Controlul Factură-Furnizor – Nucleul transformării digitale

Transformarea digitală nu este un proces facil. De fapt, conform companiei McKinsey, 70% din procesele de digitalizare la nivel de companie eșuează. Principalii vinovați? Datele necentralizate, fluxurile de lucru ineficiente și, nu în ultimul rând, procesele izolate. Cu alte cuvinte, digitalizarea eșuează pentru că prea multe companii se concentrează pe sarcini izolate și ignoră imaginea de ansamblu.

Acum a devenit clar că transformarea digitală nu poate fi apreciată în termeni de „pornit/oprit”, ea fiind un proces organizațional complex care are nevoie de schimbări atât interne cât și externe. Majoritatea companiilor pornesc procesul de digitalizare din departamentul financiar și, mai ales, de la procesul de control factură-furnizor sau „automatizare AP (Accounts Payable)”.  Acest proces este, așa cum am indicat și în trecut, responsabil pentru toate tranzacțiile financiare dintre companie și furnizorii ei.

Mai mult chiar, un studiu recent semnat Ardent Partners a arătat că majoritatea companiilor consideră procesul de AP fie valoros fie excepțional de valoros pentru compania lor.

Din moment ce departamentul de AP este instrumental pentru succesul operațional, nu e de mirare că foarte multe companii își concentrează eforturile în această direcție. Dar… cu ce rezultate?

Ce fac companiile de top

Același studiu Ardent ne oferă și o idee asupra a ce pot face companiile puternic digitalizate în domeniul automatizării factură-furnizor, iar diferența dintre liderii clasamentului (Best-in-Class) și ceilalți este destul de mare într-un număr semnificativ de categorii:

Centrul American de Productivitate și Calitate (APQC) a raportat cifre similare într-un studiu din 2018, companiile de top plătind puțin peste 2 dolari pe factură, iar cele din partea de jos a clasamentului plătind nu mai puțin de 10 dolari pe document.

Cu toate acestea, uitându-ne la propriile rezultate, am observat că valorile DocProcess sunt „puțin” peste cele raportate în companiile de top.

Automatizarea facturilorAm văzut cifre similare în nenumărate proiecte. Deci, care este secretul nostru? Cum poți să-i depășești pe cei mai buni?

1. Automatizează un întreg ecosistem, nu doar un proces

În același studiu, Ardent Partners observă că procesarea facturilor a fost preocuparea principală a multor furnizori de soluții de automatizare (și prin urmare a fost puternic automatizat), însă managementul furnizorilor a fost omis în mai mult de 54% din cazuri. Același lucru se aplică și altor sarcini legate de furnizori precum reducerile pentru plăți rapide.

Oricât de importantă ar fi automatizarea controlului factură-furnizor, fără un proces la fel de eficient de automatizare O2C (Order-2-Cash) care să-i ajute pe furnizori să-și optimizeze partea lor de tranzacție, cifre precum precum timpul de procesare a facturilor vor avea de suferit.

Pentru a combate astfel de întârzieri, am creat un proces de înrolare rapid care ne permite să includem peste 90% din furnizori în procesul de automatizare. Indiferent de opțiunile ei, nicio platformă nu poate obține eficiență optimă fără colaborarea ambelor părți!

O altă barieră în crearea unei experiențe optimizate este că furnizorii sunt deseori mai puțin structurați decât marii cumpărători, primii având datele împrăștiate între diferite formate și soluții software.

Din acest motiv, o mantră crucială pentru echipa noastră de dezvoltare de produs este compabilitatea. Suita noastră de produse este în mod curent compatibilă cu peste 200 de soluții de contabilitate și ERP, iar numărul lor crește cu fiecare lună.

Astfel, nu suntem doar capabili să automatizăm procesele interne, dar și să aliniem și automatizăm procesele furnizorilor tăi. Este o abordare de tip end-to-end, benefică pentru întregul ecosistem.

2.Gestionează excepțiile, în interiorul și în afara companiei

Ardent Partners numește excepțiile din facturi „rădăcina răului” și este greu să nu fii de acord cu ei. Facturile sunt documente financiare fragile, predispuse la informații lipsă, incomplete sau eronate.


Din acest motiv, verificarea erorilor „tipice” precum cele de format sau care țin de cifre lipsă nu este suficientă. Abordarea DocProcess de tip „end-to-end” implică verificarea statutului facturii de la concepere la stadiile finale ale călătoriei ei (aprobarea clientului).

Pentru a susține această viziune am creat un sistem care se bazează pe câțiva piloni:

  • Armonizarea datelor master – n-are sens să implementezi controlul facturii dacă datele master de produs nu sunt tratate ca o referință comună atât pentru furnizori, cât și pentru cumpărători. Pentru unul dintre clienții noștri, peste 35% din facturi au avut astfel de discrepanțe de produs, întârziind aprobarea facturii cu săptămâni întregi!
  • Corelare de tip N-Way Matching pentru facturile cu comandă – corelarea este esențială pentru conformitatea cu managementul cheltuielilor, dar și pentru identificarea și corectarea facturilor.
  • Fluxuri de aprobare pentru facturi fără comandă – unele facturi nu au comenzi. Deși vă sfătuim să implementați sistemul de comandă chiar și pentru servicii sau cheltuieli recurente pentru a ține cheltuielile sub control, acest lucru nu este întotdeauna posibil. Pentru facturi fără comandă, soluția noastră are fluxuri de aprobare care pot fi configurate conform cu cererile tale.
  • Controlul documentelor în timp real – cu peste 150 de reguli de control, platforma noastră poate face verificări ale facturii în timp real, fără implicare de la personalul tău de AP. Ba chiar mai mult, toate acestea se întâmplă înainte ca orice document să ajungă în SAP.

3. Oferă platforme de suport pentru automatizarea AP

Acum că te-am convins că automatizarea controlului factură-furnizor are un impact uriaș asupra planului de afaceri, trebuie totuși să menționăm că, deși este foarte valoroasă, automatizarea AP nu este același lucru cu transformarea digitală.

Ultima ar trebui gândită ca un set concentric de procese și aplicații, toate focalizate pe optimizarea relațiilor de business interne și externe.

De exemplu, când ai de gestionat un număr mare de tranzacții (ale căror facturi sunt procesate de platforma ta de AP), aceste tranzacții sunt însoțite de un număr mare de contracte. Pentru a le putea gestiona ciclul de viață și a întări termenele contractuale, ai nevoie de o soluție de contract management.

Pentru a putea urmări documentele adiționale și a colecta informații de business din procesul de control factură-furnizor, ai nevoie de un serviciu de registratură electronică. Același lucru se aplică și stocării documentelor într-un mod sigur și conform cu legislația, printr-o arhivă electronică.

Din acest motiv ne-am dezvoltat oferta în jurul DocXchange, platforma noastră principală, prin adăugarea de servicii în mod natural, odată cu dezvoltarea afacerii clienților noștri.
Automatizarea facturilor

Drept concluzie, pentru a-ți face soluția de automatizare AP mai productivă, ai nevoie de un ecosistem integrat, de un management performant al excepțiilor și de platforme care să le susțină. Dacă ai nevoie de mai multe detalii cu privire la implementarea acestor sfaturi sau pe cineva care să o facă pentru tine, dă un semn consultanților noștri! Vor fi mai mult decât bucuroși să te ajute!