Lumea noastră este compusă din legături invizibile. Oamenii trăiesc conectați prin multiple ecosisteme de relații și același lucru este valabil și pentru sistemele IT. Nu ne putem gândi la un software, o aplicație sau chiar o platformă ca având o viață proprie, deoarece fiecare element se bazează pe celălat pentru a menține sistemul, și tot ce este în el, în funcțiune.
Cum comunică business-urile între ele?
O trăim în viața noastră de zi cu zi. Cafeaua pe care o bem dimineața este în cană pentru că o comandă a fost trimisă, primită, procesată, iar marfa livrată și plata înregistrată. Nu ar trebui să fie niciodată o relație unilaterală deoarece clientul care generează o comandă prin sistemul său ERP, care o trimite în continuare către ERP-ul furnizorului său, va dori cu siguranță să știe dacă acesta din urmă a primit-o, a acceptat-o și va livra marfa în consecință. Comunicarea dintre cei doi este facilitată de un limbaj comun de afaceri, care este EDI, a cărui funcție principală este de a menține mecanismul în funcțiune. Am vorbit despre ce este EDI și despre cum a evoluat de-a lungul timpului în acest articol de blog.
De asemenea, este important să definim ce reprezintă ERP, deoarece vom aborda în continuare relația dintre EDI și ERP. Un sistem ERP este folosit de o companie pentru a organiza și integra părțile importante ale afacerii sale, cum ar fi: planificarea resurselor, finanțele, vânzările, activitățile de marketing, resursele umane, gestionarea stocurilor de achiziții, și multe altele.
Când spunem ERP (Enterprise Resource Planning) ne referim la un software de management al afacerii - de obicei o suită de aplicații integrate - pe care o organizație le poate folosi pentru a colecta, stoca, gestiona și interpreta date din multiple activități de business.
De obicei, integrarea dintre EDI și ERP se realizează prin interfețe de programare a aplicațiilor (API) sau prin conectori. Extinderea EDI cu astfel de capabilități permite o integrare B2B mai flexibilă cu sistemele tranzacționale ale partenerilor tăi.
Există mai multe moduri în care poți utiliza EDI în relația ta B2B. Vom explica în continuare diferența dintre un web-EDI și un EDI complet automatizat, capabil să se integreze cu ERP-ul tău. Și beneficiile care vin cu fiecare din ele.
Ce este un web-EDI?
Pentru multe companii, prima interacțiune cu EDI vine ca urmare a faptului că un mare retailer/client mare solicită partenerilor săi comerciali capabilitatea EDI. Pentru a le permite furnizorilor să tranzacționeze eficient cu ei, acești clienți mai mari vor oferi, în general, acces la un portal web EDI.
Web-EDI este o soluție care facilitează utilizarea EDI datorită unei interfețe web securizate care vă permite să gestionați cu ușurință schimbul de documente comerciale, logistice și administrative cu partenerii comerciali. Puteți trimite și primi mesaje EDI, fără a fi nevoie să le integrați în ERP-ul intern.
Poți obține beneficii maxime dacă:
- Volumul de documente pe care trebuie să le transmiți nu necesită o integrare automată în ERP.
- Nu ai un ERP.
- Nu ai mijloacele necesare implementării unui ERP.
Îți poate afecta business-ul dacă:
- Trebuie să transmiți documente comerciale prin mai multe portaluri web EDI, adică să introduci manual datele în formatul EDI specific solicitat de client, lucru care poate deveni din ce în ce mai complicat de gestionat și consumator de resurse, compromițând creșterea, eficiența și profiturile.
- Nu există nicio integrare între ERP-ul tău și platforma de web-EDI: adică nu vei beneficia de ceea ce EDI a fost de fapt dezvoltat să remedieze - introducerea manuală cronofagă și predispusă la erori a datelor, deoarece toate informațiile trebuie transferate manual din sistemul tău în platforma EDI.
Care este diferența dintre un web-EDI și un EDI complet automatizat?
Diferența cheie dintre un web-EDI și un EDI complet automatizat este faptul că acesta din urmă permite sistemelor ERP ale partenerilor tăi de afaceri să vorbească direct cu propriul tău ERP, evitând necesitatea intervenției umane. Documentele devin disponibile automat în sistemul tău ERP și pot fi căutate și editate în interfața de utilizator pe care o folosești. Automatizarea transmiterii de informații între soluțiile EDI și ERP elimină necesitatea reintroducerii manuale a mesajelor, comenzilor sau facturilor și elimină posibilitatea utilizatorului de a face greșeli. Ajută procesele de business să funcționeze fără probleme și generează oportunități de creștere a afacerii.
De ce ar trebui să conectezi un EDI la soluția ta ERP?
Pentru companiile din zilele noastre, sistemele EDI și soluțiile ERP sunt esențiale pentru a face afaceri. În front-end, EDI permite comunicarea cu partenerii comerciali, iar în back-end, ERP-ul este utilizat ca sistem de înregistrare. Integrarea unui EDI în soluția ta ERP este crucială dacă vrei să scapi de sarcinile manuale repetitive predispuse la erori, să economisești timp și bani și să construiești încredere în ecosistemul tău de afaceri. Asta înseamnă automatizarea proceselor de P2P și O2C și nu este niciodată doar un joc singular. Îi implică și pe furnizorii tăi, partenerii logistici sau financiari al căror succes în afaceri depinde de al tău și invers.
Cum am menționat mai sus, integrarea se face prin intermediul API-urilor sau conectorilor, care facilitează legătura directă între mai multe sisteme tranzacționale. EDI-urile moderne sunt deja programate să se integreze cu mai multe ERP-uri, simplificând transferul de date, deoarece serverul intermediar de transfer de fișiere și procesele asociate sunt eliminate.
De exemplu, pentru a transfera în siguranță datele, de la emisie la recepție, DocProcess folosește protocoale de transfer securizate cum ar fi:
- SFTP
- AS2 – este cel mai folosit protocol de transfer pentru documente, foarte sigur și certificat Drummond
- AS4 – a devenit un standard în 2013 și a fost adoptat în rețeaua partenerilor autorizați PEPPOL (din care DocProcess face parte) în 2016. Față de AS2, AS4 mărește compatibilitatea cu standardele moderne XML și cu certificatele coresponzătoare și astfel protecția datelor.
- Și altele (AS3, Azure Blob, OFTP, S3) adaptate nevoii clientului.
Care sunt beneficiile de a folosi un EDI complet automatizat?
- Câștigi timp și bani: reduci sarcinile manuale cu valoare adăugată redusă și economisești timp pentru procesarea facturilor, controlul datelor, gestionarea excepțiilor și gestionarea documentelor pe hârtie.
- Obții date precise: automatizarea integrării EDI într-un ERP elimină necesitatea introducerii manuale a datelor. De regulă, introducerea manuală a datelor va aduce cu sine erori, deoarece datele sunt introduse greșit. Chiar dacă doar 1% din comenzi sunt introduse greșit, acele valori greșite vor crea bătăi de cap pentru întreaga companie. Crearea unei legături automate între EDI și ERP previne în primul rând apariția greșelilor.
- Accelerezi ciclurile de vânzări și achiziții: reduci timpul de procesare. Când poți face schimb automat de documente tranzacționale cu partenerii tăi comerciali în câteva minute în loc de zile, compania ta poate finaliza ciclurile comerciale mai rapid.
- Îți îmbunătățești relația cu partenerii tăi de afaceri: o integrare automată între un EDI și un ERP îți lasă timp să te concentrezi pe creșterea afacerii. Nu mai trebuie să urmărești comenzile ratate sau să cauți frenetic transferul de documente EDI eșuate, deoarece datele care se transferă între EDI și ERP sunt precise, automatizate și ușor de accesat în interfața ERP-ul tău, cu care ești obișnuit să lucrezi.
EDI-urile moderne sunt dezvoltate nativ pentru a se integra cu diverse ERP-uri
EDI-urile cu tehnologie modernă se integrează ușor cu diferite sisteme ERP și pot gestiona fără probleme tranzacțiile de intrare și de ieșire. Cele mai performante platforme pot converti orice tip de document și oferă compatibilitate directă cu mai multe soluții ERP.
De exemplu, platforma noastră BEA este echipată cu reguli de control nelimitate și fluxuri de lucru personalizabile pentru a te ajuta să elimini validarea manuală a documentelor și să accelerezi procesul de aprobare între tine și partenerii tăi de afaceri. Compatibilitatea directă asigură integrarea cu cu peste 200 de soluții ERP și de contabilitate.
Nu mai puțin importantă în procesul de automatizare a proceselor de business este înrolarea tuturor partenerilor de business. Pentru a face acest lucru mai ușor și mai rapid, DocProcess utilizează pachete de înrolare personalizate, adaptate fiecărui nivel de maturitate tehnologică a partenerilor tăi. Echipa noastră de experți se asigură că toți partenerii tăi pot trimite și primi documente electronice în cel mai scurt timp și sunt capabili să genereze rentabilitatea investiției în primele 2-3 luni.
Și, deoarece operațiunile și procesele companiei tale nu pot exista în vid, iar comunicarea dintre tine și partenerii tăi trece prin sisteme complexe, ai nevoie de soluții inteligente care să te ajute să preiei controlul asupra proceselor tale interne, precum și asupra acelora care te conectează cu ecosistemul tău de afaceri. Alegerea celei mai bune soluții EDI pentru afacerea ta nu este ușoară, dar înainte de a te decide, nu uita de beneficiul major pe care îl vei avea în urma utilizării unui EDI complet automatizat, și anume: te ajută să-ți transformi ecosistemul de afaceri într-un catalizator pentru creșterea afacerii.