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Vente au détail

Strauss Coffee – Une gestion des contrats simplifiée

Le problème

Le café étant un produit à la fois nécessaire et très mobile, Strauss était dans l’obligation de renouveler en permanence ses contrats avec ses innombrables distributeurs. Dans le même temps, il lui fallait contrôler leur performance et assurer le suivi des bonus et des remises. De plus, une grande partie de ces contrats comportaient un volet « location de machines à café » qui exigeait des formalités papier supplémentaires.

L’ensemble du processus devait être géré à la main par une multiplicité de services. Le plus sollicité d’entre ceux-ci était le service juridique, composé de professionnels hautement qualifiés (tous avocats diplômés) dont l’expertise aurait été mieux employée à régler des problèmes plus complexes et plus urgents.

La gestion des contrats suscitait donc beaucoup de travail à la main inutile, mais elle présentait encore d’autres inconvénients :

  • Elle impliquait de grandes quantités de formalités papier ;
  • Elle générait d’inévitables erreurs et doublons ;
  • Elle nuisait à la visibilité du cycle de vie de chaque contrat ;
  • Elle entraînait des conflits du fait d’une mauvaise gestion des échéances.

 

La solution

Pour aider Strauss Coffe à gérer ses partenaires mais aussi à améliorer ses relations avec ses fournisseurs, nous avons mis en place DxContract, notre solution de gestion des contrats et de leur cycle de vie, de leur création à leur archivage.

En plus de rationaliser l’ensemble du processus de gestion des contrats, DxContract propose les fonctionnalités et avantages suivants :

  • Des modèles faciles à modifier et adapter, pour simplifier le processus de création et de validation des contrats.
  • Une simplification des flux interservices : chaque service ne voit que la partie du contrat qui le concerne.
  • Une réduction du temps consacré par l’équipe juridique aux tâches manuelles, notamment en permettant la prévisualisation des contrats en version définitive.
  • La possibilité d’attacher et d’échanger facilement des pièces jointes en rapport avec les contrats (documentation des machines à café, commandes, certificats).
  • Un système simple de notification des contrats.
  • Un système de notation des fournisseurs.

 

Les résultats

Notre solution a réduit le temps d’allers-retours entre services de quelques heures à quelques clics. De plus, en limitant, entre les services, les frictions liées à la gestion des contrats, nous avons constaté les évolutions suivantes :

  • Le temps moyen de travail légal nécessaire à l’approbation des contrats est passé de 3 heures à 15 minutes.
  • Le nombre de versions de travail est passé de 3 ou 4 à une seule, ce qui implique moins de papier.
  • Le service juridique est informé en permanence des étapes d’application de chaque contrat.
  • Les pistes d’audit permettent de suivre le cycle de vie de chaque contrat et d’identifier les goulots d’étranglement.
  • Le reporting est devenu extrêmement facile.
  • L’archivage légal se fait en un clic.
  • Le renouvellement des contrats est devenu un processus très simple.
  • Le suivi qualité de la supply chain est grandement facilité, et la liste des actions référencées a été clarifiée.

 

Prochaines étapes

Un des principaux avantages de DxContract est son intégration parfaite à notre plateforme d’automatisation des processus P2P/O2C. Celle-ci vous donne accès à des fonctionnalités de rapprochement avancé entre factures, commandes et contrats ; surtout, elle fait de vos métadonnées contractuelles un véritable atout opérationnel. Grâce à ce système intégré, vous pourrez non seulement assurer le suivi des échéances contractuelles, mais aussi avoir connaissance de l’impact de chaque contrat sur vos flux financiers.