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Vente au détail

Cora – Vers une comptabilité en temps réel

Cora – la marque de Romania Hypermarché, opère dans 11 hypermarchés en Roumanie, ainsi qu’un magasin de e-commerce. Romania Hypermarché est l’entreprise locale du groupe Louis Delhaize.

Lorsque DocProcess est devenu son partenaire, Cora avait déjà commencé sa marche vers la dématérialisation des factures. Cora avait mis en place un processus d’envoi par la poste, de numérisation et d’utilisation des logiciels de type OCR (Optical Character Recognition) pour les factures entrantes. À ce moment, Cora collaborait avec l’une de plus importantes sociétés d’automatisation Source-to-Pay sur le marché (avec une présence dans 8 pays européens).

Toutefois, le processus de dématérialisation demeurait lourd et chronophage : il impliquait la numérisation, localement, de toutes les factures reçues, puis leur envoi à l’étranger pour la phase de traitement OCR. Maintes fois, des documents ont été perdus, ce qui a créé des difficultés dans les opérations de trésorerie et pour le reporting.

Notre cas d’usage sur l’automatisation de la comptabilité fournisseur démontre qu’une solution d’automatisation avec facturation électronique est bien plus adaptée qu’une simple dématérialisation.

Généralement, les technologies OCR ne peuvent traiter automatiquement, sans intervention humaine, que 20-30% des factures. Les raisons sont diverses : des documents illisibles, la mauvaise qualité de la numérisation, des points de contrôle insuffisants, etc. Un traitement « straight-through » signifie que la facture est émise, vérifiée, validée et envoyée sans aucune intervention manuelle. De cette manière, les processus sont accélérés et les données sont disponibles de façon quasi-instantanée.

Une solution gagnante : expertise de marché, mise en œuvre facile, résultats rapides

DocProcess a été désigné comme fournisseur privilégié pour ce projet pour plusieurs raisons :

  • Rapidité de la mise en œuvre : notre plateforme d’automatisation est hébergée dans le cloud et ne nécessite pas d’adaptation technique onéreuse pour son déploiement.
  • Facilité de la mise en œuvre : grâce à un référentiel complet de règles et de formats, nos solutions peuvent être configurées immédiatement – sans nécessiter d’intervention d’analystes commerciaux ou de développeurs pour créer les scripts et documenter le processus.
  • Effets de réseau : le plus grand défi d’un projet d’automatisation de la comptabilité fournisseur est l’adhésion des fournisseurs. Par son service d’onboarding, DocProcess prend en charge l’intégralité du processus d’onboarding des fournisseurs, quelles que soient leurs capacités techniques ou leurs ambitions.

Notre démarche

  1. La numérisation progressive des factures papier. DocProcess offre des services de courrier électronique afin d’automatiser la captures de données à partir des documents papier et leur intégration dans le système des information de Cora. C’est une étape indispensable pour faciliter le passage à la facturation électronique sans perturber l’activité actuelle.
  2. Création du flux automatisé de la comptabilité fournisseurs. Préparation pour l’implémentation de l’EDI. DocProcess a travaillé à la conception d’un workflow de facturation électronique complet et personnalisé pour effectuer des vérifications et des validations automatiques, selon les règles métier de l’acheteur.
  3. Onboarding des fournisseurs. Plus de 93% des fournisseurs ont été intégrés par l’équipe d’intégration de DocProcess en moins de 18 mois.
  4. Amélioration continue. L’automatisation des factures a permis la réduction des effectifs dédiés à la comptabilité fournisseur. Ceux-ci ont pu être redirigés vers des activités à réelle valeur ajoutée. DocProcess se charge maintenant d’implémenter la commande électronique pour permettre aux fournisseurs d’émettre leurs factures et avis d’expédition automatiquement à partir des bon de commandes.

Résultat : vers une comptabilité « en temps réel »

Le manque d’automatisation du processus P2P avait créé des sérieux problèmes pour le département financier-comptable Cora. La clôture et le reporting financier étaient lents et inexactes : il est arrivé que des marchandises soient livrées sans mais qu’elles ne soient facturées qu’un ou deux ans plus tard.  L’absence d’informations en temps réel menait à des retards dans la récupération de la TVA et à des audits longs. Et sans rapprochements des factures avec les commandes et les livraisons, de nombreuses factures restaient impayées, ce qui compliquait la relation fournisseur.

Avec la plateforme DocProcess de Business Ecosystem Automation, tous ces problèmes ont pu être résolus :

  • Les factures sont reçues, validées et introduites dans l’ERP de Cora en quelques minutes après leur émission, permettant une visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie et de meilleures prédictions.
  • Le rapprochement des factures avec les livraisons assure que les marchandises livrées sont aussi facturées à temps.
  • Le reporting est devenu plus exacte et permet un remboursement plus rapide de la TVA.
  • Les prévisions de trésorerie gagnent en précision et en intégrité.