Cu un an în urmă, pe 17 aprilie, Directiva Europeană 2014/55/EU despre „Facturarea Electronică în Achizițiile Publice” intra în aplicare. Din acea zi, facturarea electronică în domeniul tranzacțiilor cu instituții publice (B2G) devenea obligatorie în Uniunea Europeană, făcând atât guvernele cât și companiile să realizeze importanța digitalizării.

Deși recenta pandemie cauzată de Covid-19 și măsurile care i-au urmat au încetinit activitățile comerciale, aceleași evenimente par să fi accelerat adopția facturării electronice. Conform unui articol recent Billentis, volumul de facturi electronice pentru companii nu va scădea, fapt confirmat și de crizele anterioare. Mai mult, din moment ce plățile întârziate sunt acum o problemă serioasă, multe companii care nu erau obligate să aibă astfel de sisteme se gândesc la implementarea lor.

În plus, odată cu atingerea termenului limită pentru implementarea facturării electronice la nivel subcentral, mai multe țări plănuiesc să facă procesul obligatoriu în toate zonele de business. Pentru a vedea cum poate fi atins acest obiectiv, vom analiza modul în care guvernele independente europene au implementat directiva și vom vedea cum poate sectorul privat să profite de această experiență.

Lideri în digitalizare

Așa cum era de așteptat, câteva țări precum Austria și Italia au anticipat legislația și și-au creat propriul cadru legal încă de la anunțarea directivei. De fapt, pe lângă faptul că avea deja un astfel de cadru din 2014, Italia a implementat și un model automat de aprobare în care facturile sunt trimise în timp real atât la partenerii de afaceri, cât și la guvern.

Un astfel de model poate reduce rapid fricțiunea și cantitatea de documente de hârtie de ambele părți, dar și economisi foarte mult timp. Din fericire, modelul nu este unic. Ungaria plănuiește să aplice un model similar, în timp ce în Polonia, un model de facturare electronică B2G și B2B este deja în dezvoltare. Similar celui din Italia, guvernul polonez plănuiește să creeze o platformă de schimb centralizată pentru facturile electronice, platformă care va fi activă în 2022.

Alte țări precum Cehia și Spania au adoptat la rândul lor timpuriu modelul, pe când vecinii lor au dus legislația mai departe. Începând din aprilie 2020, Portugalia planificase să facă facturarea electronică obligatorie pentru toate companiile cu mai mult de 250 de angați. Deși acest proces a fost ușor întârziat din cauza crizei globale, inițiativă este în continuare o prioritate.

Țări precum Finlanda au raportat un procentaj de peste 90% de facturi electronice folosite în relația cu guvernul, demonstrân că facturarea electronică se transformă rapid într-o poveste de succes europeană. Totuși, puține țări au încercat să ducă digitalizarea la nivel guvernamental mai departe decât Franța.

France – Un studiu de caz

Deși Franța a adoptat Directiva 2014/55/EU încă din 2017, a fost și unul din statele care au susținut-o cu alte măsuri de promovare a factuării electronice la scară largă, mai ales în mediul de afaceri.

De fapt, în 2019, Franța a elaborat un plan care urma să mărească nivelul de utilizare al facturării electronice în zona de business, plan care a fost inclus în Legea Bugetară din 2020. Conform lui, Franța urmărește să implementeze facturarea electronică obligatorie în toate sectoarele până în 2023. Această prevedere va aduce schimbări uriașe atât în modul în care se fac afacerile, cât și în interiorul departamentelor individuale de contabilitate și achiziții.

Pentru a vedea mai bine ce impact au avut aceste măsuri asupra mediului de business, dar și modul în care opiniile față de digitalizare s-au schimbat, putem să ne uităm la un studiu executat de Markess pentru DocProcess despre automatizarea P2P, din perioada 2019-2020.

Conform lui, 52% din factorii de decizie din sectorul de business francez consideră digitalizarea procesului de purchase-2-pay o prioritate principală iar 58% dintre ei deja apelează la servicii de dematerializare.

Când a fost vorba de facturarea electronică, aproape jumătate dintre respondenți au susținut că au deja o soluție eficientă instalată, în timp ce 35% dintre ei plănuiau să achiziționeze una până în 2022, înainte ca legislația menționată mai sus să intre în acțiune.

Cu privire la digitalizare, automatizarea controlului factură furnizor (AP) a fost prioritară în 65% din cazuri, studiul identificând trei mari planuri de acțiune pentru implementarea ei. Primul consta în crearea unui flux de lucru care permitea pistele de audit legale, al doilea se referea la implementarea semnăturii electronice, pe când al treilea se referea la folosirea unui format structurat, recunoscut la nivel european.

Cu alte cuvinte, Franța nu se pregătește doar pentru alinierea la legislația europeană, dar face deja pași înainte ei, asigurându-se că mediul de afaceri e pregătit pentru un model de facturare electronică digital și lipsit de piedici tehnologice.

De asemenea, cum actuala criză medicală a făcut ca multe companii să-și mărească bugetul de digitalizare, a devenit clar că facturarea electronică nu mai este un obiectiv, ci o realitate.

Următorii pași

Începând din aprilie 2020, administrațiile europene de la toate nivelurile federale ar trebui să fie pregătite pentru facturare electronică și pentru achiziții în sistem digital. Asta înseamnă că toate companiile în contact cu ele vor fi nevoite să facă la fel.

Și, dacă ar fi să ne bazăm previziunile pe modelul francez, am putea spune că acum este clar că toate companiile, indiferent de mărime și parteneri comerciali, vor fi nevoite să folosească facturarea electronică în câțiva ani.

Deci, de unde ar trebui să începi când îți pregătești afacerea pentru digitalizare? Așa cum arată și studiul de mai sus, procesul de procure-to-pay ar putea sa fie prima prioritate, mai ales că este un proces cu a cărui automatizare te putem ajuta.

Folosind o abordare axată pe managementul schimbării, DocProcess ajută companiile să-și transforme ecosistemele din modele bazate pe utilizarea documentelor de hârtie în sisteme complet digitalizate.

Compania noastră dezvoltă soluții de digitalizare în cloud pentru eficientizarea proceselor de achiziții, logistică și financiar-contabile. Soluțiile pot fi folosite de companii din retail, DYI, producție, logistică, servicii precum BPO (Business Process Outsourcing) și SSC (Shared Services Centers) dar și de companii de utilități, IT, farma, asigurări și bănci.

Oferta noastră include o gamă largă de platforme care acoperă atât facturarea electronică și automatizarea P2P, cât și managementul catalogului electronic, dematerializarea, arhivarea electronică și managementul contractelor.

Deci, de ce să nu anticipezi viitorul facturării și să iei contact cu echipa noastră?

Dacă vrei să consulți întregul studiu, poți descărca gratuit infograficul.

Vrei să fii primul care află noutățile din domeniul automatizării proceselor de business?

Abonează-te la newsletter