Înapoi
Retail

Strauss Coffee – Managementul contractelor, simplificat

Costul real al managementului contractelor

Deși sunt un instrument vital de business, contractele sunt deseori neglijate atunci când vine vorba de calcularea costurilor și a orelor de lucru. De-alungul ciclului său de viață, un contract nu doar că va necesita multiple verificări și validări, dar și atenția mai multor departamente. Totul în timp ce trece prin multiple versiuni și generează documente de hârtie suplimentare și muncă manuală.

De fapt, conform unui studiu IACCM, doar în SUA, costul managementului contractelor de la cerere la semnătură a crescut cu 38%, ajungând la o medie de 6900 de dolari. Acest cost a rezultat din adunarea a mai mult de 2 ore de timp al departamentului juridic cu 18 ore de contract management sau de procurement, 2 ore din timpul departamentului financiar și 6 ore management al riscului, precum și alte câteva ore ale unor departamente adiționale.

Și partea cea mai puțin convenabilă? Acest timp nu vine din orele unor angajați auxiliari, ci din cele ale unor angajați profund calificați care ar putea fi folosiți pentru niște sarcini cu valoare adăugată, așa cum a realizat și unul dintre clienții noștri.

Clientul nostru, Strauss Coffee, un producător de cafea de top la nivel mondial, voia să-și automatizeze ciclul de management al contractelor. Motivul? Un număr mare de vânzători și parteneri ale căror contracte trebuiau gestionate manual de profesioniști supracalificați.

1.Problema

  • Un număr mare de contracte cu partenerii, reînnoite anual

  • Sarcinile de contract management și cele conexe erau îndeplinite de personal înalt calificat.

  • O cantitate mare de documente de hârtie și muncă manuală

  • Multiple departamente implicate în procesele de creare și aprobare

  • Erori inevitabile și lipsă de vizibilitate în procese individuale. În caz de dispută, era aproape imposibil să urmărești parcursul unui contract.

2.Soluția

  • Am implementat DxContract, soluția noastră de management al contractelor care acoperă ciclul de gestiune de la creare la arhivare

  • Am implementat contracte-șablon ușor de modificat care au simplificat semnificativ procesul de creare și aprobare

  • Am simplificat fluxurile de lucru interdepartamentale arătând fiecărui departament doar părțile contractuale de care era responsabil

  • Am redus munca manuală a departamentului legal prin afișarea contractului în formă finală, după modificările interne

  • Documentele colaterale (fișe de echipament, comenzi, certificate) sunt acum foarte ușor de atașat și modificat.

  • Am implementat un sistem de evaluare a furnizorilor.

3.Rezultatele

  • Numărul mediu de ore de muncă pentru aprobarea unui contract a scăzut de la 3 ore la 15 minute

  • Numărul mediu de versiuni ale unui contract a scăzut de la 3-4 la doar una, reducând astfel numărul de documente de hârtie

  • Drumurile dintre departamente ale documentelor au fost reduse de la câteva ore la câteva click-uri.

  • Pistele de audit permit acum un insight real în ciclu de viață al fiecărui contract individual

  • Raportarea a devenit un proces rapid și optimizat

  • Arhivarea legală este acum la un click distanță

  • Calitatea lanțului de aprovizionare a devenit previzibilă și fiecare potențială îmbunătățire este acum clară

4. Următorii pași

Unul din principalele avantaje ale platformei DxContract este integrarea rapidă cu platforma noastră de automatizare P2P/O2C. Acest lucru nu doar că permite verificarea facturilor, comenzilor și contractelor, dar transformă în același timp metadatele contractelor într-un avantaj operațional valoros. Prin implementarea unui astfel de sistem, vei fi nu doar capabil să urmărești etapele unui contract, dar și să evaluezi impactul fiecărui contract asupra propriului buget.

Ești curios cu privire la costurile ascunse ale managementului contractelor și vrei să afli mai mult despre ce înseamnă automatizarea acestui proces? Descarcă ghidul nostru de contract management gratuit și descoperă cum poți economisi!