Automatizarea procesului de control factură furnizori cu RPA 2018-07-24T12:40:31+00:00

Automatizarea controlului factură furnizori cu RPA

Un mediu economic global nesigur și un accent crescut asupra creșterii marjei de profit sunt două aspecte care exercită o presiune crescândă asupra directorilor de finanțe, în ceea ce privește gestionarea capitalului și a cheltuielilor de business. Inițiativele de transformare digitală, precum și sub-seturile din acest domeniu precum RPA (Robotic Process Automation), sunt considerate a fi noua soluție pentru a transforma automatizarea controlului factură furnizori dintr-un proiect opțional într-unul necesar. Eliminarea proceselor bazate pe hârtie și înlocuirea acestora cu cele automate oferă beneficii operaționale, viabilitate financiară, conformitate și beneficii la nivel de resurse umane.

Iată cum pot fi automatizate procesele implicate în controlul factură furnizor, folosind un mix de RPA și alte tehnologii:

Generarea comenzii

Cumpărătorul creează o comandă în ERP și trimite această comandă furnizorului său prin platforma noastră DocXchange. În funcție de capacitatea tehnică a furnizorului, aceasta:

  • se transformă și se afișează în portalul furnizorului, unde acesta o poate confirma și transforma într-o notă / factură avansată de livrare sau
  • merge direct în ERP-ul furnizorului. Aici, roboții noștri transformă formatul cumpărătorului în formatul de fișier preferat al furnizorului ERP. Acest lucru duce la eliminarea completă a nevoilor de personalizare scumpe, indiferent dacă este vorba de xml, csv, idoc etc.

În orice caz, comanda este verificată în funcție de catalogul de produse pentru a confirma dacă codurile produselor, cantitățile, greutățile sau prețurile negociate sunt corecte. Acest pas esențial, efectuat de roboți, asigură evitarea multor probleme ale comenzilor eronate, acestea fiind plasate corect și îndeplinite rapid.

Avizele de expediție, primirea și verificarea livrării

Odată ce un furnizor creează avizul de expediție, acesta este trimis către ERP-ul cumpărătorului aproape în timp real. Acest lucru contribuie la optimizarea operațiunilor de descărcare-depozitare, permițând angajaților să se pregătească pentru sosirea mărfii, (de exemplu, debarasarea în avans a porții de livrare, astfel încât descărcarea să aibă loc cât mai repede posibil).

Când comanda a fost primită, roboții DocXchange permit utilizatorilor să confirme livrarea și să creeze o NIR-ul (nota de intrare-recepție) . NIR-ul este contra-verificat cu comanda de achiziție și /sau cu factura, , efectuând ceea ce se numește potrivire în trei direcții (3-way matching). Matching-ul este activitatea care consumă cel mai mult timp în întregul proces al controlului de facturi furnizor. Roboții îndeplinesc aceste sarcini în doar câteva secunde.

Procesarea facturilor

Cea mai mare provocare în ceea ce privește automatizarea controlului factură furnizori este procesarea datelor: informațiile din factură trebuie extrase și apoi introduse într-un software ERP sau contabil. Dificultatea este cauzată de formatele de facturare nestandardizate – hârtie, pdf, facturi electronice, xls etc., ceea ce face aproape imposibil ca un cumpărător să aibă toate canalele de intrare necesare pentru gestionarea unei astfel de varietăți de formate. Deci, în mod normal, procesarea facturilor este efectuată manual de către angajații departamentului contabil  sau externalizată către un BPO, care de asemenea, gestionează acest flux manual, în cele mai multe cazuri.

Software-ul nostru este dezvoltat special pentru a procesa toate aceste formate prin:

  • Scanare și OCR pentru a procesa facturile pe hârtie. Software-ul de OCR extrage datele, care sunt apoi verificate pe baza informațiilor deținute în sistemele back-end ale cumpăratorului (de exemplu, numerele comenzilor de achiziție) sau în funcție de diferite reguli de business (de exemplu, factura trebuie să conțină codul corect al furnizorului pentru a fi considerată validă). Aceste controale se încadrează în mod obișnuit în două categorii:
    • verificarea fiscală (ceea ce înseamnă că factura conține datele necesare și că aceste date sunt corecte) și
    • verificările contractuale (de exemplu, prețul pentru SKU este cel negociat între părți).
  • OCR are rate bune de precizie (60-70%), dar un operator tot trebuie să supravegheze sistemul și să valideze verificările realizate de software. Foarte rar se întâmplă ca facturile procesate prin OCR să se înregistrareze direct în sistemul ERP, fără intervenție umană.
  • Integrare directă cu sistemul back-end pentru conturilor debitoare al furnizorului – DocXchange poate primi orice tip de format de factură electronică, precum și alte formate structurate (xls, csv etc.); le traduce într-un format UBL (Universal Business Language), poate face toate verificările necesare și fluxurile de lucru prin RPA, și apoi le poate transforma în formatul aprobat de cumpărători, care este de obicei determinat de ERP-ul lor.
  • Portal online – pentru acei furnizori care nu reușesc, din punct de vedere tehnologic, să genereze niciun tip de factură într-un format structurat: Portalul este în cloud și astfel oricine are o conexiune la internet poate accesa platforma și poate crea facturi prin introducerea datelor. În cazul în care furnizorul primește, de asemenea, comenzi electronice, el poate găsi aceste documente și poate – prin apăsarea unui singur buton – să le transforme în facturi.

Indiferent de canalul de intrare, DocXchange efectuează aceleași seturi de validări asupra conținutului facturilor înainte de a-l trimite către sistemul back-end al cumpărătorului.

Matching și rutare

Software-ul nostru RPA este capabil să personalizeze fluxurile de lucru și aprobările în funcție de tipul de document și regulile de business ale cumpărătorului. Facturile bazate pe comenzi de achiziții sunt verificate  cu comenzile de achiziție, NIR-urile sau cu avizele de expediție corespunzătoare. Excepțiile sau discrepanțele sunt rezolvate automat sau sunt direcționate către cei care au autoritatea de aprobare. În cazul în care unele date de pe factură lipsesc, roboții noștri sunt capabili să verifice bazele de date ale părților terțe și să extragă și apoi să adauge informațiile respective.

Facturile de cheltuieli generale, care nu au o comandă de achiziție, sunt direcționate din nou către persoanele responsabile cu aprobarea lor, în funcție de rolurile și de drepturile de acces alocate.

Utilizatorii pot, de asemenea, pe baza facturilor, să genereze  note contabile automat sau să permită alocarea unor linii din factură pe mai multe centre de costuri sau pe mai multe comenzi.

Aceste fluxuri de lucru și verificări automate permit o prelucrare directă cu o precizie remarcabilă. Un proces de control factură neautomatizat înregistrează facturi ce conțin în proporție de 35% cel puțin o eroare –  Cu RPA rata de eroare scade la 0%.

Aprobare

Dashboard-ul nostru permite utilizatorilor să vadă starea tuturor facturilor primite (sau emise – din punctul de vedere al furnizorului), verificând istoricul documentelor și jurnalele. Acest lucru accelerează procesul de audit, deoarece fiecare document are o trasabilitate perfectă. Dashboard-ul poate ajuta, de asemenea, la anumite opțiuni de finanțare. De exemplu, o bancă se conectează la tabloul de bord al clientului său în fiecare zi, observă ce facturi au fost aprobate și programate pentru plată pe termen de 60 de zile și eliberează instantaneu fonduri clienților săi pentru aceste facturi.

Notificările zilnice prin e-mail, fie de eveniment, fie de lot, sunt de asemenea disponibile atât pentru utilizatorii cumpărătorului, cât și pentru furnizori, astfel încât fiecare parte să fie la curent în timp real cu starea documentelor. Acest lucru elimină nevoia de telefoane de informare între cumpărători și furnizori, ajutând la îmbunătățirea relațiilor și la economisirea timpului prețios.

Inițierea și executarea plăților

După ce facturile au fost postate în ERP, facturile sunt trimise la plată. Apoi, se creează un fișier de plată care este trimis la bancă. Soluția noastră efectuează controale de plată – semnalează plățile dublate, tentativele de fraudă, parteneri de pe lista neagră, etc. Odată ce plata a fost procesată de bancă, extrasul bancar  este readus în ERP, iar plățile sunt alocate fiecărei facturi. Un mesaj „plătit” sau chiar întregul extras poate fi trimisă înapoi furnizorului, astfel încât reconcilierea să aibă loc și în sistemul conturilor debitoare.

Raportare și analiză

Raportarea și analiza sunt, de asemenea, disponibile în conformitate cu regulile de business ale clienților. Documentele procesate, documentele cu excepții sau orice alt tip de raport bazat pe evenimente și conținut de platformă pot fi create ad-hoc sau în mod regulat.

Gestionarea furnizorilor

Pentru a facilita automatizarea controlului factură furnizori platforma noastră RPA a fost concepută pentru a asigura înrolarea rapidă a furnizorilor. Portalul furnizorilor le permite acestora să încarce facturi, să primească comenzi electronice, să transforme comenzi în avize de expediție  sau să le transforme direct în facturi, să verifice starea facturilor, să corecteze erorile din documente și să primească mesaje de status sau de confirmare plată. Acest portal facilitează comunicarea și soluționarea litigiilor, eliminând apelurile și e-mailurile către angajații cumpărătorului.

Furnizorii pot trimite de asemenea documente prin intermediul unor integrări ERP directe și prin conectori precum AS2, AS4, FTPS etc.

Gestiunea cataloagelor

Pentru a ne asigura că ordinele de achiziție sunt plasate și facturate corect, platforma noastră are și abilități de armonizare master data. Un furnizor poate încărca mai multe cataloage de produse și le poate administra în conformitate cu regulile de business ale fiecărui cumpărător. Această caracteristică economisește nenumărate ore de muncă prin evitarea apelurilor telefonice și a e-mailurilor despre codurile produselor care nu se potrivesc, diferențele de preț și alte detalii logistice care complică adesea procesul de achiziție.

Distribuiți

Aveți nevoie de mai multe informații? Suntem aici să vă ghidăm în călătoria voastră în automatizarea controlului factură furnizori

CONTACTAȚI-NE