Lorsque vous travaillez en comptabilité fournisseur, de nombreux problèmes peuvent exiger votre attention. Les approbations manuelles, les documents incohérents et les données manquantes font partie de votre travail quotidien. Mais rien n’est plus redouté que la gestion des exceptions.
Chaque fois qu’il y a un écart entre vos documents et ceux de vos partenaires, vous devez arrêter toute activité et enquêter. S’agit-il d’une erreur de saisie manuelle (un mauvais numéro de bon de commande par exemple) ? S’agit-il d’un problème de données produit (quantité ou prix erroné) ? S’agit-il d’une facture en double qui peut entraîner des paiements erronés ? Les documents ont-ils des informations manquantes ?
Ces problèmes pèsent non seulement sur vos équipes mais aussi sur celles de vos partenaires. Ils doivent eux aussi corriger et renvoyer des documents, ce qui retarde les validations et les paiements. Le processus est si fastidieux qu’une étude Ardent Partners de 2020 a nommé les exceptions « le fléau de la comptabilité fournisseur ». La même étude montre que pas moins de 62% des responsables de comptabilité fournisseur ont estimé que la gestion des exceptions était leur plus grand défi, suivie par de longues approbations (51%) et des formalités administratives excessives (40%).
Alors, y a-t-il moyen d’améliorer la gestion des exceptions ? Une première étape évidente consiste à automatiser votre comptabilité fournisseur pour accélérer le traitement. La deuxième étape – et la plus importante – est de pouvoir se concentrer uniquement sur les exceptions à traiter et non sur la vérification manuelle de chaque document dans son ensemble. C’est là que les rapprochements entrent en jeu.
Comment les rapprochements améliorent la gestion des exceptions
Le rapprochement automatisé des documents permet de comparer les informations sur les documents reçus tels que les factures avec celles des documents de soutien logistique ou d'approvisionnement. Ces derniers peuvent inclure des bons de commande, des avis de réception, des avis d'expédition et même des contrats.
Les rapprochements peuvent vous permettre de gagner un temps précieux, et d’assurer l’intégrité des données de vos documents ainsi que des paiements à temps. Un tel processus réduit les erreurs et les mauvais paiements, tout en augmentant la transparence du processus de validation. Vous prévenez les factures frauduleuses et les dépenses non conformes, et l’audit est accéléré.
S’il est mis en œuvre correctement et complètement, le rapprochement peut garantir la cohérence d’une transaction sur l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement, du contrat au paiement.
Avant de démarrer
Pour mettre en œuvre le rapprochement automatisé, il existe quelques conditions préalables qu’une solution adaptée peut vous aider à remplir :
- Des données exactes, c’est-à-dire que tous vos documents devraient être standardisés et enrichis pour un rapprochement correct.
- Un catalogue électronique, afin d’harmoniser les données produits entre vous et vos partenaires.
- Une connection fluide entre votre comptabilité fournisseur ou solution de facturation et votre ERP, afin d’éliminer tout potentiel d’erreur.
- Des règles métier configurables, adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise en matières de workflows des documents.
Une fois que ces aspects sont réglés, il reste deux autres éléments importants à examiner : l’écart acceptable et la résolution des litiges.
Des écarts apparaissent lorsque les détails de votre document fiscal principal (généralement la facture) ne correspondent pas à ceux des pièces justificatives. Les écarts de quantité et de prix sont les plus courants. Un écart acceptable est un écart qui s’encadre tout de même dans les normes agréées avec vos partenaires. Par exemple, si le prix baisse en raison de remises pour paiement anticipé ou si la quantité est légèrement supérieure à celle commandée, vous pouvez décider de ne pas contacter le vendeur et d’effectuer le paiement. Définir ces tolérances peut réduire les litiges et les exceptions.
Si l’écart est suffisamment important pour arrêter l’approbation, c’est là qu’intervient la résolution des litiges. Vous devez décider de ce qui doit être approuvé manuellement et de ce qui doit être automatisé. Par exemple, les factures avec des données manquantes ou dont le numéro de commande est incorrect peuvent être automatiquement renvoyées au fournisseur avec un message d’erreur. Il ne sert à rien de vérifier manuellement un document incorrect !
Si les écarts sont plus subtils (par exemple, un document de transport indiquant une quantité plus élevée que l’avis de réception), l’équipe comptable devra peut-être enquêter. Cependant, le système peut faciliter votre travail même à ce stade – il peut envoyer uniquement les documents problématiques avec l’erreur mise en évidence, à la personne responsable.
Scénarios de rapprochements pour minimiser les exceptions
Alors, quand le rapprochement peut-il générer de la valeur ? Dans la plupart des situations. Les scénarios de rapprochement les plus courants sont les rapprochement de 2 ou 3 documents ( 2-way matching et 3-way matching) . Les solutions les plus avancées – y compris la plateforme DocProcess – proposent des rapprochements de tous types de documents (n-way matching); c’est-à-dire le rapprochement d’autant de documents que nécessaire n-way matching.
2-way matching compare simplement deux types de documents différents, en s’assurant que leurs données fiscales et produit correspondent. Son application la plus courante est le rapprochement du bon de commande et d’une ou plusieurs factures (cela dépend de la manière dont la commande a été livrée). Une fois les données extraites et standardisées depuis chaque document, le système compare automatiquement les lignes de facture et de commande, selon des règles préétablies. Les documents validés sont envoyés dans votre ERP, tandis que les documents problématiques entrent dans le flux d’approbation.
Bien que la comparaison des factures et des commandes soit courante, notre expérience nous a appris que le 2-way matching peut également être utile dans d’autres cas. Par exemple, pour l’un de nos clients, un fournisseur de matériaux de construction, nous avons utilisé le 2-way matching pour comparer les factures avec les e-CMR des prestataires de transport. Cela était particulièrement utile car une seule facture correspondait souvent à plusieurs e-CMR. Pour voir combien de temps notre client a gagné, retrouvez notre étude de cas détaillée.
3-way matching garantit que les informations de facturation correspondent à celles de la commande ainsi qu’à celles du bon de réception. L’utilisation d’un système de 3-way matching garantit que vous ne payez que les marchandises et les quantités que vous avez commandées. En d’autres termes, vos attentes correspondent à celles de vos fournisseurs.
Tout comme avec le 2-way matching, rien ne vous empêche d’utiliser d’autres documents dans le processus. Une combinaison plus avancée consisterait à faire correspondre les factures avec les bons de réception et les termes contractuelles. Pour cela, vous auriez également besoin d’une solution de gestion des contrats intégrée, mais les avantages en valent la peine.
N-way matching désigne tout simplement le rapprochement entre plusieurs types de documents, et peut s’avérer utile pour les flux d’approbation plus complexes. Nous pouvons donc rapprocher tous types de documents. Pour que cela fonctionne, vous avez besoin d’un fournisseur expérimenté avec une plateforme suffisamment flexible. Voici l'histoire de la réussite de l'un de nos clients, pionnier du commerce électronique en Roumanie, qui a utilisé n-way matching pour contrôler la correspondance des données entre les divers documents, réduisant ainsi de 95 % les coûts de traitement des documents.
Quel que soit votre choix, vous devez toujours garder à l’esprit que le rapprochement automatisé doit alléger votre charge de travail et non l’alourdir. L’objectif final du rapprochement n’est pas d’ajouter des couches supplémentaires de complexité, mais de valider les documents plus rapidement, plus intelligemment et avec plus de précision. Ainsi, le traitement peut être effectué sans intervention manuelle.
Par où commencer ?
DocProcess vous propose une plateforme de Business Ecosystem Automation (BEA) pour l’automatisation des processus non seulement au sein de votre entreprise, mais à travers l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement. Notre suite de produits nativement intégrés permet de traiter tous types de documents, de la facture à la commande, du contrat aux documents logistiques.
Nous proposons des fonctionnalités de comptabilité fournisseur entièrement automatisées avec n-way matching et flux d’approbation personnalisés. Notre plateforme peut automatiquement enrichir vos documents à partir de tout référentiel interne ou externe. Elle est compatible dès le départ avec plus de 200 ERP et logiciels comptables.
La flexibilité de la plateforme DocProcess permet à chaque entreprise d’adopter différentes solutions selon l’évolution de ses besoins et de ses contraintes. Si, par exemple, vous souhaitez étendre vos rapprochements aux termes contractuels, vous pouvez adopter la solution de gestion des contrats en un seul clic !
Alors, vous êtes-vous décidé ?
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