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Cora – Vers une comptabilité en temps réel

Cora – la marque de Romania Hypermarché, opère dans 11 hypermarchés en Roumanie, ainsi qu’un magasin de e-commerce. Romania Hypermarché est l’entreprise locale du groupe Louis Delhaize.

Au moment où DocProcess est devenu le partenaire Cora, Cora avait déjà commencé sa marche vers la dématérialisation des factures. Cora avait établit un processus d’envoi par la poste, numérisation et utilisation des logiciels de type OCR (Optical Character Recognition) pour les factures d’entrée. À ce moment, Cora collaborait avec l’une de plus importantes sociétés d’automatisation Source-to-pay (processus de l’acquisition au payement) ayant des bureaux dans 8 pays de l’Europe.

Toutefois, le processus de dématérialisation prenait trop de temps : impliquait la numérisation de toutes les factures au niveau local, en Roumanie et ensuite, leur transmission à l’étranger pour le traitement OCR. Maintes fois les documents ont été perdus et la traçabilité était faible, ce qui a crée des difficultés dans les opérations de trésorerie et de rapprochement.

Certainement qu’une solution d’automatisation complète avec possibilité de facturation électronique, était la solution plus appropriée par rapport à la simple dématérialisation du papier.

Habituellement, les technologies OCR ne peuvent traiter automatiquement, sans intervention humaine, que 20-30% des factures. Les raisons sont diverses : des documents illisibles, une numérisation déficitaire, des points de contrôle insuffisants, etc. Par le traitement automatique nous comprenons le traitement, l’extrait de métadonnées, la validation et l’exportation vers un système informatique, sans qu’un opérateur humain n’intervienne. À l’aide des robots spécialisés, cela est possible, assurant l’accélération des processus financier-comptables, ainsi que la disponibilité des données pour toutes les données pour toutes les parties en temps réel.

Une solution gagnante : expertise de marché, mise en œuvre facile, résultats rapides

DocProcess a été choisi comme le fournisseur préféré pour ce projet pour plusieurs raisons :

  • Vitesse d’exécution : notre plate-forme DocXchange, offre Machine Learning en cloud, sans avoir besoin de ressources IT couteuses pour la mise en œuvre. L’équipe interne de projet pour Cora comporte uniquement un manager de projet – le responsable de la comptabilité fournisseur.
  • Facilité de mise en œuvre : avec une bibliothèque complète de règles et formats de documents financiers, nos robots peuvent configurer dans les plus brefs délais – sans demander aux analystes de marchés ou aux développeurs de créer des scripts et de documenter le processus.
  • Effets de réseau : le plus grand obstacle dans le processus de facturation électronique est l’intégration des fournisseurs. Le réseau DocProcess possède déjà plus de 50% des fournisseurs de Cora, ce qui fait que le processus d’automatisation est plus rapide.

Le voyage

  1. La numérisation progressive des factures en format papier. Décrivez le projet actuel et reconfigurez-le : développez un processus de gestion des factures sur support papier. DocProcess offre des services de correspondance pour l’automatisation des captures de données des documents en format papier et leur intégration dans le système des informations de Cora. Ce pas était essentiel dans la facilitation du passage à la facturation électronique sans perturber les flux actuels des affaires.
  2. Projetez le flux du processus d’automatisation AP. Préparation pour la mise en œuvre de la technologie EDI. DocProcess a œuvré à projeter un flux de travail de facturation électronique complet, configurant les robots afin d’effectuer des vérifications et des validations conformément aux règles des affaires de l’acheteur.
  3. Intégration des fournisseurs. Plus de 93% des fournisseurs ont été intégrés par l’équipe d’intégration de DocProcess en 18 mois, ce processus offrant ainsi un ROI de 750% sur le projet d’automatisation des factures.
  4. Amélioration continue. L’automatisation des factures a permis la baisse du nombre d’employés dédiés à la comptabilité fournisseurs et les rediriger vers d’autres activités avec de la valeur ajoutée. Le processus d’automatisation continue avec l’exécution des commandes électroniques qui contribuent à leur tour à la validation multiple automatique.

Résultats : plus proches de la comptabilité « en temps réel »

L’absence d’un processus achat – vente automatisé a créé des sérieux problèmes pour le département financier et pour l’équipe de trésorerie. La clôture et l’information financière était lente, comportant des données inexactes : quelques fois les fournisseurs livraient les marchandises et les facturaient avec jusqu’à un an ou deux de retard. De plus, l’absence d’informations en temps réel a compliqué les rapports légaux, ce qui a mené à des retards dans la récupération de la TVA et à des procédures d’audit longues.

Avec la plate-forme DocXchange – tous ces problèmes ont été résolus :

  • Les factures sont reçues, validées et retransmises vers l’ERP de Cora en quelques minutes après l’émission, facilitant une visualisation en temps réel de la situation du numéraire et des prévisions plus précises du flux de numéraire
  • La corrélation des livraisons avec les factures aide à l’élimination des situations de biens livrés et non-facturés
  • L’information légale correcte et le remboursement de la TVA plus rapidement
  • Prévision correcte du flux de numéraire