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Vente au détail

E-Boda – Automatisation de la comptabilité client

E-Boda est un producteur et distributeur de produits électroniques. E-Boda couvre la majorité des catégories de produits électroniques, des smartphones à des hoverboards électriques. Avec un revenu supérieur à 10 millions d’euro en 2017, E-Boda est un acteur important sur le marché roumain des produits électroniques, avec une distribution par la majorité des retailers, aussi bien en ligne, que dans les magasins.

Avec une petite équipe d’environ 30 employés, la recherche d’une solution d’automatisation du processus O2C a été une priorité. En 2014, E-Boda a été approché par l’équipe de DocProcess avec une proposition d’automatisation. Les bénéfices ont été instantanément observables : des paiements reçus à temps, la réduction du taux d’erreurs et l’élimination des tâches manuelles.

Les enjeux

Avant l’automatisation du processus de la commande à l’encaissement, les employés E-Boda introduisaient et traitaient des commandes manuellement. Elles arrivaient dans une variété de formats et canaux : papier, fichiers pdf, e-mail, xls et devaient être introduites manuellement dans le ERP. Pour un seul commerçant, E-Boda a une moyenne de 500 commandes par mois, chacune avec plusieurs codes de produit (SKU). Une complication supplémentaire est le fait que la majorité des retailers réalisent des commandes par département, et non centralisées par magasin. Cela génère de grandes quantités de données qui doivent être gérées par divers employés de E-Boda.

La saisie des données des commandes dans l’ERP durait quelques minutes pour chaque commande et incluait également quelques appels téléphoniques pour clarifier les codes des produits ou les quantités.

Sur la partie de facturation, avant de passer à la facturation électronique, E-Boda devait attendre quelques jours avant de savoir si une facture a été émise correctement et acceptée par l’acheteur. Cela engendrait des retards dans la réalisation des paiements et compliquait le reporting et les prévisions de trésorerie.

Notre démarche

1. Analyse. DocProcess initie un projet d’automatisation O2C avec l’analyse complète des processus, tâches et documents échangés entre fournisseurs et clients. Au cours d’une semaine, les consultants DocProcess analysent la situation et peuvent organiser des entretiens avec les services financier, logistique et ventes, visant à identifier à la fois les difficultés actuelles et les objectifs.

2. Rationalisation. La simplification du processus O2C vise à éliminer les étapes sans valeur ajoutée. Cette phase est importante car une automatisation mal exécutée ne fait qu’empirer les choses, à un rythme accéléré. Les consultants DocProcess configurent donc les règles métier auxquelles tout document émis ou reçu devra se conformer.

3. Contrôles et validations. Les documents reçus (commandes, avis de réception) sont contrôlés selon leur type (papier, pdf, xls, xml etc.), leur format et leur source – puis convertis dans le format voulu. Ainsi, aucune des parties de la transaction n’a besoin de modifier ses processus ou sa technologie.

4. Module de facturation électronique. Enfin, est ajouté un module de facturation électronique pour atteindre les objectifs finaux d’un projet d’automatisation O2C : réduction des factures non-encaissées et du coût de traitement des créances.

 

Le résultat

Grâce à la plateforme DocProcess de Business Ecosystem Automation, E-Boda bénéficie maintenant de :

Une réduction des coûts de la comptabilité client de 70%

L’élimination des coûts de gestion du papier (impression, expédition, duplication), ainsi que des tâches manuelles associées, des e-mails de clarification et des appels téléphoniques, ont mené à une baisse significative des coûts de gestion client. Nous estimons une baisse d’environ 70% des coûts.

Un cycle de vente accéléré

Si auparavant le traitement durait plusieurs minutes par commande, maintenant ce processus est finalisé quasi-instantanément. La plateforme DocProcess peut traiter, vérifier et enrichir les documents en quelques millisecondes, plus vite que tout robot front-end.

Un taux d’erreurs de 0.1%

Les commandes, les bons de livraison et les factures sont vérifiés en fonction des règles métier configurées selon les besoins du fournisseur et du client, avant même de parvenir dans le SI du client. Ainsi, E-Boda peut éviter les erreurs qui mèneraient à des factures rejetées et aux retards de paiements.

Une relation client améliorée

Le traitement correct et rapide des commandes et des factures augmente la satisfaction des clients – du service comptable aux gérants de magasins. Dans l’ensemble, l’automatisation O2C a permis à E-Boda de diminuer le besoin d’intervention manuelle dans ce processus et donc de dédier une plus grande part de l’équipe à des tâches à réelle valeur ajoutée.