Provocările în automatizarea controlului factură-furnizor

>>Provocările în automatizarea controlului factură-furnizor

Provocările în automatizarea controlului factură-furnizor

2018-08-17T07:28:03+00:00 By |Categories: Resurse|Tags: , , |0 Comments

În timp ce procesul controlului factură-furnizor este unul matur, standardizat, automatizarea sa nu este la fel de simplă pe cât pare. În realitate, provocările automatizării controlului factură-furnizor sunt numeroase.

Schimbul de hârtii, introducerea datelor și verificarea acestora în mai multe aplicații duc la complicații ale căror costuri sunt dificil de estimat. Acestea sunt descoperite doar în retrospectivă, odată cu implementarea automatizării.

Munca manuală generează volume mari de hârtie, cicluri lungi de aprobare, plăți întârziate, relații instabile cu furnizorii și cumpărătorii, discount-uri nevalorificate și vizibilitate limitată asupra cheltuielilor. Acestea sunt doar consecințele directe. De asemenea, în companiile cu care am lucrat am observat personal supra-dimensionat, moralul scăzut al angajaților, persoane care au fost transferate temporar din alte departamente către controlul factură-furnizor doar pentru a face față volumului mare al facturilor. Acest lucru îi împiedică pe directorii financiari, directorii executivi și pe directorii de achiziții să se concentreze asupra muncii lor reale – inovare și creștere economică. În schimb, ei se ocupă de controlul daunelor.

Paystream Advisors enumeră in raportul 2017 Invoice Workflow Automation provocările identificate de profesioniști în procesul controlului factură-furnizor, pe mai diferite paliere de venit:

Provocările în automatizarea controlului factură-furnizor

Provocările legate de automatizarea controlului factură-furnizor

Prin gruparea și identificarea cauzelor, am reușit să reducem numărul acestor provocări de la opt la doar trei. Considerăm sarcinile manuale drept consecințe a celor trei cauze. Dacă toate datele ar fi standardizate, corecte și structurate, operațiunile manuale ar putea eliminate foarte curând.

  • Documentele non-standard – Facturile sosesc într-o mulțime de formate și dimensiuni: pdf atașat la e-mail, pe hârtie, xls sau chiar prin fax. Sortarea și aprobarea acestora necesită mult timp. Discuțiile cu furnizorii pentru a-și schimba procesele nu au rezultate, iar chiar dacă aceștia sunt dispuși să efectueze schimbări, este foarte posibil să nu aibe finanțele sau abilitățile tehnice necesare pentru a-și actualiza software-ul utilizat și procesele asociate.
  • Erori, excepții, aprobări și fluxuri de lucru – Cel puțin 30-45% dintre facturi conțin erori. Corectarea acestora implică apeluri telefonice, zeci de e-mailuri și de discuții cu furnizorii. Mulți dintre aceștia nu au o comandă de achiziție asociată – cum ar fi facturile generale de cheltuieli. Facturile de cheltuieli generale trebuie, de asemenea, să treacă printr-un proces de aprobare de durată, care este de obicei manual.
  • Date nestructurate – Pentru nevoile lor de afaceri, companiile solicită tot felul de date pe facturile lor de intrare pentru ca acestea să fie postate în ERP-ul lor. Mulți furnizori nu doresc sau nu pot furniza aceste informații (cum ar fi numărul comenzii de achiziție sau numărul notei de primire). Trasarea datelor și adăugarea lor manuală în ERP este obositoare.

În trecut s-au depus eforturi pentru automatizarea anumitor sarcini ale procesului control factură-furnizor, dar rezultatele au fost neconcludente deoarece nici una dintre soluții nu a abordat toate provocările identificate mai sus.

OCR

De exemplu, tehnologia OCR (Optical Character Recognition) este lăudată pentru faptul că rezolvă toate problemele de captare a datelor din documentele de hârtie. În realitate, facturile prelucrate prin OCR ating o rată mică de procesare directă (aproximativ 30%) de la scanare până la postarea în ERP, fără intervenție umană. Motivele sunt multiple – informații lipsă privind facturile, erori de scanare, erorile de validare a comenzilor de achiziție, calitatea imprimării pe hârtie, etc. Cu toate acestea, OCR, oricât de sofisticat ar fi, nu poate susține multe reguli de validare necesare pentru companii. De exemplu, pentru unul dintre clienții noștri în retail am implementat peste 130 de reguli și validări pentru o singură factură. Astfel, OCR de sine stătător nu este o soluție viabilă.

RPA

Considerată drept noua tehnologie uzuală în automatizare, RPA (Robotic Process Automation) este doar un instrument dintr-un set de unelte pentru automatizare. Luată separat, aceasta are dezavantaje precum:

  • dificultăți pentru scalare la nivel de întreprindere în lipsa unor resurse semnificative (servere, arhitecți de sistem, programatori, analiști de business, etc.)
  • procesele „standard” se dovedesc adesea nesatisfăcătoare, necesitând îmbunătățiri și ajustări care îngreunează compania cu un nivel suplimentar de guvernanță la nivel de IT
  • datorită acestor obstacole, nivelul de eficiență dorit este atins cu întârziere

Facturarea electronică

Facturarea electronică pură reprezintă un alt efort spre a aduce un anumit nivel de automatizare. Cu toate acestea, în practică, facturarea electronică înseamnă doar EDI – schimbul electronic de date, un simplu transfer de documente de la furnizori la cumpărători. Astfel, eliminați hârtia și reduceți costurile de transport și, eventual, costurile pentru introducerea datelor în ERP. Dar validarea, controlul și verificarea sunt în continuare efectuate manual. Un alt dezavantaj al soluțiilor de facturare electronică este faptul că este dificil să convingeți furnizorii să se înroleze într-o rețea și să emită facturi electronice, mulți preferând status quo-ul. Conform unui studiu de la Billentis, rata de adoptare a facturării electronice în 5 ani este de aproximativ 30% pentru furnizori, o rată mult prea scăzută pentru a înregistra beneficii semnificative.

ERP & BPM

ERP-urile și instrumentele BPM s-au dovedit a fi limitate pentru automatizarea adevărată – există atât de multe versiuni, configurații și variante ale acestor software-uri încât acestea nu comunică bine fără investiții semnificative în personalizări. Dacă luăm în calcul și regulile de raportare financiară specifice fiecărei țări, situația se complică din ce în ce mai mult.

Nici una dintre soluțiile de pe piață nu oferă procesare directă către ERP, precum și procese secundare cum ar fi controalele, fluxurile de lucru, reconcilierea plăților și conformitatea.

În acest caz, ce se întâmplă cu automatizarea controlului factură-furnizor?

O adevărată soluție RPA pentru automatizarea controlului factură-furnizor trebuie să se ocupe de toate provocările enumerate mai sus și trebuie să parcurgă întregul proces de automatizare a controlului factură-furnizor, nu doar anumite părți ale sale.

Abordarea provocărilor în automatizarea controlului factură-furnizor

O soluție care se ocupă de toate formatele și toate canalele

Dacă nu sunteți un cumpărător puternic capabil să dicteze termenii furnizorilor dvs., aveți nevoie de o soluție care să poată primi orice format trimis de furnizori. Acesta este motivul pentru care cele mai multe soluții de automatizare a Purchase-to-Pay (achiziții-vânzări) nu au succes – nu pot accepta toate formatele și canalele, lăsând cumpărătorul să negocieze cu fiecare furnizor un format de document standard, care este de obicei un format de factură electronică. În practică, acest lucru este imposibil: Billentis arată că, după 10 ani de recomandare a unei soluții de facturare electronică, mai puțin de 50% dintre furnizori au implementat soluția.

Pentru platforma noastră bazată pe RPA, modul în care furnizorii trimit documentele este irelevant. DocXchange poate gestiona sute de formate și canale de intrare, inclusiv facturi electronice și chiar și documente pe hârtie și fișiere pdf prin intermediul instrumentului nostru OCR inteligent. Roboții captează metadatele, transformă documentul într-un format pe care cumpărătorul îl poate primi și trimite în ERP.

Desigur, opțiunea cea mai rentabilă pentru toate părțile este aceea ca furnizorii să trimită facturi electronice – stabilind astfel baza și pentru automatizarea contabilității clienți. Avem o echipă calificată de înrolare a furnizorilor care are sarcina de a susține furnizorii în procesul de migrare la facturare electronică – de aceea rata de înrolare este de peste 90% in 2-3 ani, mult mai mare decât media.

Erori, excepții, aprobări și fluxuri de lucru: un motor de reguli puternic care asigură validarea și verificarea conținutului

Erorile sunt întâlnite pretutindeni – aproximativ 35% din facturi conțin cel puțin o eroare. Grupul Aberdeen estimează că 82% din facturi au o excepție. Modul de abordare a acestor erori constă în găsirea cauzelor, care, în departamentele control factură-furnizor, se încadrează într-una din următoarele categorii:

  • erori umane – aceste erori sunt identificate rapid de roboți și corectate. Corecția poate fi realizată de către un angajat sau de către un alt robot, printr-un flux automatizat. De exemplu – informații greșite, câmpuri care nu conțin datele adecvate sau datele în formatul cerut (cum ar fi numărul de comandă), etc.
  • erori de date – datele master prezintă deseori discrepanțe – coduri greșite ale produselor, cantități, etc., care cauzează adesea livrări greșite, diferențe între comenzi de achiziție și documentele de recepție. Înlocuirea unui om cu un robot care execută procese cu date necorespunzătoare nu face decât să înrăutățească situația. Pentru aceste tipuri de erori, roboții au nevoie de un depozit de date master cu ajutorul căruia să realizeze procesele de verificare și validare.

Într-un proces control factură-furnizor automatizat corect, indiferent de modul în care au fost introduse datele, roboții sunt capabili să identifice erorile de format și erorile de conținut și să efectueze verificări în funcție de numeroase reguli de afaceri. De exemplu, pentru unul dintre clienții în retail, am învățat roboții să efectueze peste 140 de verificări pe o factură simplă a furnizorului. De la calculul de TVA și pana la cel de toleranțe, roboții noștri cuprind orice regulă de afaceri de care aveți nevoie pentru documentele de intrare. Această scală de automatizare depășește cu mult capabilitățile unor instrumente simple OCR.

De asemenea, roboții realizează verificarea între diferite documente (comenzi de achiziție, facturi, etc.) și chiar cu fișierul de date master, astfel încât întregul proces să beneficieze de conformitate și trasabilitate perfecte. Acest lucru diminuează cu mult timpul necesar pentru audit.

Mai mult, atunci când identifică erori, roboții se ocupă singuri de gestionarea excepțiilor – notificând părțile implicate și sugerând corecturi pe baza datelor anterioare. Desigur, poate preferați să gestionați manual excepțiile, dar un raport zilnic cu toate documentele procesate și erorile specifice identificate va reduce substanțial timpul de lucru.

Împreună, aceste reguli de validare și instrumentul de armonizare a datelor master (DxCatalog) pot reduce rata de eroare de la 35% la 0%.

Date nestructurate: îmbogățirea datelor, armonizarea datelor master

Simpla extragere de date executată de roboți într-un ERP nu este suficientă. Chiar dacă datele sunt 100% corecte și trasabile, iar angajații nu mai pierd mult timp cu activități manuale, companiile au nevoie de date suplimentare care să însoțească documentele (în scopuri de raportare). Roboții noștri sunt instruiți să afle ce date lipsesc, să le caute și să le introducă în locul potrivit.

În concluzie,  nu există o singură soluție tehnologică ce poate rezolva toate problemele de automatizare a controlului factură-furnizor. Trebuie să planificați procesul de control factură-furnizor pas cu pas, de la început până la capăt, să aflați dacă vreunul dintre pași poate fi eliminat în întregime și numai atunci să căutați o soluție care să se ocupe de toate nevoile dvs. În mod ideal, o soluție care îmbină RPA cu OCR, cu facturare electronică și integrare ușoară cu ERP, toate în cloud – pentru a evita punerea unei presiuni și mai mari asupra departamentului IT.