru ERP.

Pentru furnizori oferim mai multe canale de intrare – inclusiv dematerializarea documentelor pe hârtie, portalul web sau conexiunea ERP către ERP, găsind soluții care să corespundă capabilităților lor.

automate
automate

Activarea rapidă a furnizorilor

Înrolarea a mii de furnizori la sistemul de facturare electronic este dificilă. Echipa noastră de înrolări se ocupă de toate activitățile conexe, inclusiv sarcinile administrative și tehnice, permițându-vă să vă concentrați asupra funcționării afacerii voastre ca de obicei.

De asemenea, ne ocupăm de structurarea și alinierea procesului dintre furnizori și cerințele voastre de business.

AFLAȚI MAI MULTE DESPRE ÎNROLAREA FURNIZORILOR

Date corecte și complete în conformitate cu regulile voastre de business, fără excepție

Roboții noștri verifică formatul și acuratețea conținutului, fără nici o intervenție umană, asigurându-se că numai datele pe care le aprobați intră în sistemul vostru. Am implementat peste 200 de reguli (un număr în creștere), inclusiv n-way matching (verificarea incrucișată a informațiilor pe mai multe documente), îmbogățirile de conținut, mesajele de status, managementul automat al excepțiilor și gestionarea erorilor, precum și fluxuri personalizate pentru automatizarea facturilor.

automate

Caracteristici – susținerea „contabilității în timp real”

  • Exportul automat în sistemul ERP a meta-datelor din facturi indiferent de formatul facturilor (pdf, xls, csv, etc.) Primiți facturi electronice direct în sistemul preferat.

  • Reguli configurabile: flux de lucru specific pentru primirea facturilor electronice.

  • Introducerea în timp real a facturilor în sistemul de contabilitate: robotul nostru acționează în câteva secunde, permițându-vă să beneficiați de discounturi pentru plăți anticipate.

  • Gestionarea erorilor / excepțiilor în timp real: alertele notifică furnizorii când trebuie să trimită facturi conforme, eliminând nevoia conversațiilor telefonice. De asemenea, sunt disponibile și fluxuri de lucru personalizate.
  • Vizibilitatea în timp real: alertele notifică furnizorii cu privire la statusul facturilor lor, astfel încât aceștia nu trebuie să sune și să întrebe despre situația curentă.

  • Îmbogățirea în timp real: îmbogățirea automată a facturii cu datele dorite, în cazul în care furnizorii nu le pot trimite.

  • Conformitatea perfectă: toate acțiunile asupra documentelor sunt salvate în fișierele jurnal (log-uri), oferind o pistă de audit completă.

Carrefour a redus rata de eroare a facturilor de la 35% la 0,1%. Imaginați-vă ce diferență ar însemna acest lucru pentru compania voastră.

Discutați cu unul dintre consultanții noștri astăzi