Înapoi
Retail

E-Boda – Automatizare Order-2-Cash

E-Boda este un producător de electronice din România, cu profit de peste 10 milioane de euro anual și contracte cu toți marii retaileri online și offline. Înainte de automatizarea O2C, angajații E-Boda introduceau și procesau comenzi manual, în diferite formate și canale: hârtie, fișiere pdf, e-mail, xls. Pentru un singur comerciant, E-Boda are o medie de 500 de comenzi pe lună, fiecare cu mai multe coduri de produs (SKU).

Copierea datelor din comenzi în ERP dura câteva minute pentru fiecare comandă și includea și câteva apeluri telefonice pentru a clarifica codurile produselor sau cantitățile lor. Pe partea de facturare, înainte de trecerea la facturarea electronică, E-Boda trebuia să aștepte câteva zile înainte de a ști dacă o factură a fost emisă corect și acceptată de cumpărător. Acest lucru conducea la întârzieri în efectuarea plăților și la previziuni slabe privind fluxul de numerar.

1.Probleme

  • Număr mare de facturi, din diferite surse și în numeroase formate.
  • Număr mare de produse, toate cu destinații de livrare și coduri diferite
  • Datele din ERP trebuiau manipulate și verificate manual
  • Așteptarea pentru statutul unei facturi putea uneori dura zile întregi.
  • Erorile erau comune și încetineau procesul de facturare, dar și livrările.

2. Soluția

1. Evaluare. DocProcess a inițiat un proiect O2C cu o evaluare completă a proceselor, sarcinilor și documentelor schimbate între vânzători și cumpărători. În decurs de o săptămână, consultanții noștri au analizat situația și organizat interviuri cu departamentele de finanțe, logistică și vânzări cu privire la situație.

2. Simplificare. Următorul pas a fost simplificarea procesului O2C, eliminând pașii fără valoare adăugată. În această etapă, consultanții au configurat regulile de business pe care toate documentele de intrare și ieșire trebuie să le respecte.

3. Verificare și validare. Documentele primite (comenzi, avize de primire) au fost verificate din punct de vedere al tipului (hârtie, pdf, xls, xml etc.), formatului și canalului de intrare – apoi transformate în formatul dorit pentru ERP-ul vânzătorului.

4. Modulul de facturare electronică. În cele din urmă, s-a adaugat un modul de facturare electronică pentru atingerea obiectivelor finale ale unui proiect de automatizare O2C: reducerea facturilor neîncasate și reducerea costului de procesare.

 

3. Rezultate

  • scădere a costurilor de gestiune cu 70%
  • doar 3-5 secunde pentru procesarea unei comenzi, spre deosebire de minutele inițiale
  • 0.1% rata de eroare a facturilor și comenzilor
  • 100% imbunătățiri în relațiile cu furnizorii
  • 0% apeluri și e-mail-uri de clarificare.